Reisekostenabrechnung: So verschenkst du kein Geld

Wer beruflich unterwegs ist, hat Auslagen. Diese Reisekosten übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Rechtlich ist er dazu jedoch nicht verpflichtet. Welche Möglichkeiten es im Hinblick auf die Reisekostenabrechnung gibt und was Beschäftigte beachten sollten, kannst du hier erfahren.

Reisekosten: Was gehört dazu?

Viele Arbeitnehmer glauben, der Arbeitnehmer müsse für alle Kosten aufkommen, die im Zuge einer Dienstreise entstehen. Das ist aus zwei Gründen aber nicht richtig: Erstens gelten nicht alle Ausgaben, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen, als erstattungsfähige Reisekosten. Zweitens ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, überhaupt Reisekosten zu erstatten. Er könnte auch darauf bestehen, dass sich der Beschäftigte die Reisekosten über die Steuer erstatten lässt. Das ist im Rahmen der Werbungskosten möglich.

Trotz dieser Einschränkungen übernimmt der Arbeitgeber jedoch in der Regel die Reisekosten, wenn Arbeitnehmer eine ordentliche Reisekostenabrechnung einreichen. Ordentlich bedeutet in diesem Fall, dass alle Belege, wie Tankquittungen, Rechnungen für das Hotel oder Fahrkarten für den ÖPNV, aufbewahrt und beigefügt werden. Soll ein Fahrtenbuch geführt werden, ist darauf zu achten, die weiter unten genannten Vorgaben einzuhalten.

Bist du beruflich unterwegs und nutzt dabei einen Firmenwagen, hast du keinen Anspruch darauf, die Kosten für die Fahrt über die Reisekostenabrechnung geltend zu machen. Dein Arbeitgeber zahlt schon den Dienstwagen, weswegen er für die Dienstreise nicht extra aufkommen muss.

Was gehört zu den Reisekosten?

Aufgepasst: Arbeitnehmer können nicht alle Kosten, die im Laufe der Dienstreise anfallen, über die Spesenabrechnung abrechnen. Folgende Kosten können sich Arbeitnehmer jedoch in der Regel erstatten lassen:

Flugkosten oder Fahrtkosten für die Fahrt mit privatem PKW, ÖPNV oder Bahn
Kosten für die Übernachtung
Reisenebenkosten
Verpflegungsmehraufwand

Fahrtkosten

Arbeitnehmer sollten sich vorab mit ihrem Arbeitgeber darüber abstimmen, welche Fahrtkosten übernommen werden. Häufig ist es zum Beispiel so, dass der Arbeitgeber nur die Kosten für eine Bahnfahrt in der zweiten Klasse übernimmt. Arbeitnehmer, die trotzdem erste Klasse buchen, müssen die Differenz meist aus eigener Tasche zahlen. Um zu vermeiden, dass es bei deiner Reisekostenabrechnung zu bösen Überraschungen kommt, solltest du vor deiner Dienstreiste klären, welche Kosten dein Arbeitgeber trägt und welche nicht.

Nicht nur die Fahrten zum Zielort und wieder zurück zählen zu den Fahrtkosten und können über die Reisekostenabrechnung abgerechnet werden. Auch Fahrten, die am Zielort unternommen werden, gehören dazu. Wenn Arbeitnehmer sich über längere Zeit an einem anderen als dem im Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitsort aufhalten sollen, dürfen sie in regelmäßigen Abständen nach Hause fahren. Diese sogenannten Zwischenheimfahrten sind ebenfalls erstattungsfähig. Solltest du am Zielort zum Beispiel vom Hotel zur Tagungsstätte und wieder zurückfahren, kannst du auch diese Kosten über die Reisekostenabrechnung geltend machen. Kläre jedoch im Vorfeld ab, ob auch Taxifahrten bezahlt werden oder ob du auf den ÖPNV zurückgreifen solltest.

Fahrtkosten und Reisekostenabrechnung: Worauf ist zu achten?

Wer seine Dienstreise mit dem eigenen PKW absolviert, hat bei der Reisekostenabrechnung drei verschiedene Optionen:

Fahrtenbuch: Das Fahrtenbuch muss ordentlich geführt sein. Das bedeutet, dass folgende Angaben unbedingt in das Fahrtenbuch gehören:
- Kilometerstand vor Fahrtantritt
- Kilometerstand nach Fahrtantritt
- Datum der Dienstfahrt
- Ziel und Zweck der Fahrt
- Gewählte Strecke
- Bei Kundenbesuchen der jeweilige Ansprechpartner

Übrigens akzeptieren die meisten Finanzämter kein Fahrtenbuch, das lediglich als Excel-Tabelle geführt wird oder sogar nur in einem herkömmlichen Block festgehalten ist. Vielmehr gibt es konkrete Anforderungen an das Fahrtenbuch. Die Unveränderlichkeit ist eine solche Anforderung. Bevor du ein Fahrtenbuch führst, solltest du dich darüber informieren, welche formalen Voraussetzungen einzuhalten sind. So kannst du Probleme mit dem Finanzamt vermeiden.

Kilometerpauschale: Eine andere Option der Reisekostenabrechnung der Fahrtkosten ist die Kilometerpauschale. Diese Möglichkeit hat den klaren Vorteil, dass sie vermutlich den geringsten Aufwand bereitet. Allerdings ist der Rückgriff auf die Kilometerpauschale auch weniger lukrativ als die anderen Optionen. Die Kilometerpauschale funktioniert so: Bei Fahrten mit dem PKW können pro gefahrenem Kilometer 30 Cent geltend gemacht werden. Bis 2026 gilt zudem eine Sonderregelung, nach der es ab dem 21. Kilometer 38 Cent pro Kilometer gibt. Mit dem Moped oder Motorrad sind es immerhin noch 20 Cent pro Kilometer. Fahrten mit dem Fahrrad lassen sich nicht mehr über die Reisekostenabrechnung abrechnen, das war nur bis Ende 2014 möglich.
Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Gerade bei teuren Autos ist der fahrzeugindividuelle Kilometersatz häufig die beste Alternative bei der Reisekostenabrechnung. Dabei werden die tatsächlichen Kosten angesetzt, die durch die Nutzung des Autos pro Jahr entstehen:
- Kosten für Treibstoff
- Abschreibung des Fahrzeugs
- Kreditzinsen
- Miete für Garage oder den (Tiefgaragen-)Stellplatz
- Steuer und Versicherungen
- Reparatur und Wartung

Kosten für die Übernachtung

Kosten, die dadurch entstehen, dass du als Arbeitnehmer außer Haus übernachten musst, können ebenfalls im Zuge der Reisekostenabrechnung abgerechnet werden. Das gilt sowohl für Übernachtungen im Hotel aus auch im Appartement. Du kannst also theoretisch auch eine Unterkunft über Airbnb mieten und dir die Kosten von deinem Arbeitgeber erstatten lassen oder sie über die Werbungskosten abrechnen. Achte jedoch darauf, alle Belege und Quittungen sorgfältig aufzubewahren.

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten bezeichnet man Kosten, die im Rahmen der Reise entstehen, aber nicht direkt zu den Reisekosten zählen. Zu den Reisenebenkosten gehören unter anderem:

Eintrittskarten und Tickets für Veranstaltungen, die du im Rahmen deiner Dienstreise besuchen musst
Versicherung für das Reisegepäck
Auslagen für die Aufbewahrung des Reisegepäcks
Parkgebühren
Trinkgelder
Telefonkosten
Kosten für WLAN

Damit die Reisenebenkosten richtig und vor allem komplett abgerechnet werden können, musst du für die Reisekostenabrechnung alle passenden Quittungen und Belege aufbewahren. Das ist wichtig, denn eine Pauschale für die Spesenabrechnung gibt es bei den Reisenebenkosten nicht.

Verpflegungspauschale

Hier ein Kaffee, dort ein Snack und abends ein Essen im Restaurant. Wer auf Dienstreise ist, muss häufig mit höheren Ausgaben für sein leibliches Wohl rechnen. Deshalb hat der Gesetzgeber die Verpflegungspauschale geschaffen, auch Verpflegungsmehraufwand genannt. Dank ihr ist es möglich, täglich bis zu 28 Euro als Pauschale anzusetzen, wenn du dich auf Dienstreise innerhalb Deutschlands befindest.

Berechnet wird der Verpflegungsmehraufwand wie folgt:

Bist du mehr als 8 Stunden dienstlich unterwegs, kannst du 14 Euro als Verpflegungspauschale für deine Verpflegung ansetzen.
Bist du mehrere Tage auf Dienstreise unterwegs, bekommst du für jeden kompletten Tag 28 Euro.
Am Tag der An- und Abreise kannst du pauschal 14 Euro über die Reisekostenabrechnung geltend machen.

Beachte dabei: Wenn dich ein Geschäftspartner auf deiner Dienstreise zum Essen einlädt, kannst du nicht die gesamte Pauschale geltend machen. Das gilt auch, wenn du in einem Hotel übernachtest, bei dem Frühstück im Preis inklusive ist. Du musst den Betrag dann entsprechend anpassen:

20 Prozent weniger, wenn Frühstück im Hotel inklusive ist.
40 Prozent weniger, wenn du zum Mittag- oder Abendessen eingeladen wirst.

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