Das solltest du über Sonderzahlungen wissen

Das reguläre Gehalt ist nicht immer die einzige Zahlung, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber bekommen. Sonderzahlungen können regelmäßig oder zu besonderen Anlässen gewährt werden. Hier erfährst du, welche Sonderzahlungen es gibt, wann ein Anspruch auf Sonderzahlungen besteht und ob das Extra-Geld im Fall einer Kündigung zurückgezahlt werden muss.

Was sind Sonderzahlungen?

Ein Arbeitsverhältnis geht mit gegenseitigen Rechten und Pflichten einher. Für den Arbeitnehmer besteht die Hauptpflicht darin, die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung zu erbringen. Im Gegenzug hat er dafür ein Recht auf das zugesagte Gehalt. Manche Arbeitgeber zahlen neben dem Grundgehalt noch weitere Gelder an ihre Mitarbeiter aus. Dabei kann es sich um Sonderzahlungen handeln. Was ist damit gemeint?

Sonderzahlungen sind außerordentliche Zahlungen durch Arbeitgeber, die nicht zum laufenden Arbeitslohn gehören, sondern zu bestimmten Anlässen oder Zwecken gewährt werden. Bekannte Beispiele sind Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld.

Arbeitgeber, die ihren Beschäftigten Sonderzahlungen gewähren, tun das nicht ganz uneigennützig: Sie möchten ihre Arbeitnehmer motivieren, ihre Zufriedenheit im Job erhöhen und sie für gute Leistungen belohnen. Nicht zuletzt kann sich die Zahlung von Sonderzahlungen positiv auf die Mitarbeiterbindung und Betriebstreue auswirken. Je zufriedener die Mitarbeiter sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie kündigen und sich einen anderen Job suchen. Auch für Bewerber kann ein Arbeitgeber durch Sonderzahlungen und andere Mitarbeiter-Benefits attraktiver werden. Das kann für Unternehmen Wettbewerbsvorteile und eine höhere Produktivität bedeuten.

Welche Sonderzahlungen gibt es? Beispiele für Sonderzahlungen

Es gibt viele Beispiele für Sonderzahlungen. Viele davon sind Jahressonderzahlungen, die regelmäßig einmal im Jahr an die Beschäftigten ausgezahlt werden. Andere sind einmalig oder an bestimmte Ereignisse oder Ergebnisse geknüpft.

Beispiele für Sonderzahlungen sind:

Weihnachtsgeld
Urlaubsgeld
13. Monatsgehalt als Gratifikation
Gewinnbeteiligungen
Tantiemen
Umsatzbeteiligungen
Jubiläumszuwendungen und Treueprämien
Hochzeitsgeld
Geld bei der Geburt eines Kindes
Urlaubsabgeltungen
Sonderzahlungen für Pflegekräfte und andere Arbeitnehmergruppen im Rahmen der Covid-19-Pandemie („Corona-Prämie“)
Abfindungen
Zahlungen bei besonderen Leistungen

Haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Sonderzahlungen?

Wenn der Arbeitgeber Sonderzahlungen gewährt, ist das für Arbeitnehmer immer ein Grund zur Freude. Aber besteht auch ein formeller Anspruch auf die entsprechenden Gelder? Nicht generell, nein. Im Einzelfall kann sich ein Anspruch auf Sonderzahlungen allerdings durch die Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, die Regelungen einer Betriebsvereinbarung oder eines geltenden Tarifvertrags ergeben.

Wenn im Arbeitsvertrag bestimmte Sonderzahlungen vorgesehen sind, ist das meist um einen Freiwilligkeitsvorbehalt ergänzt. Der Arbeitgeber will mit einer solchen Klausel verhindern, dass durch die wiederholte Zahlung bestimmter Sonderzahlungen eine betriebliche Übung entsteht. Kommt es nämlich zu einer betrieblichen Übung, haben die Mitarbeiter Anspruch auf Leistungen, auf die vorher kein Anspruch bestand, und zwar allein deshalb, weil der Arbeitgeber sie regelmäßig gewährt.

Mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt kann das verhindert werden, wobei es von der konkreten Formulierung abhängt, ob der Freiwilligkeitsvorbehalt wirksam und damit überhaupt relevant ist. Wann genau es ansonsten zu einer betrieblichen Übung kommt, hängt von den Umständen im Einzelfall ab. Die Rechtsprechung geht jedoch vielfach davon aus, dass sie sich ergibt, wenn ein Arbeitgeber eine bestimmte Leistung dreimal in Folge gewährt hat. Das führt dann dazu, dass die Beschäftigten auch weiterhin mit dieser Leistung rechnen können.

Der Arbeitgeber muss bei der Zahlung von Sonderzahlungen den Gleichbehandlungsgrundsatz berücksichtigen. Er darf nicht willkürlich einem Mitarbeiter eine Sonderzahlung gewähren und einem anderen nicht. Das ist nur erlaubt, wenn es für die ungleiche Behandlung gute Gründe gibt. Das kann zum Beispiel die Dauer der Betriebszugehörigkeit sein, persönliche Umstände oder besonders gute Leistungen.

Sind Sonderzahlungen steuerfrei?

Die Freude über eine Sonderzahlung vom Arbeitgeber währt bei vielen Beschäftigten nicht lange, wenn sie feststellen, dass Sonderzahlungen nicht steuerfrei sind. Sonderzahlungen müssen wie das reguläre Gehalt versteuert werden und es fallen auch Sozialversicherungsbeiträge auf die jeweilige Summe an, so dass der Nettobetrag entsprechend geringer ausfällt.

In steuerlicher Hinsicht zählen Sonderzahlungen zu den sonstigen Bezügen. Steuerlich werden sie so behandelt, als hätte der Arbeitgeber sie das ganze Jahr über gleichmäßig an den Arbeitnehmer ausgezahlt. Darauf basierend wird der Steuersatz errechnet. Für den Arbeitnehmer ist das günstiger, als wenn die Sonderzahlung im Monat ihrer Auszahlung in voller Höhe versteuert würde. Der Steuersatz wäre dann womöglich wesentlich höher und die Abzüge entsprechend größer.

Sonderzahlungen bei Kündigung: Muss man sie an den Arbeitgeber zurückzahlen?

Was ist im Fall einer Kündigung – muss man eine Sonderzahlung, die der Arbeitgeber zu diesem Zeitpunkt schon überwiesen hat, an ihn zurückzahlen? Und hat man noch einen Anspruch auf eine bevorstehende Sonderzahlung, wenn das Arbeitsverhältnis ausläuft? Das hängt davon ab, wie Sonderzahlungen im Einzelfall im Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag geregelt sind.

In vielen Fällen sichern sich Arbeitgeber das Recht zu, Sonderzahlungen zumindest teilweise vom Arbeitnehmer zurückzufordern, falls der Arbeitnehmer das Unternehmen vor einem bestimmten Stichtag verlässt. Ob das rechtens ist, hängt davon ab, ob diese Klausel durch ihre Formulierung wirksam ist oder nicht.

Grundsätzlich ist es erlaubt, dass Arbeitgeber voraussetzen, dass ihre Mitarbeiter nach der Gewährung einer Sonderzahlung noch einen gewissen Mindestzeitraum im Unternehmen bleiben. Wie lange ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter an den Betrieb binden kann, hängt nach der Rechtsprechung davon ab, wie hoch die Sonderzahlung ausgefallen ist:

Entspricht die Sonderzahlung einem halben Monatsgehalt, darf eine weitere Betriebszugehörigkeit von mindestens drei Monaten vorausgesetzt werden
Macht die Sonderzahlung ein ganzes Monatsgehalt oder mehr aus, kann der Anspruch an eine weitere Betriebszugehörigkeit von mindestens einem halben Jahr geknüpft sein

So wirkt sich der Zweck einer Sonderzahlung auf mögliche Rückforderungen aus

Über eine mögliche Rückzahlung von Sonderzahlungen in geringer Höhe brauchen sich Arbeitnehmer allerdings keine Sorgen zu machen: Beträgt die Höhe der Sonderzahlung nicht mehr als circa 200 Euro, muss diese nach der Rechtsprechung im Fall einer Kündigung gar nicht zurückgezahlt werden. Bei höheren Sonderzahlungen kommt es zusätzlich auf deren Charakter an. Dienen sie als Belohnung für erbrachte Leistungen, ist eine Rückforderung nicht erlaubt. Wenn Sonderzahlungen hingegen Motivation und Zufriedenheit der Beschäftigten steigern sollen, kann der Arbeitgeber sie unter den genannten Voraussetzungen zurückfordern.

Ob Sonderzahlungen überhaupt ausgezahlt werden, kann von der Betriebszugehörigkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt abhängig gemacht werden. Wenn das Arbeitsverhältnis an einem solchen Stichtag ungekündigt besteht, wird die Sonderzahlung fällig – wenn nicht, gibt es auch kein Geld für den Arbeitnehmer.

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