Agiles Arbeiten: Flexibilität & Effizienz im Berufsalltag

Unsere Arbeitswelt wird immer flexibler – Veränderungen und neue, disruptive Technologien bestimmen unseren Arbeitsalltag. Wer es da nicht schafft, sich anzupassen und entsprechend zu reagieren, der wird das Nachsehen haben. Agiles Arbeiten ermöglicht es, den Arbeitsalltag zu strukturieren und mit den modernen Herausforderungen Schritt zu halten. Wir haben uns die Bedeutung dieser Arbeitsweise sowie verschiedene Methoden angesehen und geben Tipps für deren Integration.

Agiles Arbeiten: Die Bedeutung der Arbeitsweise

Agiles Arbeiten ist eine Form, die Arbeit zu organisieren, und stammt aus der Softwareentwicklung. Das Prinzip wird mittlerweile jedoch auch auf andere Bereiche im Arbeitsleben übertragen. So wirkt sich beispielsweise die flexible und iterative Arbeitsweise auch in anderen Projekten durchaus positiv aus.

Dank dieser Arbeitsform wird es nämlich möglich, alte, tradierte Arbeitsweisen abzuwandeln oder beiseitezulegen.

Besonders Mitarbeiter, die in einem Start-up arbeiten, können mit starren, hierarchischen Strukturen häufig nicht viel anfangen. Sie wollen lieber mit anderen Mitarbeitern gleichberechtigt im Team arbeiten und sich schnell und flexibel an Herausforderungen anpassen.

Die Vorteile der agilen Arbeitsform

Agiles Arbeiten hat viele Vorteile:

Bestmögliche Arbeitsergebnisse: Ein Prinzip der agilen Arbeitsweise lautet, dass sich der Auftraggeber jederzeit mit seinem Feedback in den Arbeitsprozess einbringen kann. Sollte sich das Projekt in eine Richtung entwickeln, die der Kunde nicht beabsichtigt hat, kann somit schnell eingegriffen werden. Daher kommt es in der agilen Arbeitswelt nicht so häufig zu kostspieligen Fehlern wie im klassischen Projektmanagement.
Enger, ergiebiger Kundenkontakt: Zentral für das agile Arbeiten ist die Vorstellung, dass man eng mit dem Auftraggeber zusammenarbeitet. Im Zweifel nimmt man dabei sogar Nachteile an anderen Stellen in Kauf. Eine enge Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist wichtig, um bestmögliche Arbeitsergebnisse zu erzielen. Der strikte Fokus auf den Kunden führt außerdem dazu, dass dessen Erwartungen schnell umgesetzt werden und das Projekt zügig zum gewünschten Abschluss kommt.
Schnellere Marktreife: Agiles Arbeiten ist flexibles Arbeiten, das schnell auf neue Anforderungen reagiert. Im Idealfall bedeutet das, dass das Produkt oder der Service, der entwickelt werden soll, schneller auf den Markt gebracht werden kann.
Weiterentwicklung von Produkt oder Service: Ist das Produkt auf dem Markt, gibt es nicht nur Feedback vom Auftraggeber, sondern auch von Nutzern des Produktes. Dieses zusätzliche Feedback ermöglicht es, das Produkt kontinuierlich zu verbessern. Agiles Arbeiten wirkt also direkt auf die Qualität des Produktes und ist im Idealfall deutlich effizienter als klassisches Projektmanagement.
Mehr Innovationsfreude im Unternehmen: Agiles Arbeiten kann nur funktionieren, wenn es innerhalb der Belegschaft möglichst flache Hierarchieebenen gibt. Dadurch fühlen sich Beschäftigte ermutigt, ihre Meinungen und Vorschläge einzubringen. Zudem werden in einem solchen Umfeld Kreativität und Freude an der Arbeit beflügelt.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter, die sich aktiv in den Prozess einbringen können und außerdem das Gefühl haben, dass ihre Meinung und ihre Ansichten wertgeschätzt werden, sind motivierter und haben mehr Freude an ihrer Arbeit. In vielen Fällen wirkt sich das positiv auf die Arbeitsergebnisse aus.
Engere Bindung ans Unternehmen: Mitarbeiter, die sich frei entfalten, ihre eigenen Ideen einbringen können und sich wertgeschätzt fühlen, haben eine engere Bindung an ihren Arbeitgeber. Das gilt auch für Kunden. Wenn Auftraggeber das Gefühl haben, dass ihre Meinungen und Vorschläge nicht nur als lästige Pflicht wahrgenommen werden, sondern tatsächlich gehört und beim Prozess berücksichtigt werden, entwickelt sich auch auf dieser Seite eine engere Bindung. Für Unternehmen kann agiles Arbeiten daher geringere Recruiting- und Akquisekosten bedeuten.

Agiles Arbeiten: Beispiele für das Gelingen

Die Idee des agilen Arbeitens als Arbeitsform ist schon einige Jahrzehnte alt. Bereits zu Beginn des neuen Jahrtausends fand diese Methode in der Softwareentwicklung Anwendung.

Mittlerweile sehen immer mehr Unternehmen die Bedeutung des agilen Arbeitens. Denn schnell zur Marktreife zu gelangen, ist ein klarer Wettbewerbsvorteil und kann sogar darüber entscheiden, ob sich das Unternehmen gegenüber seiner Konkurrenz langfristig behaupten kann oder eben nicht.

Gerade größere Unternehmen könnten dabei im Nachteil sein: Es ist ungleich schwerer, die agile Arbeitsweise in einem Unternehmen mit mehreren Zehntausend Mitarbeitern einzuführen statt in einer kleinen inhabergeführten Agentur.

Große Unternehmen entscheiden sich daher häufig für einen Mittelweg: hybrides Arbeiten. Dabei werden tradierte Strukturen mit agilen Arbeitsmethoden kombiniert. So kann agiles Arbeiten zum Beispiel in kleinen Teams ausprobiert werden. Dabei kann für ein bestimmtes Teilprojekt ein Team zusammengestellt werden, das agil arbeitet, während die Gesamtverantwortung immer noch bei etablierten Strukturen liegt.

Die Methoden des agilen Arbeitens können so ausprobiert und Schritt für Schritt eingeführt werden. Mitarbeiter – und besonders diejenige, die schon lange im Unternehmen sind – werden bei dieser behutsamen Einführung des agilen Arbeitens nicht überfordert, sondern können sich in ihrem eigenen Tempo an die neuen Methoden gewöhnen.

Agiles Arbeiten: Methoden und Beispiele

Es gibt nicht nur eine agile Arbeitsform, sondern viele Methoden, die einen flexiblen Ablauf ermöglichen. Auf einige davon gehen wir hier näher ein.

Scrum

Scrum ist eine der bekanntesten Methoden des agilen Arbeitens. Sie stammt aus der Softwareentwicklung und findet dort Anwendung, um komplexe Projekte zu managen. Hauptsächlich – wie insgesamt beim agilen Arbeiten – geht es darum, den Personen, die an dem Projekt arbeiten, flexibles Arbeiten zu ermöglichen, sodass sie sich schnell an neue Gegebenheiten anpassen können. Zentral für Scrum sind die sogenannten Sprints: kurze Zeiträume, in denen bestimmte Aufgaben abgeschlossen werden sollen. Nach Ablauf der Zeitspanne kommen die Mitarbeiter zusammen und überprüfen, ob das Ergebnis zufriedenstellend ist. Ebenfalls wichtig für die Methode sind die verschiedenen Rollen. So gibt es einen Product Owner, der dafür verantwortlich ist, die verschiedenen Anforderungen zu definieren und die Aufgaben zu periodisieren. Der Scrum Master kümmert sich darum, dass die Prinzipien eingehalten werden, und das Entwicklungsteam setzt die Arbeit in Eigenregie und selbstorganisiert um.

Beispiele für die Methode:

Nehmen wir an, Scrum wird im Marketing genutzt, um eine neue Kampagne zu planen und umzusetzen. Das könnte zum Beispiel so aussehen: Der Product Owner stellt zunächst die Anforderungen an die Kampagne dar und kann auch die Zeitspanne für die Sprints festlegen. Das Team bekommt eine Aufgabe und versucht, diese während eines Sprints zu lösen. Danach kommen alle zusammen, bewerten die Ergebnisse und besprechen gemeinsam, wie der nächste Sprint aussehen könnte.

Kanban

Bei der agilen Arbeitsweise, die sich an der Methode Kanban orientiert, geht es in erster Linie um das Visualisieren der Arbeitsschritte, damit diese kontinuierlich abgearbeitet werden können. Im Gegensatz zu Scrum wird die Aufgabe also nicht in verschiedene Sprints unterteilt, sondern als Ganzes „im Fluss“ bearbeitet.

Dazu werden die zu erledigenden Aufgaben auf einem Kanban-Board dargestellt. Das Board ist in verschiedene Spalten unterteilt, sodass der aktuelle Stand des Projektes auf einen Blick zu erkennen ist. Es gibt die Spalten „To do“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“.

Die Aufgaben werden auf Post-its oder Karten geschrieben und ans Board geheftet. Alternativ kann ein digitales Board genutzt werden, um die Aufgaben und den aktuellen Stand darzustellen. In beiden Fällen wandern die Aufgaben im Laufe des Projekts über das Board. Ganz wichtig: Es gibt eine WIP-Begrenzung. Das bedeutet, dass neue Aufgaben nur dann hinzugefügt werden dürfen, wenn es im Team Kapazitäten dafür gibt.

Beispiel für Kanban:

Diese Methode wird zum Beispiel im IT-Support eingesetzt. Pro Ticket wird eine Karte genutzt, die den verschiedenen Arbeitsstadien zugeordnet wird. So können alle Beteiligten jederzeit den aktuellen Stand einsehen.

Agiles Arbeiten im Team: So kann es funktionieren

Agiles Arbeiten kann für alle Beteiligten viele Vorteile haben, sofern es reibungslos funktioniert. Andernfalls können die Arbeitsergebnisse zu wünschen übrig lassen.

Damit agiles Arbeiten im Team funktioniert, solltest du auf folgende Aspekte achten:

Kommuniziere klar und deutlich: Alle Mitglieder im Team sollen möglichst zu jeder Zeit über den aktuellen Stand informiert sein. Auch besondere Herausforderungen werden im Idealfall transparent kommuniziert – ebenso wie Erfolge, da diese einen guten Einfluss auf die Motivation haben.
Organisiere dich gut: Agiles Arbeiten ist eigenverantwortliches Arbeiten. Nicht alle kommen damit gleichermaßen gut zurecht. So musst du zum Beispiel in der Lage sein, deinen Arbeitstag eigenständig zu strukturieren und dich an deine eigenen Vorgaben zu halten.
Überwache deinen Fortschritt: Es gibt zwar regelmäßig Feedbackrunden, doch beim agilen Arbeiten musst du dich nicht nur selbst organisieren, sondern in der Lage sein, deine Arbeit objektiv zu bewerten. Frage dich daher immer mal wieder, ob du das erreicht hast, was du erreichen wolltest.
Gewöhne dich an Flexibilität: Ein essenzieller Bestandteil des agilen Arbeitens ist Flexibilität. Bleibe offen für Veränderungen und nimm Feedback von außen an, um dich weiterzuentwickeln.
Evaluiere deine Arbeitsweise: Um flexibel zu bleiben und Veränderungen zuzulassen, solltest du außerdem in regelmäßigen Abständen deine eigene Arbeitsweise hinterfragen. Überlege, was gut funktioniert, mit welchen Methoden du schnell zu guten Ergebnissen kommst und wie du konzentriert und motiviert arbeiten kannst. Unter Umständen ändern sich diese Dinge hin und wieder. Wenn du jedoch regelmäßig evaluierst, passt du dich an und bleibst flexibel für Veränderungen.

Bildnachweis: voronaman / Shutterstock.com