Das Empfehlungsschreiben als wichtiges Element in der Bewerbung
Wer eine schriftliche Bewerbung bei einem Unternehmen abgibt, fügt standardmäßig seine bisherigen Arbeitszeugnisse bei. Immer öfter verlangen Personalchefs aber auch Referenzen oder Empfehlungsschreiben von den Bewerbern. Vor allem im englischsprachigen Raum sind diese „Letter of Recommendation“ sehr gefragt und weit verbreitet. Wenn du dir jetzt die Frage stellst, was es mit diesen Empfehlungsschreiben auf sich hat und wie du sie richtig verwendest, findest du hier die Antworten.
Wichtiges Instrument zur Chancenverbesserung
Dank gut verfasster und perfekt ausgestellter Empfehlungsschreiben können sich deine Chancen auf den gewünschten Job deutlich verbessern. Es ist meist weniger standardisiert als ein Arbeitszeugnis und gilt als persönliche Empfehlung für dich als Bewerber. Der Aufbau der Texte ist meist sehr persönlich. Gerade wenn dein zukünftiger Chef oder sein zuständiger Mitarbeiter für das Personal den Verfasser des Empfehlungssschreibens direkt kennt und damit die Ernsthaftigkeit und Seriosität desselben einschätzen kann, steigen damit deine Jobchancen deutlich. Grundsätzlich ist aber festzuhalten, dass derartige Empfehlungen hierzulande noch nicht zum festen Bestandteil einer ordnungsgemäßen Bewerbung gehört. Du kannst dich damit sehr gut von der Konkurrenz abheben.
Sinn und Zweck eines Empfehlungsschreibens
Wie der Name schon zum Ausdruck bringt, geht es bei einem Empfehlungsschreiben darum, dass dich ein ehemaliger Arbeitgeber für den anvisierten Job quasi empfiehlt. Damit tritt er sozusagen als Bürge für deine Qualität und Eignung für die bestimmte Stelle auf. Inhalt des Schreibens ist aber nicht nur die Empfehlung für die berufliche Tätigkeit selbst, sondern auch die Anerkennung deiner persönlichen Fähigkeiten und der sogenannten Soft Skills. Ein aussagekräftiges Empfehlungsschreiben macht immer dann Sinn, wenn die darin beschriebenen bisherigen Tätigkeiten und deine persönlichen Charaktereigenschaften zu den ausgeschriebenen Anforderungen der neuen Stelle perfekt passen. ist dies nicht der Fall, kannst du ohne weiteres auf ein Empfehlungsschreiben verzichten. Denn es ist wichtig, dass der Grund des Verfassers eines Empfehlungsschreibens klar hervortritt. Wenn sich ein früherer Chef für dich einsetzt, bringt er damit zum Ausdruck, dass er mit deinen Leistungen stets zufrieden war. Wenn du deinen Vorgesetzten allerdings mit der Bitte um ein Empfehlungsschreiben überrumpelst und ihm im Zuge dieses Anliegens überhaupt erst vom bevorstehenden Weggang in Kenntnis setzt, hat dieser keinen Grund, sich für das Schreien besonders Mühe zu geben.
Für Freiberufler besonders wichtig
Im Unterschied zu traditionell Angestellten hast du als Freiberufler keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wenn du eine Stelle wechselst. Damit ist ein Empfehlungsschreiben noch wichtiger, denn es bietet dir die Möglichkeit, einer Bewerbung ein vergleichbares Dokument beizufügen. Grundsätzlich wird es allerdings dann als Referenz bezeichnet. Auch wenn du dich für ein Praktikum oder einen Studienplatz bzw. ein Stipendium bewirbst, können derartige Empfehlungsschreiben verlangt werden. Gerade wenn du in den Beruf einsteigst, bieten dir derartige Schreiben oft die einzige Option, ein dem Arbeitszeugnis vergleichbares Dokument der Bewerbung beizulegen.
Empfehlungsschreiben bzw. Referenzschreiben – was ist der Unterschied?
Grundsätzlich haben beide den Zweck, dich als Bewerber für einen Job in ein gutes Licht zu rücken. Beide Textsorten unterscheiden sich allerdings insofern, als dass Referenzschreiben meist allgemeiner gehalten sind, hingegen sich Empfehlungsschreiben an einen individuellen bzw. dezidierten Arbeitgeber richten. In Sachen Struktur gibt es allerdings keine erwähnenswerten Unterscheidungen der beiden Empfehlungsformen.
Aufbau und Inhalt des Empfehlungsschreibens
Während in Arbeitszeugnis mittlerweile die Verwendung von vermeintlich geheimen Codes durchaus bekannt ist und häufig angewandt wird, gilt dies für Empfehlungsschreiben nicht. Die Struktur ist nämlich meist sehr flexibel und kennt kaum feste Regeln für den Aufbau. Der Verfasser des Schreibens erwähnt einfach deine Stärken und hebt etwaige besondere Qualifikationen hervor, die für deine angestrebte Stelle bedeutend sein können. Ein Empfehlungsschreiben wird durchaus standardmäßig auf Firmenpapier gedruckt und enthält den Briefkopf des Verfassers. Es macht auch Sinn, genau an dieser Stelle die direkte Durchwahl des Verfassers zu erwähnen. So wird sichtbar, dass auch Rückfragen möglich sind.
Der Betrifft wird meist mit „Empfehlungsschreiben“ ausgewiesen, dazu macht es natürlich Sinn, deinen Namen als empfohlene Person zu erwähnen. Im darauffolgenden ersten Absatz sollte sich der Verfasser selbst kurz vorstellen und auch auf seine Position im Unternehmen hinweisen. Ratsam ist auch, dass er kurz auf die Hintergründe eingeht, warum du nicht mehr für ihn als Arbeitgeber tätig bist. Im weiteren Verlauf des Schreibens können die Details der Zusammenarbeit beschrieben werden, wobei auch auf deren Dauer eingegangen werden sollte. Besondere Fähigkeiten oder individuelle Erfolge – etwa bei Projekten oder Bewerben – müssen ebenfalls erwähnt werden, wobei im Weiteren darauf einzugehen ist, warum du dich für die neue angestrebte Stelle besonders eignest. Dieses sollte mit Beispielen verdeutlicht werden, um sie glaubhaft zu machen. Natürlich müssen auch Soft Skills, die du für deine neue Position benötigst, entsprechend erwähnt werden.
Am Ende des Empfehlungsschreibens findet sich das Ausstellungsdatum und die Unterschrift des Verfassers. Eingeordnet wird es in der schriftlichen Bewerbung direkt hinter deinem Lebenslauf, also noch vor anderen Zeugnissen. Am besten weist du außerdem im Anschreiben auf das Empfehlungsschreiben hin.
Einige Aspekte zu beachten
Auch wenn es keine generellen Vorgaben für ein Empfehlungsschreiben gibt, was die Form oder die Sprache betrifft, so sollte doch auf einiges geachtet werden. Zum einen ist es ratsam, wenn sich der Verfasser eher kurz hält und nicht mehr als eine Seite schreibt. Andererseits darf das Schreiben auch nicht zu kurz ausfallen, denn sonst entsteht vielleicht der Eindruck, dass es nicht mehr Lobendes über dich zu sagen gibt. Um die Glaubwürdigkeit zu steigern, macht es Sinn, den Sprachstil sehr persönlich zu halten und in der Ich-Form zu schreiben. Die individuelle Note spielt dabei eine wichtige Rolle, ohne dass dich dein ehemaliger Chef deswegen über alle Maße lobt. Denn in diesem Fall kann ein Personalverantwortlicher schnell misstrauisch werden, ob er es nicht mit einem bloßen Gefälligkeitsschreiben zu tun hat.
Tipps für die Bitte um ein Empfehlungsschreiben
Wenn du dich jetzt fragst, wer als Aussteller für ein Empfehlungsschreiben in Frage kommt, gibt es eine eindeutige Antwort. Denn dafür in Frage kommen ausschließlich Vorgesetzte und nicht zum Beispiel ehemalige Kollegen. Es muss sich dabei aber nicht um den ranghöchsten Vorgesetzten handeln, die Person, die dir unmittelbar vorsteht, ist meist besser geeignet. Für Freiberufler sind in dieser Hinsicht Kunden und Geschäftspartner als Empfehlungsgeber sinnvoll bzw. bei Studenten die jeweiligen Fachprofessoren. Diese können am besten über deine Qualifikationen und Qualitäten Auskunft geben.