Freelancer: Das solltest du vorher wissen

Endlich sein eigener Chef sein: Das ist die Idee hinter dem Freelancer-Dasein. Dazu müssen freie Mitarbeiter jedoch viel selbst in die Hand nehmen, denn sie haben keinen Arbeitgeber, der ihnen bestimmte Dinge abnimmt. Was du wissen solltest, bevor du den Schritt in die Selbstständigkeit wagst, wo du Aufträge als Freelancer finden kannst und mit welchen Tipps du als Freelancer erfolgreich sein kannst, erfährst du hier.

Definition Freelancer: Was ist das?

Freelancer ist ein Begriff, den aus dem Englischen stammt. Übersetzt bedeutet Freelancer „freier Mitarbeiter“. Aber Vorsicht: Der Freelancer ist nicht immer mit einem Freiberufler gleichzusetzen. Es gibt zwar viele Freelancer, die gleichzeitig Freiberufler sind, dennoch darf man nicht den Fehler machen und alle Freelancer dieser Kategorie zuordnen.

Freelancer sind Personen, die sich selbst um Aufträge und Auftraggeber kümmern. Häufig werden sie von Unternehmen beauftragt, wenn diese bestimmte Arbeitsschritte auslagern wollen oder nicht den passenden Spezialisten in der Firma haben, der das Projekt übernehmen könnte. Grafiker oder Programmierer sind typische Berufe, die sich für Freelancer eignen. Das trifft vor allem zu, wenn die Person Expertenkenntnisse im Umgang mit einem bestimmten Programm oder einer speziellen Programmiersprache hat, die nur für einen bestimmten Zeitraum, aber nicht langfristig benötigt werden.

Weitere Tätigkeiten für Freelancer

Neben den beiden genannten gibt es weitere Aufgabengebiete, die oft von Freelancern ausgeübt werden. Beispielsweise:

Content Manager
Texter
Social Media Manager
Übersetzer
Dolmetscher
SEO Manager
Coach
Berater

Freelancer und Arbeitnehmer: die Unterschiede

Im Gegensatz zu Arbeitnehmern, die festangestellt sind, haben Freelancer kein festes Gehalt. Rechtlich betrachtet bekommt man als Freelancer sogar nie Gehalt, denn Gehalt wird von Arbeitgebern an Arbeitnehmer gezahlt. Zwischen Freelancer und Auftraggeber besteht aber kein festes Arbeitsverhältnis.

Der Auftraggeber überweist nicht jeden Monat einen festen Betrag, sondern zahlt stattdessen die Rechnung, die der Freelancer stellt. Je nach Auftragslage und abhängig davon, wie lukrativ die Aufträge sind, variiert daher das Einkommen bei Freelancern.

Ein weiterer Unterschied zwischen Arbeitnehmern mit einem Arbeitsvertrag und Freelancern betrifft den Kündigungsschutz. Arbeitnehmer fallen ab einer bestimmten Betriebsgröße und Betriebszugehörigkeit unter den gesetzlichen Kündigungsschutz. Für Freelancer gilt der nicht. Im schlechtesten Fall stehen sie von heute auf morgen ohne Aufträge da, also auch ohne Einkommen. Zu Beginn der Corona-Krise mussten das einige Freelancer schmerzlich erfahren.

Da Freelancer nicht weisungsgebunden sind, können sie sich häufig aussuchen, wann sie die Arbeit erledigen. Gerade Grafiker, Content Manager oder Social Media Manager arbeiten häufig nicht vor Ort bei ihrem Auftraggeber, sondern im Homeoffice oder in einem Coworking Space. In der Regel wird bei Aufträgen nur eine Deadline vereinbart. Weitere Absprachen werden bei Bedarf über Zoom, Microsoft Teams oder andere Tools für Videokonferenzen vorgenommen.

Freelancer und Freiberufler: die Unterschiede

Wie bereits angesprochen ist nicht jeder Freelancer automatisch Freiberufler, auch wenn die Bezeichnungen das vermuten lassen.

Um als Freiberufler zu gelten, muss die berufliche Tätigkeit zu den sogenannten freien Berufen gehören. Diese Berufe sind im Einkommenssteuergesetz in Paragraf 18 genauer geregelt. Zu den freien Berufen gehören zum Beispiel:

Apotheker
Ärzte
Rechtsanwälte
Steuerberater
Wirtschaftsprüfer
Journalisten

Der Vorteil für Freiberufler, die als Freelancer arbeiten möchten: Sie brauchen keinen Gewerbeschein. Wer dagegen als Programmierer auf Projektbasis bei verschiedenen Firmen arbeiten will, muss einen Gewerbeschein besitzen.

Den Gewerbeschein bekommen die meisten Personen zwar ohne allzu großen Aufwand, jedoch ist es natürlich besser, wenn man sich Kosten und Mühen für zusätzliche Anträge sparen kann – vor allem weil als Freelancer jede freie Minute zählt, die man in die eigene Arbeit und nicht in Anträge oder Bescheide vom Finanzamt investieren muss.

Freelancer werden: Worauf muss ich achten?

Wer als Freelancer arbeiten möchte, sollte zunächst klären, ob man als Freiberufler arbeiten kann oder ob für die Tätigkeit ein Gewerbeschein benötigt wird. Am besten du erkundigst dich direkt bei den jeweiligen Behörden. In der Regel können dir die Mitarbeiter des Finanz- oder Gewerbeamts weiterhelfen.

Beim Finanzamt musst du dich in jedem Fall melden. Denn Freelancer brauchen eine eigene Steuernummer, über die die Einnahmen aus der selbstständigen oder freiberuflichen Tätigkeit abgerechnet werden. Das Finanzamt schickt dir dazu den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Diesen Fragebogen füllst du aus, schickst ihn ans Finanzamt zurück und erhältst nach der Bearbeitung deine Steuernummer.

Apropos Finanzamt und Steuern: Als Freelancer solltest du dir rechtzeitig überlegen, ob du die Kleinunternehmerregelung anwenden möchtest. Wenn du im vergangenen Kalenderjahr unter 22.000 Euro Umsatz gemacht hast und dieses Jahr nicht über 50.000 Euro kommen wirst, darfst du entscheiden, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Tust du es, musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das macht die Buchhaltung einfach, auf der anderen Seite kannst du aber auch nicht vom Vorsteuerabzug profitieren.

Versicherungen und Mitgliedschaften für Freelancer

Neben der Steuernummer müssen sich Freelancer auch um Versicherungen kümmern. Denn einen Arbeitgeber, der diese Dinge übernehmen könnte, haben sie nicht. Daher müssen Freelancer eigenständig dafür sorgen, dass sie krankenversichert sind. In der Regel haben Freelancer die Wahl zwischen einer privaten und einer gesetzlichen Krankenversicherung.

Abhängig vom jeweiligen Beruf, den man als Freelancer ausüben möchte, muss man sich bei der IHK oder HWK registrieren. Am besten ist es auch hier, direkt telefonisch nachzufragen, ob man zu denjenigen Freelancern gehört, die unter die Regelung fallen.

Bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) sollte man sich als angehender Freelancer erkundigen, ob man bei der jeweiligen Berufsgenossenschaft Mitglied werden muss.

Außerdem ist es lohnenswert, sich darüber Gedanken zu machen, ob man noch zusätzliche Versicherungen als Freelancer braucht. Unter Umständen kann eine Unfall- oder Berufsunfähigkeitsversicherung sinnvoll sein. Eine Haftpflichtversicherung (Betriebshaftpflichtversicherung und Vermögensschadenhaftpflicht) sowie eine Rechtsschutzversicherung gehören ebenfalls zu den Policen, über die sich Freelancer Gedanken machen sollten. Da das Thema Versicherung für Freelancer ziemlich komplex ist, lohnt es sich auch in diesem Fall, mit einem Experten über die Möglichkeiten zu sprechen. Denn der eigene Lebensentwurf und der Job, in dem man als Freelancer arbeitet, spielen eine entscheidende Rolle.

Die Vorteile und Nachteile der Arbeit als Freelancer

Die verschiedenen Arten des Broterwerbs haben verschiedene Vor- und Nachteile, die wir uns nun genauer anschauen.

Die Vorteile als Freelancer

Freelancer zu sein klingt nach ein wenig Organisationsaufwand? Ist es auch. Trotzdem kann sich die Mühe lohnen. Denn das Arbeitsleben als Freelancer kann viele Vorteile haben – wenn man es richtig anstellt:

Größere Flexibilität: Da Freelancer häufig ganz eigenverantwortlich festlegen, wann und wie viel sie arbeiten, können sie sich ihre Zeit besser einteilen. Spontane Treffen mit Freunden, Arzt- oder Behördentermine oder eine Runde joggen sind so leichter in den Arbeitsalltag zu integrieren als bei fest angestellten Arbeitnehmern.
Eigene Entscheidungen: Freelancer können sich bei guter Auftragslage aussuchen, welche Aufträge sie annehmen. Wer sich am Markt platziert hat, schafft es nach einiger Zeit, nur noch die Arbeit zu machen, die ihm wirklich Freude bereitet.
Einfluss auf Bezahlung: Anders als angestellte Arbeitnehmer, die – wenn überhaupt – nur einmal pro Jahr ihr Gehalt neu verhandeln können, können Freelancer im Prinzip bei jedem neuen Auftrag eine höhere Bezahlung aushandeln. Damit haben sie beim Einkommen eine Chance auf größere Sprünge als angestellt Beschäftigte.

Nachteile als Freelancer

Die Chancen, die man als Freelancer hat, sind gleichzeitig die größten Herausforderungen und können – wenn man es nicht richtig angeht – zu Problemen werden.

Akquise von Projekten: Freelancer haben keinen Chef, der ihnen die Arbeit zuteilt. Freelancer sind selbst dafür verantwortlich, an neue Arbeitsaufträge zu kommen. Das kann – gerade am Anfang der Selbstständigkeit – viel Zeit kosten. Noch dazu wird nicht jedes Angebot, das man abgibt, angenommen. Gerade in der Anfangszeit, aber auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten müssen Freelancer daher nicht selten um Aufträge kämpfen.
Unbezahlte Zeiten: Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub. Freelancer nicht. Wenn Freelancer Geld verdienen müssen und es gerade nicht richtig rund läuft, fällt der Urlaub ins Wasser. Denn wer als Freelancer nicht arbeitet, verdient kein Geld. Mit Krankheit verhält es sich ähnlich. Denn Freelancer haben auch keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Freelancer sollten daher so viel Geld wie möglich zurückzulegen, um eventuelle Arbeitsausfälle oder einen mehrwöchigen Urlaub abdecken zu können. Gerade zu Beginn der Tätigkeit als Freelancer ist das jedoch gar nicht so einfach.
Abhängig von Auftraggeber: Einige Neu-Freelancer wagen den Schritt in die Selbstständigkeit, weil sie zunächst noch für ihren ehemaligen Chef arbeiten können. Grafikdesigner, die in einer Firma angestellt waren, bekommen in dieser Zeit hauptsächlich Aufträge von ihrem früheren Arbeitgeber. Das hat für beide Seiten Vorteile, für Freelancer aber auch einen gewaltigen Nachteil: Sie machen sich nämlich viel zu stark von einem Auftraggeber abhängig. Denn als Freelancer fallen sie nun – anders als früher – nicht mehr unter den gesetzlichen Kündigungsschutz. Wenn der ehemalige Chef keine Unterstützung von freien Mitarbeitern mehr benötigt, kann er den Auftrag theoretisch von heute auf morgen beenden. Weiterer Nachteil: Das Finanzamt könnte Scheinselbstständigkeit vermuten, wenn die Einnahmen des Freelancers zum überwiegenden Teil von ein und demselben Auftraggeber stammen.

Tipps für Freelancer: So kann der Schritt gelingen

Du hast dir sorgfältig Gedanken gemacht und möchtest den Schritt in die Selbstständigkeit wagen und Freelancer werden? Dann haben wir ein paar Tipps für dich, die dir den Start erleichtern können:

Steuern für Freelancer beachten: Als Freelancer zahlst du die Einkommenssteuer quartalsweise oder sogar nur jährlich. Es empfiehlt sich daher unbedingt, Rücklagen für diese Steuerzahlungen zu bilden. Denn Steuern musst du in jedem Fall bezahlen. Wenn du ein Gewerbe angemeldet hast, kommt zur Einkommenssteuer auch die Gewerbesteuer hinzu.
Preisgestaltung festlegen: Bevor man sich um Aufträge bewirbt, ist eine sinnvolle Preisgestaltung wichtig. Freelancer kalkulieren auf Stunden- oder Tagessatzbasis. Um einen realistischen Preis festzulegen, musst du zunächst deinen finanziellen Bedarf kennen: Wie viel Geld benötigst du für Miete, Strom und alle Kosten, die im Rahmen deiner Selbstständigkeit anfallen und wie viel Geld möchtest du zum Leben haben? Die Preiskalkulation ist gar nicht so einfach – vor allem wenn man erst beginnt, sich als Freelancer selbstständig zu machen. Es lohnt, sich in der Branche umzusehen und herauszufinden, wie andere Freelancer mit ähnlicher Erfahrung und Kenntnissen kalkulieren.
Projekte für Freelancer finden: Sofern du nicht bereits auf ein großes Netzwerk an potenziellen Auftraggebern zugreifen kannst, musst du bei dem Start in die Selbstständigkeit viel Zeit in die Auftragsakquise investieren. Die Akquise kannst du effektiver gestalten, wenn du zu Netzwerkveranstaltungen gehst und dich in den sozialen Medien als Spezialist für eine bestimmte Nische positionierst. Außerdem solltest du auf den speziellen Plattformen für Freelancer recherchieren, auf denen du an neue Aufträge kommen kannst. Folgende Plattformen solltest du als Freelancer kennen:

Organisation und Motivation verbessern: Wer selbstständig ist, hat keinen Chef mehr, der einem Aufgaben zuteilt und Deadlines setzt. Dafür ist man als Freelancer selbst verantwortlich. Zu Beginn der Selbstständigkeit kann das eine große Herausforderung sein. Wenn du weißt, dass du dich gerne in Kleinigkeiten verlierst und hin und wieder Probleme hast, Abgabetermine einzuhalten, solltest du dein Zeitmanagement optimieren. Der Erfolg als Freelancer hängt entscheidend davon ab, ob du zuverlässig bist und getroffene Absprachen einhältst. Bestimmte Seminare oder Apps können dir dabei helfen, deine Produktivität zu steigern, organisierter zu werden und mit voller Motivation zu arbeiten und so deine Auftraggeber zufriedenzustellen.

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