Jahresurlaub: Anspruch & Planung in Sonderfällen

Jahresurlaub – das klingt nach Sonne, Strand, Meer und jeder Menge Erholung. Die meisten Beschäftigten freuen sich darauf, im Laufe des Jahres für ein paar Wochen eine Auszeit vom Job zu bekommen. Doch wie viel Jahresurlaub steht ihnen dabei zu und was passiert, wenn sie den Jahresurlaub nicht komplett nehmen können? Wir fassen das Wichtigste zusammen.

Jahresurlaub: Wie hoch ist der Jahresurlaubsanspruch?

Abhängig beschäftigte Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf gesetzlichen Mindesturlaub. Dieser Urlaubsanspruch, der nicht unterschritten werden darf, ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Da die Gesetzesgrundlage schon einige Jahre alt ist, orientierte sich der Gesetzgeber seinerzeit noch an der 6-Tage-Woche.

Bei einer 6-Tage-Woche liegt der Anspruch auf Urlaub bei mindestens 24 Tagen im Jahr. Bei einer 5-Tage-Woche, also demjenigen Modell, in dem heute die meisten Arbeitnehmer arbeiten, verringert sich der Anspruch. Wer fünf Tage pro Woche arbeitet, darf im Jahr mindestens 20 Werktage bezahlt zu Hause bleiben. Bei vier Tagen pro Woche sind es 16 Tage Jahresurlaub und bei drei Tagen entsprechend 12.

Jahresurlaub berechnen: So geht’s

Als Faustregel gilt: Mitarbeiter müssen pro Jahr mindestens vier Wochen lang bezahlten Urlaub machen können – unabhängig davon, an wie vielen Tagen pro Woche sie arbeiten.

Für die Berechnung des Jahresurlaubs gibt es auch eine Formel, die jedoch ein wenig komplizierter klingt als die Faustregel. Diese Formel lautet:

Gesetzlicher Urlaubsanspruch : Anzahl der Werktage x Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage = Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers

Eine Beispielrechnung dazu:

24 Tage (gesetzlicher Urlaubsanspruch) wird geteilt durch

6 Tage (Werktage) x 5 Tage (Tage pro Woche, an denen du laut Arbeitsvertrag arbeitest) = 20 Tage Jahresurlaub

Übrigens: Natürlich darf dein Chef dir auch mehr als den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub gewähren. Die meisten Arbeitgeber machen das auch. Häufig haben Beschäftigte, die fünf Tage pro Woche arbeiten, nicht nur 20, sondern 25, einige sogar 30 Tage Jahresurlaub.

Wie viel Jahresurlaub muss verplant werden?

Der Jahresurlaub ist dazu gedacht, dass sich Arbeitnehmer von ihrer Erwerbstätigkeit erholen können. Es ist vorgesehen, dass jeder Mitarbeiter den gesamten Jahresurlaub beantragt und im laufenden Kalenderjahr absolviert.

Das ist jedoch nicht immer möglich. Manchmal stehen dem persönliche oder betriebliche Gründe im Wege. Dann kommt es dazu, dass man am Ende des Jahres noch Resturlaub übrig hat. Und diesen Resturlaub können Beschäftigte unter bestimmten Voraussetzungen ins Folgejahr übertragen.

Wann verfällt der Jahresurlaub?

Am besten nimmst du den kompletten Jahresurlaub in dem Jahr, in dem er anfällt. Denn laut Gesetz verfällt dein Urlaubsanspruch am 31.12. des jeweils laufenden Kalenderjahres. Der Jahresurlaub ist gemäß Paragraf 7 Abs. 3 des Bundesurlaubsgesetzes nämlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen.

Zwar sind die meisten Arbeitgeber damit einverstanden, dass ihre Beschäftigten den Resturlaub in das Folgejahr übertragen und bis zum 31. März nehmen. Jedoch solltest du dich darauf nicht uneingeschränkt verlassen – und rechtlich einfordern kannst du diesen Spielraum in keinem Fall. Wenn du dich also fragst, bis wann du deinen Jahresurlaub nehmen solltest, lautet die Antwort: Idealerweise in dem Jahr, in dem der Anspruch entsteht.

Kann ich meinen Jahresurlaub am Stück nehmen?

Wenn dir gegen Ende des Kalenderjahres auffällt, dass du noch deinen kompletten Jahresurlaub übrig hast, kommst du vielleicht auf die Idee, den kompletten Urlaub am Stück zu nehmen. Auch für längere Reisen ins Ausland bietet es sich an, wenn man nicht mehrmals pro Jahr kürzer Urlaub macht, sondern den gesamten Jahresurlaub auf einmal nimmt. Aber ist das überhaupt möglich?

Theoretisch schon, denn grundsätzlich können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer individuell verständigen und darauf einigen, dass der Jahresurlaub am Stück genommen wird. Ein rechtlicher Anspruch darauf, den gesamten Jahresurlaub auf einen Schlag zu nehmen, besteht aber nicht.

Juristen verweisen darauf, dass Arbeitnehmer, die fünf Tage pro Woche arbeiten, regelmäßig nur einen Anspruch auf insgesamt zehn zusammenhängende Urlaubstage haben. Zusammen mit dem Wochenende kommen sie damit auf 14 Tage Urlaub am Stück.

Beschäftigte, die drei oder sogar mehr Wochen Urlaub machen möchten, müssen sich mit ihrem Arbeitgeber einigen. Falls der Chef mehr als zwei Wochen Urlaub nicht genehmigen möchte, haben sie jedoch keine Möglichkeit, das einzuklagen. Es kann im Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung aber Regelungen geben, die von den gesetzlichen Vorgaben abweichen und diesen Anspruch einräumen.

Jahresurlaub einreichen: Gibt es eine Frist?

In vielen Unternehmen müssen die Beschäftigten in den ersten Wochen des neuen Jahres ihre Wünsche für den Jahresurlaub anmelden. Die Geschäftsführung möchte dadurch Planungssicherheit gewinnen. Wer frühzeitig weiß, wann die Mitarbeiter Urlaub machen möchten, kann sich darauf einstellen. Gerade Brückentage, die Sommerferien und die Tage rund um Weihnachten sowie vor und nach Silvester sind bei Arbeitnehmern bevorzugte Urlaubstage. Da jedoch in vielen Firmen der Betrieb auch zu dieser Zeit aufrechterhalten werden muss, kann nicht die gesamte Belegschaft zur gleichen Zeit Urlaub nehmen.

Aus diesem Grund gibt es in vielen Firmen eine Jahresurlaubsplanung in den ersten Wochen des neuen Kalenderjahres. So können sich die Mitarbeiter untereinander abstimmen und der Vorgesetzte bekommt eine Idee davon, wer wann in Urlaub gehen möchte.

Derartige Regelungen sind häufig im Arbeits-, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festgehalten oder laufen im Betrieb immer so ab. Wenn es keine spezielle Regelung gibt, geben viele Juristen den Hinweis, dass Arbeitnehmer ihren Urlaubsantrag in der Regel 14 Tage vor dem geplanten Urlaubsantritt einreichen sollten.

Sonderfälle beim Jahresurlaub: Kündigung, Mutterschutz, Renteneintritt

Bei Sonderfällen wie Mutterschutz, Renteneintritt oder Kündigung gibt es spezifische Regeln für den Umgang mit dem Jahresurlaub.

Muss der Jahresurlaub vor dem Mutterschutz genommen werden?

Schwangere Beschäftigte, die in absehbarer Zeit in den Mutterschutz wechseln, können, wenn sie das möchten und der Arbeitgeber zustimmt, ihren Jahresurlaub vor dem Beginn des Mutterschutzes nehmen. Es besteht jedoch keine Verpflichtung dazu. Da viele Arbeitnehmerinnen in den letzten Wochen der Schwangerschaft nicht mehr so belastbar sind, freuen sie sich allerdings über die Möglichkeit, den restlichen Jahresurlaub vor der Mutterschutzfrist aufzubrauchen.

Wenn das beispielsweise aus betrieblichen Gründen nicht geht oder die Arbeitnehmerin lieber bis zum Mutterschutz arbeiten möchte, verfällt der Jahresurlaub natürlich nicht.

Im Gesetz steht sogar, dass dieser Resturlaub, der vor dem Beginn der Mutterschutzfrist nicht genommen werden konnte, sogar noch bis zum folgenden Jahr nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz genommen werden kann.

Jahresurlaub bei Renteneintritt und Kündigung

Anders als im Mutterschutz kehren Mitarbeiter, die in Rente gehen oder kündigen, nicht mehr an den Arbeitsplatz zurück. Sie haben daher nicht die Option, den Urlaub nach der Unterbrechung nachzuholen. Stattdessen muss eine andere Regelung her und die ist in Bezug auf den Jahresurlaub bei Kündigung und Renteneintritt gleich:

Kündigung oder Renteneintritt in der ersten Jahreshälfte: Endet der Arbeitsvertrag vor dem 30. Juni, hat der Beschäftigte nur einen Anspruch auf anteiligen Jahresurlaub. Der Anteil beträgt jeweils ein Zwölftel für jeden vollen Monat, den der Beschäftigte im Unternehmen angestellt war.
Kündigung oder Renteneintritt in der zweiten Jahreshälfte: Beschäftige, die ab dem 1. Juli das Unternehmen verlassen, können sich über ihren gesamten Jahresurlaub freuen. Denn ab diesem Datum haben sie einen Anspruch auf den Urlaub für das gesamte Jahre – unabhängig davon, wann sie das Unternehmen verlassen.

Urlaub und Krankheit: Was ist, wenn ich im Jahresurlaub krank werde?

Viele Arbeitnehmer kennen das: Kaum hat man ein paar Tage frei, wird man krank. Das Phänomen ist als Leisure Sickness bekannt ist. Sobald wir Zeit haben, uns nach einiger anstrengenden Zeit im Job zu erholen, lässt das Immunsystem die Infekte durch, die es die ganze Zeit unterdrückt hat.

Was dann? Ärgerlich ist das in jedem Fall, jedoch gibt es eine gute Nachricht: Wenn du im Urlaub krank wirst, kannst du dir deine Urlaubstage von deinem Chef wieder zurückholen – so opferst du wenigstens nicht deinen hart erarbeiteten Jahresurlaub.

Um einen Anspruch auf Rückerstattung zu haben, musst du jedoch ab dem ersten Tag deiner Krankheit ein ärztliches Attest vorlegen. Daher: So schnell wie möglich zum Arzt und dir bescheinigen lassen, dass du wirklich krank bist. Dieses Attest legst du dann in der Personalabteilung vor und bekommst deinen Jahresurlaub für diejenigen Tage zurück, an denen du krankgeschrieben warst.

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