Arbeitszeitkonto: Wie funktioniert es?

Viele Arbeitgeber nutzen ein Arbeitszeitkonto, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Damit lassen sich Schwankungen im Arbeitsaufkommen abfedern, ohne dass es gleich nötig wäre, Lohn oder Gehalt anzupassen. Überstunden werden als Plusstunden verzeichnet, wer zu wenig gearbeitet hat, sammelt Minusstunden. Hier erfährst du, wie ein Arbeitszeitkonto funktioniert, welche Varianten es gibt und welche Regelungen rund um das Arbeitszeitkonto beachtet werden müssen.

Wie funktioniert ein Arbeitszeitkonto?

Flexible Arbeitszeiten sind ein Kennzeichen der modernen Arbeitswelt. Viele Arbeitgeber ermöglichen ihren Mitarbeitern etwa Gleitzeit, wodurch sie in einem gewissen Rahmen selbst entscheiden können, wann ihr Arbeitstag beginnt. Auch Vertrauensarbeitszeit wird von manchen Arbeitgebern genutzt. Hierbei legen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst fest. Flexibel ist für Beschäftigte auch eine Tätigkeit im Home-Office, die nicht erst seit der Corona-Krise im Trend liegt.

All diese Arbeitszeitmodelle bedeuten für Beschäftigte mehr Freiheiten. Gleichzeitig müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sicherstellen, dass die vereinbarte Wochenarbeitszeit eingehalten wird. Auch die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes müssen beachtet werden, weshalb Beschäftigte etwa nicht zu lange Arbeitstage haben oder zu viele Überstunden machen dürfen. Ein Arbeitszeitkonto ist ein Instrument, mit dem die Arbeitsstunden von Arbeitnehmern im Blick behalten werden können.

Ein Arbeitszeitkonto zeigt, ob es Zeitguthaben oder Zeitschulden gibt

Ein Arbeitszeitkonto kannst du dir ähnlich wie ein reguläres Konto vorstellen. Wenn du mehr arbeitest als vereinbart, macht sich das auf deinem Arbeitszeitkonto in Form von Plusstunden bemerkbar. Hinter Plusstunden stecken also Überstunden, die zu einem Zeitguthaben führen, das du später nutzen kannst. Andererseits gibt es Phasen, in denen weniger viel zu tun ist. Dann bleibst du womöglich auch mal unter deinem regulären Pensum – und sammelst Minusstunden oder baust Plusstunden ab. Wenn es auf dem Arbeitszeitkonto zu viele Minusstunden gibt, musst du anschließend mehr arbeiten, um das Arbeitszeitkonto auszugleichen.

Die Rahmenbedingungen, in denen ein Arbeitszeitkonto geführt wird, legt der Arbeitgeber fest. Er bestimmt etwa darüber, wie viele Plus- beziehungsweise Minusstunden zulässig sind und in welchem Zeitraum Zeitguthaben oder Zeitschulden ausgeglichen werden müssen.

Arbeitszeitkonto: Verschiedene Modelle

Beim Arbeitszeitkonto gibt es verschiedene Modelle. Unterschieden werden insbesondere Kurzzeitkonten und Langzeitkonten. Kurzzeitkonten erstrecken sich meist über einen Zeitraum von bis zu einem Jahr, sie können aber auch nur für drei oder sechs Monate genutzt werden.

Langzeitkonten, die auch als Lebensarbeitszeitkonten bezeichnet werden, werden hingegen für mehr als ein Jahr geführt. Bei dieser Variante können Beschäftigte langfristig Zeitguthaben sammeln, welches sie zum Beispiel für einen früheren Renteneintritt, Altersteilzeit, ein Sabbatical oder eine längere Elternzeit nutzen können.

Eine Version des Arbeitszeitkontos ist das Ampelkonto, welches besonders übersichtlich ist. Wie es um Zeitguthaben oder Zeitschulden von Beschäftigten steht, wird beim Ampelkonto leicht anhand von Farben ersichtlich. Grün steht für ein (relativ) ausgeglichenes Arbeitszeitkonto. Der Arbeitnehmer hat weder viele Plusstunden noch viele Minusstunden.

Ändert sich das, springt das Arbeitszeitkonto zunächst auf Gelb. Es besteht entweder ein größeres Zeitguthaben oder der Beschäftigte hat Zeitschulden. In einer gelben Phase müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich absprechen. Sie müssen Lösungen finden, um das Arbeitszeitkonto auszugleichen. Dringenden Handlungsbedarf gibt es, wenn das Ampelkonto Rot zeigt. Hier darf der Beschäftigte nicht weiter Minus- beziehungsweise Plusstunden ansammeln, sondern das Arbeitszeitkonto muss dringend ausgeglichen werden.

Wann sich ein Arbeitszeitkonto eignen kann

In den vergangenen Jahren und Jahrzehnten haben Arbeitszeitkonten an Bedeutung gewonnen. Sie werden immer häufiger eingesetzt – auch, um die Arbeitszeit von Arbeitnehmern trotz flexibler Arbeitszeiten im Blick zu behalten. Sie sind grundsätzlich eine gute Lösung, wenn flexible Arbeitszeitmodelle genutzt werden.

Wenn Arbeitnehmer wechselnde Arbeitszeiten haben, müssten Gehalt oder Lohn eigentlich angepasst werden, indem zum Beispiel Überstunden ausbezahlt werden. Die unmittelbare Notwendigkeit hierzu entfällt, wenn es ein Arbeitszeitkonto gibt. Wichtig ist dann nur, dass Ausschläge in die eine oder andere Richtung rechtzeitig ausgeglichen werden.

Ein Arbeitszeitkonto kann sich deshalb vor allem bei diesen Arbeitszeitmodellen eignen:

Gleitzeit
Vertrauensarbeitszeit
Schichtarbeit
Arbeit im Home-Office
bei stärkeren saisonalen Schwankungen im Arbeitsaufkommen

Umgekehrt gilt: Wenn es feste Arbeitszeiten gibt, an die sich die Beschäftigten generell halten müssen, ist ein Arbeitszeitkonto nicht nötig. Der Arbeitgeber kann die Stunden seiner Mitarbeiter schließlich ohnehin leicht im Blick behalten, wenn sie zu bestimmten Zeiten anwesend sein müssen.

Wichtige Regelungen rund um das Arbeitszeitkonto

Wenn Arbeitgeber ein Arbeitszeitkonto nutzen möchten, müssen sie sicherstellen, dass bestimmte rechtliche Regelungen beachtet werden. Das betrifft schon die Einführung des Arbeitszeitkontos. Der Arbeitgeber kann nicht einfach entscheiden, dass jetzt ein Arbeitszeitkonto genutzt werden soll. Er braucht die Zustimmung seiner Mitarbeiter, die durch ein Arbeitszeitkonto dazu verpflichtet werden, bei Bedarf Überstunden zu machen. Deshalb bedarf es einer rechtssicheren Grundlage des Arbeitszeitkontos.

Die Modalitäten eines Arbeitszeitkontos können grundsätzlich im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag geregelt sein. Das Arbeitszeitkonto im Arbeitsvertrag zu regeln hat den Nachteil, dass immer gleich der ganze Arbeitsvertrag geändert werden muss, wenn sich Änderungen beim Arbeitszeitkonto ergeben. Weil der Betriebsrat bei der Ausgestaltung des Arbeitszeitkontos ohnehin ein Mitspracherecht hat, sind Arbeitszeitkonten häufig Bestandteil von Betriebsvereinbarungen.

Egal, an welcher Stelle das Arbeitszeitkonto geregelt ist: Aus dieser Regelung muss hervorgehen, um was für ein Arbeitszeitkonto es sich handelt und wie viele Plusstunden beziehungsweise Minusstunden in einem bestimmten Zeitraum zulässig sind. Geregelt sein muss auch, welcher Ausgleichszeitraum für Zeitguthaben oder Zeitschulden vorgesehen ist. Klar sein sollte auch, wann Plusstunden durch Freizeit ausgeglichen oder vergütet werden.

Die Arbeitszeiten dürfen nicht gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen

Durch ein Arbeitszeitkonto dürfen sich keine Konflikte mit den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes ergeben. Das Arbeitszeitgesetz gibt vor, wie viele Überstunden zulässig sind und bis wann sie ausgeglichen sein müssen. Damit es hierbei keine Probleme gibt, nutzen viele Arbeitgeber ein Kurzzeitkonto mit einer Laufzeit von maximal zwölf Monaten. Generell gilt: Pro Tag dürfen Arbeitnehmer regulär höchstens acht Stunden arbeiten, ausnahmsweise auch bis zu zehn. Die maximal zulässige Wochenarbeitszeit beträgt 60 Stunden. Überstunden müssen in den darauffolgenden sechs Monaten ausgeglichen werden.

Auch die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen müssen Beschäftigte machen. Gleichzeitig muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass seine Mitarbeiter gesetzliche Ruhezeiten beachten. Das bedeutet im Regelfall, dass zwischen zwei Arbeitstagen mindestens elf Stunden liegen müssen. In manchen Branchen gelten davon abweichende Zeitkorridore.

Wie kann die Arbeitszeit beim Arbeitszeitkonto dokumentiert werden?

Wird ein Arbeitszeitkonto im Minijob geführt, müssen Arbeitgeber besondere Vorgaben beachten. Viele Arbeitnehmer mit einem 450-Euro-Job bekommen nur den Mindestlohn. Nach dem Mindestlohngesetz dürfen angesammelte Überstunden bei Mindestlohnempfängern höchstens die Hälfte ihrer Regelarbeitszeit ausmachen. Diese Grenze gilt auch, wenn es ein Arbeitszeitkonto gibt.

Die Art und Weise, in der ein Arbeitszeitkonto geführt wird, ist nicht vorgeschrieben. Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten muss aber lückenlos sein. Möglich ist etwa eine Dokumentation über Software oder Apps, eine Stechuhr, ein Excel-Dokument oder händisch auf Papier. Je mehr Mitarbeiter es gibt, desto eher nutzen Arbeitgeber Softwarelösungen. Gerade bei einer händischen Aufzeichnung könnte sonst leicht ein Zettelchaos entstehen.

Arbeitszeitkonto: Wie viele Überstunden sind erlaubt?

Dass es ein Arbeitszeitkonto gibt, kann dazu führen, dass Beschäftigte mehr Überstunden machen, als sie es sonst tun würden. Nicht immer können diese zeitnah ausgeglichen werden. Wie viele Überstunden sind bei einem Arbeitszeitkonto erlaubt? Das hängt einerseits davon ab, was die zugehörige Regelung besagt. Andererseits müssen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes beachtet werden. Die Frage ist also: Wie viele Überstunden sind gesetzlich erlaubt? Überstunden müssen in einem bestimmten Zeitraum ausgeglichen werden. Sie können nicht unendlich angesammelt werden.

Auch für Teilzeitstellen können Arbeitszeitkonten prinzipiell eingesetzt werden. Wie viele Überstunden sind zulässig bei Teilzeit? Viele Teilzeitkräfte haben sich bewusst für eine Reduzierung ihrer Arbeitszeit entschieden. Das wird unterlaufen, wenn Überstunden dazu führen, dass sie doch einen Vollzeitjob machen. Zulässig sind Überstunden aber auch hier bis zu den Grenzen, die das Arbeitszeitgesetz vorgibt.

Wer regelmäßig mehr arbeitet, obwohl er Teilzeit arbeiten möchte, sollte mit seinem Vorgesetzten sprechen. Vielleicht lässt sich die Angelegenheit so schon regeln. Durch viele Überstunden kann es jedoch auch passieren, dass eine Teilzeitstelle automatisch zu einer Vollzeitstelle wird. Es wird dann von einer stillschweigenden Übereinkunft zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausgegangen.

Wie viele Minusstunden sind zulässig?

Neben der Frage, wie viele Überstunden zulässig sind, ist auch die umgekehrte Frage relevant: Wie viele Minusstunden sind erlaubt? Hierbei kommt es darauf an, was die Regelung des Arbeitszeitkontos besagt. Daraus sollte hervorgehen, wo das Maximum liegt und in welcher Zeitspanne Minusstunden nachgearbeitet werden müssen.

Wer sich an diese Vorgaben nicht hält, riskiert, dass der Arbeitgeber Lohn oder Gehalt kürzt. Das ist allerdings nur zulässig, wenn nicht der Arbeitgeber selbst schuld daran ist, dass sein Mitarbeiter unter seinem vereinbarten Arbeitspensum geblieben ist – zum Beispiel, weil er diesen wegen zu wenig Arbeit nach Hause geschickt hat.

Datenschutz: Wer darf das Arbeitszeitkonto einsehen?

Wer darf mein Arbeitszeitkonto einsehen? Das fragen sich viele Arbeitnehmer, bei denen es ein Arbeitszeitkonto gibt. Schließlich geht es dabei um persönliche, sensible Daten. Grundsätzlich darf der Arbeitgeber das Arbeitszeitkonto einsehen, um sich über den aktuellen Stand zu informieren. Er muss schließlich wissen, ob es viele Plusstunden oder Minusstunden gibt. Ohne Anlass darf das Arbeitszeitkonto nicht eingesehen werden. Außerdem dürfen die dort hinterlegten Informationen nicht zweckentfremdet werden.

Das Arbeitszeitkonto: Viele Vorteile, aber auch Nachteile

Ein Arbeitszeitkonto kann ein nützliches Instrument sein, um flexible Arbeitszeiten zu realisieren. Gleichzeitig bringt das Arbeitszeitkonto nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit sich.

Vorteilhaft ist das Arbeitszeitkonto, weil es flexibles Arbeiten erst ermöglicht. Schwankungen im Arbeitsaufkommen können dadurch leichter abgefangen werden. Dass es ein Arbeitszeitkonto gibt, bedeutet für Beschäftigte häufig, dass sie in arbeitsarmen Phasen auch mal später kommen oder früher gehen können, ohne dass der Arbeitgeber darüber erbost wäre. Im Gegenteil: Der Arbeitgeber hat auch etwas davon, wenn Arbeitnehmer nur so viel arbeiten, wie tatsächlich erforderlich ist.

Arbeitnehmer, die ein Arbeitszeitkonto haben, können Zeitguthaben für bestimmte Zwecke ansammeln. Das kann der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zugutekommen, aber auch die Zufriedenheit der Beschäftigten steigern. Sie gehen womöglich motivierter zur Arbeit. Davon profitiert auch der Arbeitgeber: Wenn seine Mitarbeiter zufrieden und motiviert sind, leisten sie häufig mehr oder liefern bessere Ergebnisse. Das kommt Unternehmen unmittelbar zugute.

Bei einer Insolvenz des Arbeitgebers kann Zeitguthaben verlorengehen

Andererseits haben Arbeitszeitkonten auch Nachteile. Das gilt besonders, wenn viel Arbeit anfällt und die Beschäftigten Überstunden ansammeln. Wann sie diese ausgleichen können, wissen sie oft nicht. Es kann häufig eine Weile dauern, bis ein Ausgleich überhaupt möglich ist. Das kann zu einer Überarbeitung der Mitarbeiter führen, die deren psychische wie physische Gesundheit in Mitleidenschaft ziehen kann. Von überarbeiteten Mitarbeitern haben auch Arbeitgeber nichts, weil dadurch Ausfallzeiten steigen und die Qualität der Arbeit leiden kann.

Mitunter bedeutet ein Arbeitszeitkonto auch finanzielle Nachteile für Arbeitnehmer. Wurden zuvor Zuschläge für Überstunden gezahlt, fallen diese nun weg. Vor allem Langzeitkonten bergen noch ein anderes Risiko. Wer für die Zukunft Überstunden ansammelt, geht in Vorleistung, denn eine Vergütung hat er dafür noch nicht erhalten. Falls der Arbeitgeber zwischenzeitlich insolvent geht, kann das Zeitguthaben auf einem Arbeitszeitkonto verloren gehen.

Zwar sind Arbeitgeber eigentlich gesetzlich dazu verpflichtet, Wertguthaben insolvenzsicher anzulegen. Da jedoch keine Sanktionen vorgesehen sind, halten sich viele Arbeitgeber nicht daran. Manche Sicherungsmaßnahmen erweisen sich auch als nicht so sinnvoll wie gedacht. Das Risiko, was im Fall einer Insolvenz des Arbeitgebers mit Zeitguthaben passiert, trägt damit der Arbeitnehmer.

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