Tagesordnung: Aufbau, Ziel, Anleitung fürs Protokoll

Die Tagesordnung ist für viele Besprechungen ein unerlässlicher Begleiter. Sie ist sowohl Orientierungshilfe für die Teilnehmer des Meetings als auch eine wichtige Hilfe für den Protokollführer. Was auf die Tagesordnung gehört, wann man sie braucht und worauf bei dem sich anschließenden Protokoll zu achten ist, kannst du hier nachlesen.

Tagesordnung: Was ist das?

Eine Tagesordnung – auch Agenda genannt – ist dafür da, die wichtigsten Programmpunkte eines Meetings übersichtlich festzuhalten. Letztlich verfolgt man mit der Tagesordnung das Ziel, Besprechungen effizienter zu gestalten. Denn dank der Tagesordnung können sich die Teilnehmer des Meetings schon vorab über die anstehenden Gesprächspunkte informieren. Das gibt ihnen die Möglichkeit, sich besser auf das Meeting besser und vielleicht schon erste Argumente zu sammeln oder Dokumente zusammenzustellen, die für die Besprechung nützlich sein können.

Eine Tagesordnung leistet aber noch mehr. Sie kann auch einen Überblick darüber geben, welche Themen wann besprochen werden und wie viel Zeit dafür eingeplant ist. Gerade bei Besprechungen mit vielen Teilnehmern und langer Gesprächszeit ist es mit einer Agenda möglich, erst dann das Meeting zu besuchen, wenn ein bestimmtes Thema an der Reihe ist. Das trägt dazu bei, dass nicht alle Personen zur gleichen Zeit im Meeting sitzen, sondern erst dann dazu stoßen, wenn es für sie relevant wird.

Unter Umständen enthält die Tagesordnung auch schon erste Ergebnisse oder relevante Daten und Fakten, die sich die einzelnen Besprechungsteilnehmer vorab ansehen können. So lässt sich eine gemeinsame Grundlage schaffen und alle Teilnehmer auf einen vergleichbaren Stand bringen. Das erleichtert unter Umständen die gesamte Besprechung. Auch Nachfragen lassen sich so auf ein Minimum begrenzen, was sich wiederum positiv auf den zeitlichen Ablauf auswirken kann. Wenn es weniger Zwischenfragen gibt, läuft das Meeting reibungsloser und schneller ab und kostet die Teilnehmenden auch weniger Energie.

Wenn die Tagesordnung eine deutliche zeitliche Gliederung aufweist, profitiert auch der Moderator davon. So ist von Beginn an klar, wie viel Zeit für die verschiedenen Tagesordnungspunkte zur Verfügung stehen. Diskussionen und Nachfragen müssen daher so gestaltet werden, dass das zeitliche Limit nicht überschritten wird. Einzelne Teilnehmer, die Gefahr laufen, sich zu einem Agendapunkt ausufernd zu äußern, können mit einem Verweis auf die Agenda zur Raison gebracht werden.

Auch zur Nachbereitung der Besprechung kann die Tagesordnung positiv beitragen. Wenn ein Protokoll des Meetings angefertigt werden soll, kann sich der Protokollführer an der Agenda orientieren. Im Protokoll sollten mindestens diejenigen Punkte angesprochen und die Ergebnisse dazu kurz zusammengefasst werden, die in der Tagesordnung auftauchen.

Wann braucht man eine Agenda?

Eine Tagesordnung bietet sich für folgende Besprechungen und Zusammenkünfte an:

Mitarbeitergespräche mit einzelnen Mitarbeitern
Jour-Fixe
Sitzungen mit dem gesamten Team
Besprechungen der Belegschaft
Vertriebsmeetings
Meetings mit Geschäftspartnern
Sitzungen mit dem Vorstand des Unternehmens

Inhalte der Agenda: Was gehört hinein?

Eine Agenda kann den Ablauf des Meetings also positiv beeinflussen. Jedoch gelingt dies nur dann, wenn die Agenda auch tatsächlich alle wichtigen Tagesordnungspunkte enthält und zudem realistisch formuliert ist.

Die Tagesordnungspunkte können zusätzlich unter verschiedenen Oberthemen oder Überschriften zusammengefasst werden. Denkbar sind zum Beispiel Kategorien wie „Diskussion“, „Lösungsvorschläge“, „Ausblick“ oder „Fakten und Zahlen“. Diese Punkte lassen sich individuell gestalten und auf das jeweilige Meeting anpassen. Wenn sich die Teilnehmer des Meetings zum Beispiel verbindlich auf ein bestimmtes Vorgehen einigen möchten, könnte dieser Punkt mit „Aktion ausführen“ oder „Maßnahmen“ überschrieben werden. An diesem Tagesordnungspunkt wird dann für alle Teilnehmer transparent festgehalten, welche Aufgaben von welchen Mitarbeitern bis wann erledigt werden müssen.

Daraus ergibt sich, dass eine Tagesordnung mindestens zwei Punkte enthalten muss:

Was wird besprochen?
Wer ist wofür zuständig?

Tagesordnung und Protokoll: Darauf ist zu achten

Soll nach dem Meeting zusätzlich zur Agenda auch ein Protokoll vorliegen, muss zunächst geklärt werden, welche Form dieses Protokoll haben soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Wortprotokoll
Ergebnisprotokoll
Kurzprotokoll
Verlaufsprotokoll

Idealerweise stimmt sich der Protokollführer sowohl mit dem Leiter der Besprechung als auch mit den unterschiedlichen Teilnehmern darüber ab, welche Form gewählt werden sollte. Ein umfangreiches Protokoll kann zum Beispiel die Nachbearbeitung der Besprechung vereinfachen. Es kann aber auch dazu dienen, Beschlüsse verbindlich festzuhalten. Welche Form optimal geeignet ist, hängt vom Charakter des Meetings ab.

Der Protokollführer orientiert sich in der Regel an der Tagesordnung. Denn in den meisten Besprechungen werden die Themen anhand der Tagesordnung chronologisch behandelt. Natürlich kann es trotzdem vorkommen, dass ein Punkt auf der Tagesordnung vorgezogen wird. Dann ist es die Aufgabe des Protokollführers, dies in dem Protokoll festzuhalten. Zum Beispiel mit der Anmerkung, dass TOP (Tagesordnungspunkt) 6 vor TOP 3 besprochen wurde.

Die Aufgaben des Protokollführers

Derjenige Mitarbeiter, der das Protokoll führen soll, muss also auf unterschiedliche Dinge achten. Wir haben diese in einer praktischen Übersicht zusammengestellt:

Vorbereitung: Der Protokollführer sollte sich schon im Vorfeld mit der Tagesordnung vertraut machen. Denn die Tagesordnung gibt ihm wichtige Anhaltspunkte dazu, welche Themen in der Besprechung behandelt und damit protokolliert werden müssen. Sollten sich vorab Fragen ergeben, kann der Protokollführer bei dem Mitarbeiter nachhaken, der die Tagesordnung angefertigt hat. Dieses Vorgehen ist für beide Seiten sinnvoll: Der Protokollführer kann seine Frage klären, was es ihm einfacher macht, das Protokoll anzufertigen. Und der Mitarbeiter, der die Tagesordnung erstellt hat, wird wiederum über unklare Punkte informiert. Er bekommt so die Gelegenheit, die Tagesordnung eindeutiger zu formulieren. Nachdem offene Fragen geklärt sind, kann der Protokollführer damit starten, das Protokoll in groben Zügen vorzubereiten. Auf diese Weise hat der Protokollierende eine klare Struktur, an der er sich orientieren kann. Er muss sich mit diesem Thema also nicht mehr beschäftigen, während das Meeting bereits läuft und die einzelnen Tagesordnungspunkte abgehandelt werden. Das gibt ihm mehr Zeit, sich auf den Inhalt des Meetings zu konzentrieren.
Nachfragen: Nicht nur vor dem Meeting, sondern auch während der Besprechung sollte der Protokollführer nicht davor zurückschrecken, Nachfragen zu stellen. Schließlich kann er die wichtigsten Ergebnisse der Besprechung nur dann korrekt festhalten, wenn er sie verstanden hat. Auch wenn es dem Protokollführer vielleicht unangenehm ist: Es gehört zu seinen Aufgaben, dass er die Tagesordnung und die Ergebnisse der Besprechung korrekt zusammenfasst. Nachfragen sollten daher nicht als Peinlichkeit, sondern als essenzieller Bestandteil der Aufgabe begriffen werden.
Formulierungen: Gute Protokolle sind möglichst kurzgefasst, enthalten aber trotzdem die wichtigsten Informationen. Das ist natürlich keine leichte Aufgabe für den Protokollführer, sie lässt sich aber trotzdem meistern. Denn glücklicherweise hat der Protokollführer die Tagesordnung zur Hand, an der er sich orientieren kann. Das kann es erleichtern, die richtige Fokussierung zu wählen.
Abschluss: Zum Ende der Besprechung sollte der Protokollführer das Wort ergreifen und seine Ergebnisse präsentieren. Die Teilnehmer der Besprechung haben somit die Möglichkeit, noch einmal die wichtigsten Ergebnisse und Diskussionspunkte Revue passieren zu lassen. Sollte der Protokollführer etwas vergessen oder falsch notiert haben, ist der Abschluss der Besprechung der richtige Zeitpunkt für Korrekturen. Denn den Teilnehmern sind die einzelnen Punkte unmittelbar nach dem Meeting noch präsent – später vielleicht nicht mehr. Noch dazu besteht bei nachträglichen Änderungen immer die Gefahr, dass die verschiedenen Teilnehmer sich ganz unterschiedlich an die verschiedenen Tagesordnungspunkte erinnern. Änderungen, die nicht mit allen Teilnehmern abgesprochen sind, bergen daher ein gewisses Konfliktpotenzial.

Bildnachweis: Pressmaster / Shutterstock.com