Aufgabenverteilung: So wichtig ist eine gute Arbeitsverteilung im Team
Manche Vorgesetzte wolle am liebsten jede Aufgabe selbst erledigen, anstatt zu delegieren. Das führt oft zu Frust bei den Mitarbeitern – der Vorgesetzte traut ihnen nichts zu – und zur Überarbeitung der Führungskräfte. Aufgabenverteilung ist also äußerst wichtig, wenn das Team funktionieren soll. Worauf du dabei achten musst, erfährst du in diesem Artikel.
Aufgabenverteilung im Team: Warum sie so wichtig ist
Jedes größere Team besteht aus Mitgliedern, die eigene Stärken und Schwächen mitbringen. Aufgabe der Führungskraft ist es, die unterschiedlichen Stärken zu kennen und Aufgaben, die erledigt werden müssen, entsprechend zuzuteilen. Das ist sinnvoll, denn nur wenn Aufgaben und Routinen klar verteilt sind, geht es auch voran. Ohne fehlende Aufgabenverteilung kann es passieren, dass zwei oder sogar mehr Mitarbeiter im Team die gleichen Aufgaben übernehmen. So wird unnötig Arbeitskraft gebunden, die an anderer Stelle fehlt.
Noch dazu muss dann entschieden werden, welches Arbeitsergebnis Verwendung findet. Haben zwei Mitarbeiter aufgrund fehlender Absprache eine Grafik erstellt, muss ein Vorgesetzter entscheiden, welche der beiden Grafiken es in die Präsentation schafft. Im schlimmsten Fall geht im Zuge der Diskussion noch mehr Zeit verloren und die Deadline kann nicht eingehalten werden.
Gibt es jedoch eine gute und effektive Aufgabenverteilung im Team, kann die Arbeitszeit so eingesetzt werden, dass jeder Mitarbeiter nur seine Aufgaben erledigt. Wenn die Führungskraft bei der Aufgabenverteilung die Stärken der einzelnen Mitarbeiter im Blick behält, bearbeiten die Mitarbeiter diejenigen Teilaufträge, für die sie besonders qualifiziert sind.
Es gibt noch einen weiteren Grund, warum Führungskräfte Aufgaben an Teammitglieder verteilen sollten: Auch ihr eigener Arbeitstag hat Grenzen. Sie werden es nicht schaffen, alle Aufgaben selbst zu übernehmen – zumindest nicht mit dem einem zufrieden stellenden Ergebnis. Denn entweder fehlt ihnen die Zeit oder die nötigen Kenntnisse, um alle Aufgaben gleichermaßen gut zu erledigen.
Aufgabenverteilung im Team: Wie kann sie funktionieren?
Führungskräfte sollten sich im ersten Schritt das richtige Mindset zulegen. Sie müssen einsehen, dass es für alle besser ist, wenn Aufgaben im Team verteilt werden. Ist diese Einsicht verinnerlicht, geht es im nächsten Schritt an die Umsetzung.
Wenn du darüber entscheiden kannst, welche Aufgaben abgegeben werden sollen und welche du selbst übernehmen möchtest, solltest du die Aufgabenverteilung natürlich nicht willkürlich vornehmen.
Um zu entscheiden, welche Aufgaben sich auf das Team verteilen lassen, solltest du vorab folgende Fragen klären.
1. Welche Aufgaben müssen erledigt werden?
Wie so häufig ist der erste Schritt die Bestimmung des status quo. Verschaffe dir einen Überblick darüber, welche Aufgaben anstehen. Fasse diese Aufgaben etwa auf einem Board oder einer Mindmap zusammen. Wenn du dein Team schon hier integrieren möchtest, kannst du die To-Dos auf einem Kanban-Board oder einem Whiteboard im Büro festhalten.
2. Wie soll das Ergebnis aussehen?
Damit Mitarbeiter eine Aufgabe nach deinen Vorstellungen erledigen können, solltest du vorher überlegen, welches Ergebnis du dir wünschst. Geht es zum Beispiel darum, dass du die Unternehmensdaten der letzten zehn Jahre sehen möchtest, solltest du vorab möglichst genau erklären, welche Daten du dabei besonders interessant findest. Vermutlich sind auch nur ein Teil der Daten und nicht alle Zahlen relevant. Definiere das Arbeitsziel möglichst präzise. Das verbessert das Arbeitsergebnis und vermeidet Frust beim Mitarbeiter.
3. Warum soll die Aufgabe erledigt werden?
Werden Mitarbeiter in den Prozess der Aufgabenverteilung einbezogen, erhöht das die Motivation. Für Führungskräfte besonders interessant: Meist werden auch die Arbeitsergebnisse besser. Du solltest daher möglichst transparent bei der Arbeitsverteilung vorgehen. Definiere nicht nur möglichst konkret, was erledigt werden soll, sondern erkläre möglichst auch die Gründe oder die Gedanken dahinter.
Um bei unserem Beispiel der Unternehmenskennzahlen zu bleiben: Wenn der Mitarbeiter, der die Zahlen aufbereiten soll, weiß, wie du die Zahlen später verwenden willst, erkennt er eher einen Sinn in seiner Arbeit. Das stärkt das Selbstbewusstsein („meine Arbeit ist wichtig“) und führt dazu, dass du mit besseren Arbeitsergebnissen rechnen kannst.
4. Wie lange hat der Mitarbeiter Zeit?
Nach der Arbeitsverteilung sollte jedem beauftragten Mitarbeiter klar sein, bis zu welchem Termin seine Arbeitsergebnisse erwartet werden. Das gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seinen Arbeitstag entsprechend zu strukturieren und die Ergebnisse rechtzeitig abzuliefern.
Tipp: Im Alltag werden Mitarbeiter durch unvorhergesehene Ereignisse immer wieder von ihrer Arbeit abgehalten. Deshalb solltest du als Führungskraft die Deadline zu knapp setzen. Plane stattdessen zeitlichen Puffer ein. So ersparst du dir und deinem Mitarbeiter unnötigen Stress und Druck, setzt aber trotzdem einen zeitlichen Rahmen, an dem sich der Mitarbeiter orientieren kann.
5. Welche Hilfsmittel benötigt der Mitarbeiter?
Zu einer guten Aufgabenverteilung gehört außerdem, dass du dir schon bei der Planung Gedanken darüber machst, welche Hilfsmittel und Informationen der Mitarbeiter braucht, um die Aufgabe erledigen zu können.
Nachdem du ihm deine Vorstellungen präsentiert hast, solltest du nachfragen, ob ihm Informationen oder Hilfsmittel fehlen, um die Aufgabe wie gewünscht zu erledigen. Fragst du den Mitarbeiter nach seiner Meinung, zeigst du außerdem, dass dir seine Meinung wichtig ist. Das zeigt Wertschätzung und sorgt oft dafür, dass sich der Mitarbeiter mehr anstrengt. Schließlich möchte er das Vertrauen zurückzahlen, das du ihm entgegenbringst.
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