Betriebliche Übung: Wie sie entsteht und was das Arbeitsrecht sagt

Wenn der Chef jedes Jahr Weihnachtsgeld zahlt, darf man als Arbeitnehmer in der Regel darauf vertrauen, dass die Sonderzahlung auch in diesem Jahr erfolgt. Schließlich war das immer so und gilt daher gewissermaßen als Gewohnheitsrecht. Vermutlich liegen die Beschäftigten mit dieser Annahme richtig. Ob es sich allerdings tatsächlich um eine betriebliche Übung handelt, die einen Rechtsanspruch begründet, hängt vom Einzelfall ab. Was du als Arbeitnehmer zum Thema Betriebsübung wissen solltest, kannst du hier nachlesen.

Betriebliche Übung: Was versteht man darunter?

Können Arbeitnehmer, die jedes Jahr Urlaubsgeld erhalten, können davon ausgehen, dass sie dieses Geld auch in den folgenden Jahren bekommen werden? Wie so häufig im Arbeitsrecht hängt das vom Einzelfall ab.

Wie eine betriebliche Übung oder Betriebsübung entsteht: Wenn der Arbeitgeber ein Verhalten, meist mindestens drei Jahre in Folge, wiederholt, dürfen Arbeitnehmer daraus schließen, dass dies auch in Zukunft so sein wird. Beispiel: Wer sechs Jahre in Folge zu seinem Geburtstag einen halben Tag Urlaub bekommt, darf erwarten, dass dieser halbe Urlaubstag auch im siebten Jahr wieder gewährt wird.

Die betriebliche Übung hängt also eng mit dem Gewohnheitsrecht zusammen. Sie muss nicht schriftlich festgehalten sein, um zu gelten. Ausschlaggebend für die betriebliche Übung ist letztlich das Verhalten des Arbeitgebers. Denn daraus leitet sich die Erwartung des Arbeitnehmers ab, der Chef werde sich auch beim nächsten Mal wieder so verhalten und den Urlaub gewähren oder eben das Urlaubsgeld auszahlen.

Kurzum: Wer als Arbeitgeber regelmäßig bestimmte Vergünstigungen oder Zusatzleistungen gewährt und sich rechtlich nicht absichert, muss davon ausgehen, dass sein Verhalten zu einer betrieblichen Übung wird und für Arbeitnehmer ein Anspruch darauf entsteht. Gerichte urteilen häufig, dass eine Regelmäßigkeit vorliegt, wenn sich ein Verhalten drei Jahre in Folge wiederholt.

Aber Achtung: Die Rechtsprechung entscheidet fast immer anhand des Einzelfalls. Die Wiederholung über drei Jahre hinweg ist nur ein grober Anhaltspunkt. Unter Umständen urteilen Gerichte in deinem Fall ganz anders.

Zusammengefasst: Die betriebliche Übung verbessert die Konditionen des Arbeitsverhältnisses, ohne dass dafür eine separate Vereinbarung im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag bestehen müsste.

Die Betriebsübung ändert damit die Bedingungen des Arbeitsvertrags, denn der Beschäftigte kann sich dank der betrieblichen Übung über zusätzliches Geld oder einen weiteren Tag Urlaub freuen.

Betriebsübung Beispiele: Wann liegt sie vor und wann nicht?

Ganz verschiedene Leistungen und Vergünstigungen des Arbeitgebers können zu einer betrieblichen Übung werden. Entscheidend ist, dass der Beschäftigte davon ausgehen kann, dass sein Chef auch in Zukunft die entsprechenden Leistungen oder Vergünstigungen gewährt.

Was der Chef wollte, ist letztlich nicht ausschlaggebend. Solange die Leistung vom Chef ausgeht, er sie also freiwillig anbietet, kann sie zu einer betrieblichen Übung werden.

Das zeigt gleichzeitig aber auch, wann man nicht mehr von einer Betriebsübung sprechen kann. Zum Beispiel, wenn der Arbeitnehmer sich bestimmte Dinge ohne vorherige Absprache einfach selbst genehmigt. Klassiker: die Raucherpause.

Nur weil Beschäftigte vielleicht über Monate hinweg eine Raucherpause gemacht haben, ohne sich vorher auszustempeln, ist das noch lange keine betriebliche Übung. Dazu müsste der Chef angeboten haben, dass seine Mitarbeiter sich eine von ihm bezahlte Raucherpause genehmigen dürfen. Hat er das nicht getan, haben Arbeitnehmer auch keinen Rechtsanspruch darauf.

Beispiele für betriebliche Übung

Folgende Leistungen des Arbeitgebers gelten als klassische Beispiele für eine betriebliche Übung:

Urlaubsgeld
Weihnachtsgeld
Freistellung an bestimmten Tagen, zum Beispiel Geburtstag, Karneval, Silvester oder ähnliches
Prämien
Bonuszahlung zum Firmenjubiläum
Ablauf bei der Krankmeldung
Pausenregelung
Zuschuss zu Fahrtkosten
Parkplatz auf dem Firmengelände
Übernahme der Weiter- und Fortbildungskosten
Zuschuss zum Essen in der Kantine

Wie kann der Arbeitgeber die betriebliche Übung verhindern?

Es wäre aus Arbeitnehmersicht schade, wenn Arbeitgeber kein Urlaubs- oder Weihnachtsgeld mehr zahlen würden, weil sie sich davor fürchten, damit eine betriebliche Übung zu etablieren.

Allerdings gibt es zwei verschiedene Optionen, mit denen der Arbeitgeber verhindern kann, dass eine Betriebsübung entsteht. Und zwar folgende:

Keine Regelmäßigkeit: Der Arbeitgeber zahlt zwar Weihnachtsgeld, aber eben nicht jedes Jahr. Wenn Arbeitnehmer nur unregelmäßig diese zusätzliche Zahlung erhalten, lässt sich daraus kein Rechtsanspruch ableiten. Die betriebliche Übung entsteht also nicht.
Freiwilligkeitsvorbehalt: Wenn der Arbeitgeber erklärt, dass er beispielsweise das Urlaubsgeld „ohne Anerkennung einer Rechtspflicht“ zahlt, entsteht daraus in der Regel keine betriebliche Übung. Manche Chefs gehen auf Nummer sicher und geben ihren Beschäftigten ein Begleitschreiben mit, in dem sie die Sonderzahlung noch einmal ganz deutlich als freiwillige Leistung ausweisen. Sie können zum Beispiel erklären, dass das Urlaubsgeld nur aufgrund besonders guter betriebswirtschaftlicher Zahlen ausgezahlt wird. Im nächsten Jahr kann die Situation schon wieder ganz anders sein.

Betriebliche Übung im Arbeitsrecht: So kann sie beseitigt werden

Aber auch dann, wenn der Arbeitgeber sich nicht rechtlich abgesichert hat und die betriebliche Übung entstanden ist, heißt es nicht, dass sie auf immer fortbestehen wird. Unter bestimmten Voraussetzungen können Arbeitgeber die betriebliche Übung nachträglich abschaffen.

Bis vor einigen Jahren war das sogar durch die sogenannte abändernde Betriebsübung, die auch negative oder gegenläufige Betriebsübung genannt wird, möglich. Der Arbeitgeber konnte dabei so vorgehen:

Negative Betriebsübung beendet nicht den Anspruch

Er erklärte gegenüber seinen Beschäftigten, dass er die betriebliche Übung, also beispielsweise das Urlaubsgeld, in Zukunft nicht mehr leisten möchte oder aber dass sich aus einer entsprechenden Zahlung kein Rechtsanspruch ergibt. Im nächsten Schritt stellte er wie angekündigt die Zahlung des Urlaubsgelds ein.

Wenn er das nun ebenfalls drei Jahre in Folge tat und die Belegschaft sich nicht beschwerte, war der eventuell auf dem Rechtsweg einzuklagende Anspruch auf Urlaubsgeld erloschen. Die gute Nachricht für Beschäftige: Seit 2009 ist dieses Vorgehen nicht mehr zulässig. Der Arbeitgeber kann die betriebliche Übung nun nicht mehr so einfach abschaffen.

Ebenso wenig hilft dem Chef eine Betriebsvereinbarung, um die Betriebsübung zu beenden. Der Grund: Die betriebliche Übung wird wie eine Verbesserung des Arbeitsvertrages gewertet. Und der Arbeitsvertrag kann nicht durch eine Betriebsvereinbarung abgeändert werden.

Grund dafür ist das sogenannte Günstigerprinzip. Es besagt, dass die Betriebsvereinbarung den Arbeitnehmer nur besserstellen darf. Für den Arbeitnehmer nachteilige Vereinbarungen sind nicht zulässig – und damit auch nicht die Abschaffung der betrieblichen Übung.

So wird der Anspruch beendet

Der Arbeitgeber hat aber zwei andere Optionen, um die betriebliche Übung in seinem Betrieb abzuschaffen. Ob das funktioniert, hängt allerdings davon, wie Gerichte das Vorgehen bewerten, sollten die Beschäftigten dagegen klagen:

Einigung mit Arbeitnehmer: Der Arbeitgeber kann das persönliche Gespräch mit seinen Beschäftigten suchen und auf Einsicht hoffen. Wenn er zum Beispiel erklärt, dass er im aktuellen Geschäftsjahr kein Urlaubsgeld zahlen kann, weil das Unternehmen ein Minus erwirtschaftet hat, könnten die Beschäftigten das einsehen. Letzten Endes haben auch die Arbeitnehmer nichts davon, wenn sie auf die Zahlung bestehen. Denn die könnte die wirtschaftlichen Probleme noch verstärken und im schlimmsten Fall den eigenen Arbeitsplatz gefährden. Besser ist es daher, auf das Urlaubsgeld zu verzichten. Das signalisiert dem Arbeitgeber außerdem, dass man ein Mitarbeiter ist, auf den er sich verlassen kann und der sich loyal verhält – das kann für das weitere Beschäftigungsverhältnis wichtig werden.
Änderungskündigung: Da die betriebliche Übung als Verbesserung des Arbeitsvertrags betrachtet wird, könnte der Arbeitgeber versuchen, den Arbeitsvertrag mittels einer Änderungskündigung anzupassen. Das Arbeitsverhältnis bliebe auch nach einer Änderungskündigung bestehen. Lediglich die Konditionen würden modifiziert – in unserem Fall würde der Arbeitgeber versuchen, das Urlaubsgeld zu streichen und den restlichen Arbeitsvertrag wie gehabt beizubehalten.

Bildnachweis: Pressmaster / Shutterstock.com