Prioritäten setzen: Darauf solltest du achten

Menschen, die Prioritäten setzen können, sind in der Lage, ihre Aufgaben und Wünsche in eine sinnvolle Ordnung und Reihenfolge zu bringen. Erfahre hier, warum diese Eigenschaft so wichtig ist und welche häufigen Fehler uns davon abhalten, Prioritäten im Leben zu setzen. Außerdem verraten wir Tipps und Methoden, wie du zukünftig leichter herausfindest, was Priorität haben sollte.

Priorität: Was bedeutet das eigentlich?

Wenn wir einer Sache Priorität gewähren, meinen wir damit, dass sie Vorrang vor anderen hat. Beispiel: Wenn dein Chef davon spricht, dass die Zahlen für die nächste Präsentation hohe oder sogar höchste Priorität haben, möchte er, dass du diese Zahlen zusammenstellst, bevor du andere Arbeitsaufträge bearbeitest.

Daneben spricht man davon, Prioritäten zu setzen. Wenn wir einer Person zuschreiben, dass sie in der Lage ist, Prioritäten im Leben zu setzen, meinen wir, dass es ihr gelingt, wichtige Dinge von nicht ganz so wichtigen Dingen zu unterscheiden.

Prioritäten setzen können: die Bedeutung und Wichtigkeit

Nehmen wir als Beispiel unseren beruflichen Alltag: Mitarbeiter, die in der Lage sind, die wichtigen von den eher unwichtigen oder nicht so zeitkritischen Aufgaben zu unterscheiden, erzielen in der Regel die besseren Arbeitsergebnisse. Sie verzetteln sich nämlich nicht so leicht mit Dingen, die in der aktuellen Situation überhaupt nicht relevant sind.

Um bei dem Beispiel von eben zu bleiben: Wenn dein Chef dir sagt, dass die Zahlen für die Präsentation oberste Priorität haben, sollest du dich nicht damit aufhalten, das Layout ansprechend zu gestalten. Setzt du die Priorität falsch und konzentrierst dich stattdessen zunächst auf etwas anderes, dürfte dein Chef nicht allzu begeistert sein.

Prioritäten setzen zu können kommt aber noch in anderer Hinsicht Bedeutung zu: Nämlich dann, wenn du ganz allein dafür verantwortlich bist, deine Zeit einzuteilen, um bestmögliche Ergebnisse abzuliefern. Personen, denen es gelingt, sich den dringenden oder wichtigen Aufgaben zuerst zuzuwenden, teilen ihre Ressourcen richtig ein. Für uns alle hat der Tag eben nur 24 Stunden. Diejenigen von uns, die richtig priorisieren können, nutzen diese 24 Stunden effizienter und effektiver.

Sie haben damit nicht nur die besseren Chancen auf ein Lob des Chefs, sondern können auch privat davon profitieren. Denn Überstunden sind bei Menschen, die die richtigen Prioritäten setzen können, eher nicht an der Tagesordnung.

Und auch im Privatleben ist es von Bedeutung, Prioritäten richtig zu setzen. Einige Arbeitnehmer – vor allem diejenigen mit Kindern – berichten davon, dass die Freizeit in echten Stress ausartet. Man hat einfach viel zu wenig Zeit, all die Dinge zu erledigen, die man während der Woche vor sich hingeschoben und sich für das Wochenende aufgespart hat. Wem es in einer solchen Situation gelingt, seine Prioritäten richtig zu setzen, kann die wenige Zeit nach Feierabend oder am Wochenende bestmöglich nutzen.

Prioritäten setzen: Warum es so schwerfällt

Wir leben in einer Zeit, in der scheinbar alles ständig zu haben ist. Mit einem Klick kann man die Sneakers, die man unbedingt haben möchte, auch außerhalb der Geschäftszeiten bestellen – und sie mit etwas Glück schon 48 Stunden später in den Händen halten.

Diese ständige Verfügbarkeit kennen immer mehr Beschäftigte auch von ihrer Arbeit. Vor 20 Jahren konnten Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz verlassen und sich auf den Weg in den wohlverdienten Feierabend machen. Heute kann es vielen Arbeitnehmern jederzeit passieren, dass sie auch nach offiziellem Dienstschluss – einige sogar am Wochenende – eine E-Mail vom Chef oder einen Anruf vom Kunden bekommen.

Gerade bei dieser häufigen Überlappung von Freizeit und Berufsleben ist es umso wichtiger, Prioritäten richtig setzen zu können. Wem das nicht gelingt, der läuft Gefahr, ein gewaltiges Stresslevel aufzubauen oder gar ein Burnout zu erleiden.

Es kommen aber noch weitere Gründe hinzu, warum einige Menschen Probleme haben, Prioritäten zu setzen:

Unklare Wünsche: Einige Menschen haben Probleme damit, zu erkennen, was sie wirklich wollen. Sie richten sich eher danach, was andere von ihnen erwarten oder was sie denken, was gerade opportun ist. Die sozialen Medien spielen eine große Rolle dabei, dass viele nicht ihre eigenen Ziele verfolgen, sondern sich beeinflussen lassen und damit letzten Endes ihre Prioritäten nicht richtig setzen.
Zu viele Optionen: Gerade in unserem Wirtschaftssystem spielt die riesige Auswahl auch eine Rolle dabei, warum es uns schwerfallen kann, klare Prioritäten zu entwickeln. Denn je mehr Auswahl man hat, umso schwerer wird die Entscheidung. Es ist nicht unbedingt nur Luxus, wenn wir zwischen ganz vielen verschiedenen Alternativen wählen können. Es zeigt sich vielmehr, dass zu viel Auswahl eher dazu führt, dass wir uns kaum noch entscheiden können, weil wir überfordert sind. Und wer sich nicht entscheiden kann, kann auch nur schwer Prioritäten setzen.
Langfristige Planung: Dieser Punkt hängt mit den bereits genannten eng zusammen. Viele Menschen verfolgen keinen langfristigen Plan, sondern treffen Entscheidungen eher spontan und nach Gefühl. So verfolgen sie nicht ihre eigentlichen Prioritäten, sondern mäandern sich von Situation zu Situation. Wer kein langfristiges Ziel verfolgt, kann eben auch nicht entsprechend handeln.

Prioritäten festlegen: So kann es gelingen

Prioritäten zu setzen, kann dir also dabei helfen, ein langfristiges Ziel zu erreichen. Wie wir gerade gesehen haben, muss man sich dazu jedoch zunächst mit den eigenen Zielen und Wünschen auseinandersetzen. Denn nur wer sicher weiß, was er beispielsweise in drei oder fünf Jahren erreicht haben möchte, kann seine Prioritäten entsprechend setzen. Kurzum, sich für die richtige Priorität zu entscheiden, erfordert einiges an Selbstreflexion.

Prioritäten setzen: Diese Methoden können helfen

Den Prozess der Selbstreflexion kannst du zum Beispiel durch die folgenden Fragen und Methoden unterstützen:

Die 10-10-10-Methode: Diese Technik geht auf Suzy Welch zurück. Sie ist wirklich simpel und kann dir daher helfen, dir schneller über deine Ziele bewusst zu werden und so letztlich schneller und effektiver Prioritäten zu setzen. Wenn du vor der Frage stehst, wie du dich verhalten sollst, beantworte folgende Fragen:
1. Welche Auswirkungen hat deine Entscheidung in 10 Minuten?
2. Welche in 10 Monaten?
3. Welche in 10 Jahren?

Häufig helfen diese Fragen dabei, den Blick auf das Wesentliche zu richten, und erleichtern dir so die richtige Wahl.

Die klassische To-Do-Liste: Die To-Do-Liste ist wirklich ein Allroundtalent. Sie kann dir nicht nur dabei helfen, deinen Arbeitsablauf zu strukturieren, sondern auch deine Prioritäten festzulegen – letztlich gehören diese beiden Dinge eng zusammen. Wenn es darum geht, herauszufinden, was dir wirklich wichtig ist, solltest du die To-Do-Liste nicht nur auf Aufgaben beschränken. Schreibe auf die Liste auch alles, was du dir wünschst und was du in den nächsten Jahren, auch privat, erreichen möchtest. Sammle deine Wünsche, Träume und Vorhaben zunächst über einen gewissen Zeitraum (1-2 Wochen) und beginne dann damit, die Liste nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Schon hast du einen besseren Überblick darüber, welchen Vorhaben du Priorität einräumen solltest.
Die Eat-the-Frog-Methode: Klingt vielleicht nicht ganz so ansprechend, kann dir dafür aber helfen, den Kopf freizubekommen, damit du wieder Platz für die wirklich wichtigen Dinge hast. Die Methode besagt, dass wir die Aufgabe, auf die wir am wenigsten Lust haben, direkt zu Beginn des (Arbeits-)Tages erledigen sollen. Machst du das nämlich nicht und schiebst die Aufgabe vor dir her, kann das ganz schön auf die Laune drücken – denn du weißt schließlich, dass du die Aufgabe doch irgendwann erledigen musst. Dadurch, dass du die Aufgabe zunächst nicht abhaken kannst, blockiert sie dich. Der gesamte Tag wird davon überlagert, dass das Damoklesschwert über dir hängt. Wenn du dich jedoch schon zu Beginn des Tages dazu durchringen kannst, die Aufgabe aus dem Weg zu schaffen, wirst du den restlichen Tag viel produktiver und effizienter angehen können. So hast du geistige Ressourcen frei, um dich auf andere Dinge zu fokussieren.

Tipp: Die häufigsten Fehler vermeiden

Um deine Prioritäten noch besser verfolgen zu können, möchten wir dir zum Abschluss die häufigsten Fehler verraten und dir Tipps geben, wie du sie vermeiden kannst. So fällt es dir hoffentlich bald leichter, die richtigen Entscheidungen für dich zu treffen:

Gutes Zeitmanagement: Es hilft nicht viel, wenn du nur Prioritäten setzt, sie aber letztlich nicht erledigst. Arbeite daher auch an einem guten Zeitmanagement. Glücklicherweise gibt es auch hierfür viele Methode und Techniken, die schon lange erprobt sind und dir helfen können. Informiere dich zum Beispiel über die Eisenhower-Matrix, die Pomodoro-Technik oder die SMART-Methode.
Am Abend planen: Mach dir nach deinem (Arbeits-)Tag Notizen, welche Dinge du noch erledigen möchtest, für die du keine Zeit hattest. Das hat den unschlagbaren Vorteil, dass du am Morgen sofort weißt, wo du anfangen musst – und nicht erst überlegst, womit du starten könntest. So gewinnst du wertvolle Minuten und startest produktiv in den Tag – diese Stimmung kann sich übertragen und deinen gesamten Tag positiv prägen.
Nein sagen: Manchmal machen wir auch den Fehler, dass wir unsere Prioritäten zwar festlegen, dann aber aus den Augen verlieren, weil wir den Kollegen helfen. Wer den Kollegen immer wieder zur Hilfe eilt, ist vermutlich beliebt im Team. Auf der anderen Seite bleiben die eigenen Ziele und Wünsche jedoch häufig auf der Strecke. Wer seine eigenen Prioritäten verfolgen möchte, sollte daher dringend lernen, Nein zu sagen.

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