Zeitmanagement: Zeit sinnvoll nutzen

Für viele Arbeitnehmer beginnt der Arbeitstag mit dem Anfertigen einer langen To-Do-Liste. Ist endlich Feierabend, geht es zuhause weiter mit den nächsten Aufgaben. Dabei lassen sich die oft übervollen Listen mit Dingen, die beruflich und privat zu tun sind, oft kaum in der dafür vorgesehenen Zeit schaffen. Die Folgen sind häufig Stress und Frust. Das muss nicht sein – mit einem durchdachten Zeitmanagement gelingt es dir, dich auf das Wichtige zu fokussieren und dir realistische Ziele zu setzen. Wir haben Tipps, mit denen du dein Zeitmanagement verbessern kannst.

Zeitmanagement: Warum es so wichtig ist

Für viele Menschen bedeutet der normale berufliche und private Alltag Stress. Mal geht es richtig hektisch zu, und man weiß nicht mehr, wo einem der Kopf steht. Dann wieder ist der Stress subtiler, aber trotzdem vorhanden – und man ist ständig damit beschäftigt, lange To-Do-Listen abzuarbeiten, die scheinbar nie enden wollen. Bei all den Erledigungen bleibt oft kaum noch Zeit für sich selbst. Das schlaucht – und geht nicht selten auf Kosten der Zufriedenheit mit dem eigenen Leben.

Die Anforderungen im Berufsleben waren wohl nie so hoch wie heute. Zugleich lasten sich viele Menschen neben einem Vollzeitjob zahlreiche private Verpflichtungen auf. Dabei können auch Hobbys und andere Dinge, die eigentlich etwas Positives sein sollten, Stress erzeugen. Viele Beschäftigte haben den Anspruch, nach einem anstrengenden Arbeitstag auch den Feierabend und das Wochenende möglichst produktiv zu nutzen. So entsteht Druck, rund um die Uhr zu funktionieren. Wirkliche Entspannung ist unter diesen Umständen kaum möglich.

Was Zeitmanagement bedeutet

Viele Menschen sind permanent damit beschäftigt, einer Fülle an Aufgaben hinterherzuhetzen. Sie schaffen nie alles, was auf dem viel zu vollen Plan stand, und fühlen sich deshalb schlecht. Kein Wunder, dass gutes Zeitmanagement voll im Trend liegt und nicht nur viele Arbeitnehmer sich fragen, wie sie ihre Zeit optimal gestalten können.

Beim Zeitmanagement geht es darum, die eigene Zeit bewusst zu nutzen. Es erfordert eine gute Organisation und macht es notwendig, klare Ziele zu setzen. Oft ist synonym von Selbstmanagement die Rede, was für viele der bessere Begriff ist: Schließlich hat jeder Mensch dieselbe Zeit zur Verfügung. Wie er sie nutzt, macht den Unterschied – und das erfordert es, an sich selbst zu arbeiten und die eigenen Vorgehens- und Verhaltensweisen immer wieder kritisch zu hinterfragen.

Die Vorteile von gutem Zeitmanagement

Wer weiß, wie er seine Zeit sinnvoll nutzen kann, profitiert davon ebenso unmittelbar wie langfristig. Der Alltag kann durch gutes Zeitmanagement oft spürbar entschleunigt werden. Stress und Druck lassen sich durch gezieltes Selbstmanagement reduzieren. Wer den Überblick über seine Zeit und seine Aufgaben hat, kann klarer einschätzen, ob und was er tatsächlich schaffen kann. Realistische Erwartungen sorgen für Erfolgserlebnisse, wenn man die gesetzten Ziele erreicht.

Mit gutem Zeitmanagement ist es nicht nur leichter, Aufgaben zu erledigen. Es geht in Kombination mit fokussiertem Arbeiten auch oft schneller, weil die Zeit effizienter genutzt wird. Wer sich darüber Gedanken macht, wie er seine Zeit verwendet, läuft weniger Gefahr, am Ende des Tages nicht zu wissen, wo die Zeit eigentlich hingegangen ist.

Wenn Aufgaben schneller erledigt sind, bleibt mehr Zeit für andere Dinge. Das kann bedeuten, dass du wieder mehr Zeit für schöne Dinge hast. Du kannst eher entspannen und deine freie Zeit bewusst genießen. Dadurch wirst du langfristig wahrscheinlich zufriedener, und auch deiner Gesundheit kann durchdachtes Selbstmanagement zugutekommen. Hast du Stress, hat schließlich auch dein Körper Stress. Das macht dich anfälliger für verschiedenste Erkrankungen, kann zu schlechtem Schlaf und psychischen Problemen führen. Mit gutem Zeitmanagement wirkst du solchen Entwicklungen entgegen.

Zeitmanagement: Methoden und Tipps

Viele Menschen wünschen sich, ihre Zeit besser nutzen zu können. Aber wie geht das? Wie können Zeit- und Selbstmanagement ganz konkret aussehen? Die folgenden Methoden und Tipps zeigen dir mögliche Ansätze auf.

Mach dir einen Plan

Um deine Zeit besser nutzen zu können, brauchst du einen Überblick über das, was ansteht. Langfristige Ziele solltest du deshalb ebenso notieren wie Aufgaben, die kurzfristig erledigt werden müssen. Dafür eignen sich Zeitpläne beziehungsweise To-Do-Listen. Aufwendige und langwierige Aufgaben kannst du dabei in Teilstücke zerlegen. Dadurch wirken sie machbarer und du hast deinen Fortschritt immer im Blick.

Je nachdem, was du planen möchtest, kannst du einen Tages-, Wochen-, Monats- oder sogar einen Jahresplan anfertigen. Wichtig: Pack die Liste nicht zu voll. Schreib nur auf, was wirklich wichtig ist. Wenn du all deine Energie in die entscheidenden Dinge steckst statt halbherzig alles machen zu wollen, was du machen könntest, sind die Erfolgsaussichten meist deutlich besser.

Klare Ziele, klare Wege

Viele Menschen machen den Fehler, in hektischen Phasen einfach mit irgendetwas anzufangen. Zwar ist es im Zweifel natürlich sinnvoll, überhaupt etwas zu tun. Andererseits können Aufgaben unnötig lange dauern, wenn du sie ohne Plan angehst – wenn du etwa gar nicht weißt, wie wichtig sie eigentlich wirklich sind oder was dein Ziel dabei ist. Zur Planung deiner Aufgaben sollte es deshalb gehören, mit den verschiedenen Aufgaben klare und vor allem realistische Ziele zu verknüpfen.

Dabei kann die ALPEN-Methode nützlich sein. Aufgaben kannst du demnach angehen, indem du:

A = Aufgaben und Aktivitäten aufschreibst, die zu tun sind
L = ihre jeweilige Länge kalkulierst
P = Puffer einplanst, weil nicht immer alles nach Plan läuft
E = Entscheidungen triffst und Prioritäten setzt
N = das Ergebnis über eine Nachkontrolle beurteilst

Denk bei deiner Zeitplanung an regelmäßige Pausen. Hieran zu sparen ist nicht sinnvoll, weil du Pausen brauchst, um leistungsfähig zu bleiben. Deine Konzentration wird ohne Pausen sinken – mit dem Ergebnis, dass du womöglich ohne Pausen wesentlich länger brauchst als mit.

Prioritäten setzen

Der Tag ist aus Sicht vieler Menschen zu kurz, um alles zu schaffen. So sehr du dir auch wünschen magst, dass der Tag mehr Stunden hätte – er ist nun mal „nur“ 24 Stunden lang. Umso wichtiger ist es, zu lernen, Zeit bewusst einzusetzen. Dafür ist es unerlässlich, dass du Prioritäten setzt.

Dazu bietet sich zum Beispiel die Eisenhower-Methode an. Was zu tun ist, wird dabei in einer Matrix mit vier Feldern nach Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeordnet. Aufgaben können wichtig und dringend, wichtig und nicht dringend, dringend, aber nicht wichtig oder weder wichtig noch dringend sein. Anhand der Einstufung solltest du die Aufgaben abarbeiten. Dabei gilt:

wichtige und dringende Dinge sollten sofort erledigt werden
wichtige, aber nicht dringende Dinge sollten terminiert werden
dringende, aber unwichtige Dinge sollten delegiert werden
Dinge, die weder wichtig noch dringend sind, lohnen sich nicht und können ignoriert werden

Wie viel Zeit du für einzelne Aufgaben einplanst, solltest du von ihrer Priorität abhängig machen. Das heißt: Für eine Aufgabe von hoher Priorität nimmst du dir viel Zeit. Mit weniger wichtigen Aufgaben solltest du dich hingegen nicht zu lange befassen – die Zeit fehlt dir sonst anderswo.

Bei der Zeitplanung kann das Pareto-Prinzip nützlich sein, das auch als 80/20-Regel bekannt ist. Es besagt, dass man mit 20 Prozent des Einsatzes 80 Prozent des Ergebnisses erreichen kann. Für die restlichen 20 Prozent der Aufgabe benötigt man hingegen ganze 80 Prozent des Einsatzes. Bei vielen Aufgaben reichen 80 Prozent völlig aus. Die Zeit, die du durch deinen geringeren Einsatz gespart hast, kannst du in wirklich wichtige Aufgaben stecken.

Schluss mit Multitasking

Es ist noch nicht allzu lange her, dass Multitasking als etwas Erstrebenswertes angepriesen wurde. Wer Dinge parallel erledigt, spart Zeit – das glaubten zumindest viele Menschen. Das Gegenteil ist der Fall, wie sich in zahlreichen Studien gezeigt hat. Das Gehirn kann sich nicht auf mehrere Dinge gleichzeitig konzentrieren, vielmehr schaltet es permanent zwischen mehreren Aufgaben hin und her, wenn wir uns mehr als einer Sache widmen. Weil dieses permanente Umschalten Ressourcen fordert, unterlaufen uns beim Multitasking leichter Fehler. Zeit sparen wir dadurch auch nicht.

Lediglich automatisierte Prozesse, bei denen wir nicht nachdenken müssen – wie Laufen oder Fahrradfahren –, lassen sich recht unkompliziert mit anderen Dingen verbinden. Eine Unterhaltung beim Joggen ist etwa kein Problem. Bei komplexen Aufgaben sieht es jedoch anders aus, weshalb es wesentlich sinnvoller ist, Aufgaben eine nach der anderen anzugehen. Dadurch kannst du dich ganz in eine Aufgabe hineindenken, ohne dich durch Multitasking ständig selbst wieder davon abzulenken.

Tipps zum Umgang mit unangenehmen Aufgaben

Aufgaben, die besonders langwierig, nervig, schwierig oder unangenehm sind, schieben wir oft am längsten vor uns her. Das ist nicht sinnvoll. Besser ist es, mit genau diesen Tätigkeiten zu beginnen. So sieht es auch die Eat-the-Frog-Methode vor. Das hat den Vorteil, dass man Unangenehmes schnell hinter sich gebracht hat. Der restliche Tag läuft dann meist entspannter, außerdem hat man kein schlechtes Gewissen, weil man immer noch nicht angefangen hat.

Manche Aufgaben fühlen sich wie eine besondere Herausforderung an – zum Beispiel, weil sie sehr komplex sind oder weil von ihnen viel abhängt. Dann kann es hilfreich sein, kleinschrittig anzufangen. Plane erstmal nur 20 oder 30 Minuten für die Aufgabe ein. Oft gehen Dinge wesentlich leichter von der Hand, wenn man erstmal angefangen hat.

Aufgaben planen: Leistungsfähige Phasen nutzen

Wenn du deinen Tag planst, solltest du berücksichtigen, wann du deine leistungsfähigsten Phasen hast. Vielleicht schaffst du gleich morgens am meisten, oder du bist erst am Nachmittag so richtig einsatzfähig. In diesen Hochphasen solltest du die Aufgaben angehen, die besonders anspruchsvoll oder wichtig sind. In Phasen, wo es dir schwerer fällt, dich zu konzentrieren, machst du dann weniger wichtige Dinge.

Fokussiertes Arbeiten

Wie schnell und gut du deine Aufgaben erledigen kannst, hängt nicht nur von einem guten Zeitmanagement ab. Es kommt auch darauf an, wie gut du dazu in der Lage bist, fokussiert bei der Sache zu bleiben. Die Informationsflut, die uns umgibt, ist dabei nicht hilfreich, denn sie mindert unsere Aufmerksamkeitsspanne. Vielen Menschen fällt es etwa schwer, einen kurzen Nachrichtentext aufmerksam zu lesen, ohne gedanklich abzuschweifen.

Die gute Nachricht: Fokussiertes Arbeiten kann man trainieren. Dabei hilft es, wenn du Ablenkungen minimierst. Du kannst etwa öfter mal die Tür im Büro zumachen, Ohrstöpsel benutzen oder dein Mail-Programm nicht im Hintergrund geöffnet lassen.

Zeitfresser finden und eliminieren

Nicht alles geschafft zu haben, ist besonders dann frustrierend, wenn man zwar Zeit hatte, diese aber nicht optimal genutzt hat. Besonders, wenn die Konzentration nachlässt, lässt man sich leicht ablenken – und wendet Zeit für Dinge auf, die sich im Nachhinein als weder zielführend noch anderweitig gewinnbringend herausstellen. Aus Sicht vieler Menschen sind soziale Netzwerke oder das Scrollen durch Nachrichtenseiten klassische Beispiele hierfür.

Wenn du dich auch oft fragst, was du mit deiner Zeit eigentlich gemacht hast, kann es sich lohnen, mal genauer hinzuschauen. Notiere dir einen oder mehrere Tage lang, was du alles gemacht hast. Im zweiten Schritt kannst du überlegen, was du tun kannst, damit dir diese Dinge nicht deine Zeit rauben. Du kannst etwa das WLAN vorübergehend ausstellen oder Apps mit einem Zeitlimit versehen.

Erwartungen an sich selbst prüfen

Ein gutes Zeit- und Selbstmanagement ist im beruflichen wie privaten Alltag ohne Zweifel überaus nützlich. Es kann dafür sorgen, dass du zufriedener bist, weil du deine Zeit effizienter nutzt. Allerdings ist das Streben nach einem idealen Zeitmanagement auch ein Streben nach steter Selbstoptimierung, die für viele Menschen eine enorme Bedeutung hat. Klappt es mal nicht so wie geplant, entsteht schnell Frust – oder das Gefühl, nicht gut genug zu sein.

Sei deshalb nachsichtig mit dir selbst. Es ist in Ordnung, wenn du mal nicht alles abhaken kannst, was du dir vorgenommen hattest. Das ist menschlich – und geht anderen auch so. Die Realität lässt sich eben nicht zu 100 Prozent planen. Umso wichtiger ist es, dass du in deiner Zeitplanung genügend Puffer und Pausen einberechnest. Mach außerdem nicht den Fehler, deine To-Do-Listen auf ein exorbitantes Maß anschwellen zu lassen. Denk dran: Auch bei noch so sorgfältiger Planung hat dein Tag nur eine gewisse Anzahl an Stunden. Volle To-Do-Listen können enormen Druck ausüben und dazu führen, dass man am Ende unzufrieden ist, wenn man zwar viel, aber längst nicht alles erledigt hat.

Streich deshalb bei vollen Listen ganz bewusst einige Aspekte, die weniger entscheidend sind. Falls du am Ende doch noch Zeit haben solltest, kannst du dich diesen Dingen widmen. Vergiss nicht, wie wichtig es ist, dass dir auch noch Zeit für angenehme Dinge bleibt – Dinge, die nicht auf einer Liste stehen und die auch keinen produktiven Zweck erfüllen müssen. Regelmäßige Entspannung ist der Grundstein für dein seelisches und körperliches Wohlbefinden. Entsprechend hoch sollte ihre Priorität in deinem Leben sein.

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