Ein Mann will einen Brief schreiben, was ist ein Briefkopf im Geschäftsleben?
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Der Briefkopf im Geschäftsleben: Gestaltung, Bedeutung & bewährte Praktiken

Braucht man in der digitalen Ära noch schriftliche Korrespondenz? Warum ein Brief immer noch eine gute Idee ist und welche Anforderungen an die geschäftliche Kommunikation gestellt werden, erläutern wir hier. Außerdem stellen wir dir eine Wordvorlage für einen Briefkopf zur Verfügung und geben Tipps, wie du einen Briefkopf erstellen kannst.

Der Briefkopf im Geschäftsleben: Warum er immer noch wichtig ist

In Zeiten von E-Mails und Kollaborationssoftware wie Teams und Slack fragen sich einige vielleicht, warum man sich überhaupt noch mit dem Thema Briefkopf befassen sollte.

Tatsächlich gibt es dafür gleich mehrere Gründe, denn ein Geschäftsbrief, der einen korrekten Briefkopf enthalten sollte, hat gleich mehrere Vorteile:

  1. Er verkörpert Professionalität: „Du bekommst keine zweite Chance für einen ersten Eindruck“. Vor allem im Geschäftsleben und in der geschäftlichen Konversation ist diese Weisheit wichtig. Ein korrekt und ansprechend gestalteter Briefkopf vermittelt dem Adressaten nämlich, dass er hier einen professionellen Absender vor sich hat. Das macht nicht nur einen guten Eindruck, sondern kann die Beziehung zwischen Absender und Empfänger stärken.
  2. Er verbessert die Wiedererkennung: Wenn der Kunde in jedem Briefkopf das gleiche Logo und die gleiche Formatierung erblickt, weiß er sofort, von wem der Brief kommt. Ein schön gestalteter Briefkopf kann in diesem Sinne zur Markenbildung beitragen. Auch das ist ein wichtigstes Thema, um sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen.
  3. Er gehört in bestimmten Branchen dazu: Gerade die eher konservativ orientierten Branchen legen Wert auf schriftliche Kommunikation. Dort kann es daher sinnvoll sein, den Briefkopf so zu gestalten, dass er den Regeln und Normen der Branche entspricht.

Briefkopf Vorlage: Was gehört in einen Geschäftsbrief?

Damit der Geschäftsbrief einen seriösen und professionellen Eindruck vermittelt, dürfen bestimmte Angaben im Briefkopf nicht fehlen. Dazu gehören die folgenden Angaben zum Absender:

  1. Name des Unternehmens (sofern der Geschäftsbrief in Namen eines Unternehmens geschrieben wird)
  2. Vor- und Nachname des Absenders
  3. Straße mit Hausnummer
  4. Postleitzahl und Unternehmenssitz (bzw. Wohnort bei Privatpersonen)
  5. Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  6. Website

Folgende Angaben bezüglich des Empfängers gehören in den Briefkopf eines Geschäftsbriefs:

  1. Name des Unternehmens
  2. Vor- und Nachname des Adressaten (ggf. mit Berufsbezeichnung)
  3. Straße und Hausnummer
  4. Postleitzahl und Unternehmenssitz

Wo die Angaben zum Absender des Geschäftsbriefs stehen, ist letztlich Geschmacksache. Hält man sich an die Vorgaben der DIN 5008 Norm, kann der Briefkopf mit den eigenen Angaben rechts- oder linksbündig oder mittig stehen. Die Angaben zum Empfänger des Geschäftsbriefs stehen dagegen auf der linken Seite.

Zum Briefkopf eines Geschäftsbriefs gehört noch eine weitere Angabe, die nicht vergessen werden sollte: das Datum. Das sollte mit einer Zeile Abstand auf der rechten Seite des Geschäftsbriefs stehen.

DIN 5008 als Vorlage für Geschäftsbriefe

Ganz allgemein können wir uns an der DIN 5008 orientieren. Denn in dieser Norm ist geregelt, welche Angaben in einem Geschäftsbrief und im Briefkopf nicht fehlen dürfen.

Der Vollständigkeit halber wollen wir uns nicht nur auf den Briefkopf, sondern auch auf die übrigen Bestandteile des Schriftstücks konzentrieren:

  1. Betreffzeile: Nach Briefkopf und Datum folgt der Betreff des Geschäftsbriefs. Achtung: Der Ausdruck „Betreff“ wird der Betreffzeile nicht mehr vorangestellt. Du kannst dagegen auf andere Weise deutlich machen, dass es sich um den Betreff des Briefes handelt. Zum Beispiel, indem du ihn fett druckst oder anderweitig farblich hervorhebst. In der DIN 5008 ist nichts davon zu lesen, wie lang der Betreff sein darf. Theoretisch könnte er daher sogar einige Zeilen deines Geschäftsbriefs umfassen. Ratsam ist das jedoch nicht, denn ein guter Geschäftsbrief steigt mit einem guten Betreff ein – und der ist kurz und bündig.
  2. Anrede: Auf die generische Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ solltest du, wenn möglich, verzichten. Denn eine solche Anrede zeigt eigentlich nur, dass du dir nicht die Mühe gemacht hast, den richtigen Ansprechpartner für deinen Geschäftsbrief zu finden. Wir raten daher dazu, unbedingt den korrekten Ansprechpartner auszuwählen und im Geschäftsbrief anzusprechen. Achte dabei auch auf Titel, die der Ansprechpartner trägt.
  3. Text: Danach folgt der eigentliche Inhalt des Geschäftsbriefes. Die Norm macht keine Vorgaben, wie der Fließtext gestaltet sein soll. Der Geschäftsbrief sollte jedoch in jedem Fall die wichtigsten Fragen beantworten. Du kannst dich dafür zum Beispiel an den W-Fragen orientieren.
  4. Schluss: Der Geschäftsbrief endet mit der Grußformel gefolgt von einer eigenhändigen Unterschrift.

Geschäftsbrief Vorlage Word: So kann dein Brief aussehen

Wenn du dir immer noch unsicher bist, wie du einen Geschäftsbrief und den Briefkopf erstellen kannst, möchten wir dir mit unserer Vorlage in Word für einen Geschäftsbrief ein wenig helfen.

Firma Mustermann

Frau Erika Musterberg

Beispielstraße 12

12345 Musterstadt

Telefon: 01875/12345678

E-Mail: musterberg@firma-mustermann.de

firma-mustermann.de

Firma Empfänger

Frau Maria Müller

Musterstraße 33

14568 Beispieldorf

13.12.2023

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Du kannst diese Vorlage herunterladen oder kopieren und sie nach deinen Wünschen und deinem Bedarf abwandeln. Zum Beispiel kannst du eine Vorlage für eine Standardantwort, wie eine Eingangsbestätigung oder eine Absage bei einer Bewerbung, erstellen und lediglich den Empfänger anpassen.

Um eine Word Vorlage für einen Geschäftsbrief zu erstellen, gehst du folgendermaßen vor:

  1. Öffne das Programm auf deinem PC.
  2. Erstelle eine neue Datei, indem du auf „Datei“ und dann „Neu“ klickst.
  3. In das leere Dokument schreibst du nun die Angaben, die unbedingt in deinen Geschäftsbrief gehören.
  4. Entscheide dich für eine bestimmte Schriftgröße und Schrifttyp. Die DIN 5008 macht hier keine Vorgaben. Du solltest jedoch darauf achten, dass die Schriftgröße nicht zu klein ist, damit der Brief ohne Probleme gelesen werden kann.
  5. Logo, Grafiken und weitere Elemente in den Briefkopf einfügen, die zur Corporate Identity gehören.
  6. Wenn du mit deiner Vorlage zufrieden bist, kannst du sie über „Datei“ und „Speichern unter“ an einem Ort deiner Wahl ablegen und jedes Mal darauf zugreifen, wenn du einen neuen Geschäftsbrief schreiben möchtest.

Statt Vorlage: Briefbogen nutzen

Auch ein Briefbogen kann eine Art Vorlage sein. Einige Firmen benutzen bestimmtes Briefpapier, um ihren Schriftverkehr einheitlich zu gestalten. So kann zum Beispiel der Briefkopf direkt auf den Briefbogen gedruckt werden – inklusive Firmenlogo und dem firmenintern genutzten Schrifttyp.

Eine solche Briefkopf Vorlage spart den Beschäftigten nicht nur Zeit, sondern trägt dazu bei, dass das Unternehmen nach außen in einer einheitlichen Art und Weise kommuniziert.

Bildnachweis: NothingIsEverything / Shutterstock.com

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