Desk Sharing: Das bringt das Schreibtischteilen

Ein Schreibtisch für jeden Mitarbeiter – das war einmal. Jedenfalls in einigen Unternehmen, denn immer mehr Firmen probieren das Desk Sharing aus. Was hinter der Idee des nonterritorialen Arbeitsplatzes steckt und welche Vor- und Nachteile der geteilte Schreibtisch haben kann, erfährst du hier.

Desk Sharing: Was versteht man darunter?

Das Desk Sharing ist einer der Trends, die sich schon länger am Arbeitsmarkt halten. Und so ist das Konzept auch unter den folgenden Namen bekannt:

Hot Desking
Shared Desk
Flexible Office

Gemeint ist damit, vereinfacht gesagt, dass Unternehmen weniger Schreibtische zur Verfügung stellen, als es Mitarbeiter im Unternehmen gibt. Die Zeiten, zu denen jeder Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz hatte, den er morgens aufsuchte, sind mit dem Desk Sharing also vorbei.

Vielmehr gilt zu Arbeitsbeginn: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst – oder bekommt den favorisierten Arbeitsplatz. Denn natürlich ist es beim Desk Sharing verboten, sich einen Arbeitsplatz zu reservieren. Alle persönlichen Gegenstände müssen nach der Arbeit von dem Schreibtisch, den der Mitarbeiter tagsüber benutzt hat, verschwinden.

Zieht man das Konzept streng durch, müssen Mitarbeiter nicht nur am Ende des Arbeitstags, sondern immer dann, wenn sie nicht arbeiten, den Platz räumen. Da kann es schnell passieren, dass man pro Tag gleich an zwei, drei verschiedenen Stellen im Büro sitzt und mehrmals täglich einen neuen Sitznachbarn hat.

Die Vorteile des Desk Sharing

Klingt nach einem etwas gewöhnungsbedürftigen Konzept? Ist es vielleicht auch. Denn gerade in kleineren oder mittelständischen Unternehmen kennt man das nicht. Im Gegenteil: Das Büro, das fest einem Mitarbeiter zugeordnet ist, gehört hier fast schon zur Firmenphilosophie.

Desk Sharing wirkt dagegen eher als Idee für Start-ups oder zumindest jüngere Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und Homeoffice.

Denn gerade in diesen Firmen lohnt sich ein Büroraum, den sich nur ein oder zwei Mitarbeiter teilen, meist nicht mehr so richtig. Vielleicht arbeitet der Angestellte nämlich von zu Hause oder kommt erst dann ins Büro, wenn sein Kollege schon wieder auf dem Heimweg ist.

Die klassische Aufteilung führt in diesen Fällen eher dazu, dass wertvoller Platz verschwendet wird und genau dem soll das Desk Sharing entgegenwirken. Wenn ohnehin nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind, braucht nicht jeder einen eigenen Schreibtisch.

Für Arbeitgeber bedeutet das aber noch mehr: So lassen sich nämlich Kosten reduzieren. Denn selbst dann, wenn zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden, brauchen sie keine größeren Büroräume anzumieten – die Mitarbeiter teilen sich ja den vorhandenen Platz ganz individuell auf und nutzen vorhandene Büroflächen optimal.

Das Konzept des Desk Sharing soll aber noch weitere Vorteile mit sich bringen:

Flexibilität: Die agile Arbeitsweise kann durch das Desk Sharing weiter vorangebracht werden. Flexibilität kann dabei aber auch ruhig wörtlich verstanden werden. Denn gerade deshalb, weil zu Beginn jedes Arbeitstages ein neuer Arbeitsplatz gesucht werden muss, müssen die Mitarbeiter flexibel sein und sich schnell auf neue Gegebenheiten einstellen. Unter Umständen sind auch alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro und daher ist nicht für jeden ein Schreibtisch zur Verfügung – da muss man schnell unbürokratische Lösungen finden.
Kreativität: Desk Sharing bedeutet auch, dass nicht ständig die gleichen Mitarbeiter nebeneinander sitzen – ganz im Gegensatz zu klassischen Unternehmen, in denen Kollegen sich häufig über Jahre das Büro teilen. Das Konzept des Desk Sharing bringt es mit sich, dass man morgens noch nicht weiß, neben wem man im Laufe des Tages sitzen wird. So können auch Mitarbeiter ganz unterschiedlicher Abteilungen plötzlich zu Nachbarn werden. Mit durchaus erfreulichen Folgen. Denn so kommen Kollegen ins Gespräch, die sonst eher nicht miteinander über das Tagesgeschäft sprechen würden. Das kann neue Ansätze und Ideen fördern und dazu beitragen, dass Arbeitsaufgaben kreativer und innovativer erledigt werden. Denn auch der Informationsfluss wird so erleichtert, was wiederum zu besseren Ergebnissen führen kann.
Teamfähigkeit: Während man bei einer starren Aufteilung Kollegen aus dem Weg gehen kann, die man nicht so gerne mag, ist das beim Desk Sharing natürlich nicht möglich. Das hat jedoch auch gute Seiten. Denn so hat man die Chance zu merken, dass der Kollege vielleicht doch nicht so unsympathisch ist, wie man immer dachte.

Die Nachteile des Desk Sharing

Natürlich ist bei allen Vorteilen auch beim Desk Sharing nicht alles Gold, was glänzt. Und so gibt es auch einige Argumente, die gegen dieses mobile Konzept sprechen:

Geringere Produktivität: Häufig müssen die Mitarbeiter nicht nur morgens auf die Suche nach einem Arbeitsplatz gehen, sondern jedes Mal, wenn sie den Platz geräumt haben. Das bedeutet, dass nach der Mittagspause oder jedem Aufenthalt in der Kaffeeküche die Jagd nach einem freien Schreibtisch eröffnet wird. Rechnet man die Zeit zusammen, die jeweils dafür benötigt wird, Unterlagen, Kabel, Telefon und Laptop ein- und wieder auszupacken, können einige Minuten zusammenkommen. Bei schlechter Organisation leidet schnell die Produktivität darunter.
Vermehrter Stress: Nicht alle Mitarbeiter kommen damit zurecht, dass sie morgens (oder nach der Pause) nicht wissen, wo und neben wem sie sitzen werden. Auch das Gefühl, morgens so früh wie möglich im Büro zu sein, um sich einen guten Patz zu sichern, kann ein echter Stressfaktor für einige Beschäftigte sein. So besteht die Gefahr, dass einige Mitarbeiter mittel- oder langfristig unter dem flexiblen Konzept leiden, statt davon zu profitieren.
Weniger Zusammenhalt: Zwar kommen Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen dank Desk Sharing öfter und leichter zusammen, das könnte jedoch Auswirkungen auf den Zusammenhalt innerhalb der Abteilung haben. Denn während sich in klassischen Bürokonzepten Mitarbeiter der gleichen Abteilung in der Regel räumlich nah sind, ist das beim Desk Sharing nicht gegeben. Gut möglich, dass sich so der Zusammenhalt innerhalb der Abteilung nicht so ausprägt, wie er es könnte.

Regeln für Desk Sharing: So kann das Konzept klappen

Häufig bringt es nicht viel, sich über die Vor- und Nachteile eines bestimmten Konzepts Gedanken zu machen. In einigen Fällen hilft nur ausprobieren.

Falls auch du das Desk Sharing einmal versuchen möchtest, haben wir einige Regeln für dich, die dir bei der Umsetzung helfen können:

Ausstattung: Damit Desk Sharing funktioniert, sollten sich alle Mitarbeiter gleichbehandelt fühlen. Und das fängt schon bei den Schreibtischen an. Es sollte nicht so sein, dass einige Tische im Büro viel Platz bieten und noch dazu an einem sonnigen Plätzchen aufgestellt sind, während andere schlichtweg als kleine, dunkle Bretter auf vier Beinen zu bezeichnen sind. Stattdessen sollten die Schreibtische möglichst identisch in Bezug auf die Ausstattung und den Standort sein. Das geht natürlich nicht immer, man kann es aber trotzdem so gut wie möglich versuchen. Der Wille zählt – und wird von den Mitarbeitern wahrgenommen.
Technik: Größtmögliche Flexibilität ist nur möglich, wenn Mitarbeiter die technische Unterstützung dazu haben. Daher sollte die Software im Unternehmen ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Cloud-Lösungen und spezielle Software müssen also her. Außerdem sollten Mitarbeiter mit den benötigten technischen Gadgets ausgerüstet werden. Nicht jeder findet es gut, mehrmals täglich mit den Kollegen das Headset zu tauschen – das wird auch schnell unhygienisch. Daher sollte jeder Mitarbeiter seine eigene Grundausstattung bekommen, die er flexibel transportieren und verwenden kann.
Selbstorganisation: Desk Sharing funktioniert nur dann richtig gut, wenn Mitarbeiter gut organisiert sind. Als Arbeitgeber kann es daher sinnvoll sein, entsprechende Kurse im Unternehmen anzubieten. Mitarbeiter können sich aber auch selbst bestimmte Abläufe antrainieren, die ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten.

Clean-Desk-Policy: Wer arbeitet schon gerne an einem Schreibtisch, auf dem sich Kaffeeränder und Brotkrümel des Vorgängers tummeln? Eben – niemand! Daher sollten Unternehmen, die das Desk Sharing ausprobieren möchten, die Mitarbeiter dafür sensibilisieren, den Arbeitsplatz sauber zu verlassen. Zu dieser Clean-Desk-Policy gehört auch, dass private Gegenstände nach der Arbeit nichts mehr auf dem Schreibtisch zu suchen haben.

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