Dienstreise: Was zählt als Geschäftsreise und was ist zu beachten?

Die einen gehen gern auf Dienstreise – schließlich kommt man raus in die Welt, macht neue Erfahrungen, knüpft Kontakte und erweitert seinen Horizont. Andere empfinden Dienstreisen als lästig, anstrengend und schwer mit der Familie zu vereinbaren. Zusätzlich stellt sich die Frage der Kostenübernahme. Das Thema „Dienstreise“ ist vielseitig, weshalb wir uns in diesem Ratgeber ausführlich damit befassen möchten.

Dienstreise – was ist das überhaupt?

Umgangssprachlich wird der Begriff Dienstreise für jede Reise im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit verwendet. Strenggenommen muss aber unterschieden werden, ob es sich um Angestellte im öffentlichen Dienst und Beamte oder um Beschäftigte in der Privatwirtschaft handelt. Bei Letzteren wird häufig von Geschäftsreise gesprochen. Davon solltest du dich aber nicht verwirren lassen, denn egal, welcher Begriff verwendet wird: Findet eine Reise aufgrund der beruflichen Tätigkeit statt, gelten für alle die gleichen Regeln.

Gut zu wissen: Eine Dienstreise ist jede Reise, die dich von deinem normalen Arbeitsort zu einem vorübergehend anderen Arbeitsplatz führt. Nicht als Dienst- oder Geschäftsreise gilt jedoch, wenn du regelmäßig an verschiedenen Orten arbeitest und zwischen diesen hin- und herpendelst.

Was genau zählt zu Dienstreisen?

Um es etwas besser zu verdeutlichen, welche geschäftlichen Reisen als Dienstreise gezählt wird, findest du nachfolgend eine Auflistung mit Beispielen:

Teilnahme an einer Messe, einem Kongress, einem Workshop, einer Tagung, Fortbildung etc. im Auftrag des Unternehmens
Besuche von Partnerfirmen oder Niederlassungen im In- und Ausland zwecks Meeting, Erfahrungsaustausch, Schulungen etc.
Kundentermine, Lieferantentermine
Vorübergehende Arbeit in einer anderen Niederlassung
Persönliches Überbringen von Unterlagen oder Material
Gutachten vor Ort erstellen

Dienstreisen im Handwerk und Baugewerbe

In dieser Branche sind die meisten Angestellten täglich außer Haus beschäftigt. Dabei kommt es auf die Länge des Weges zwischen dem Unternehmen und dem Arbeitsort an. Ein Maler oder Elektriker beispielsweise, der täglich innerhalb des Ortes bei verschiedene Kunden arbeitet, ist dabei nicht auf Dienstreise. Hier wird von Dienstweg gesprochen. Muss ein Monteur zu einer Baustelle fahren, sieht es anders aus. Befindet sich diese nicht nur wenige Kilometer entfernt, handelt es sich um eine Dienstreise.

Gut zu wissen: Nicht jede Fahrt zu einem Kunden oder Arbeitsort gilt als Dienstreise oder Geschäftsreise. Das ist nur dann der Fall, wenn eine längere Strecke zurückgelegt werden muss.

Wer übernimmt die Kosten für die Dienstreise?

Normalerweise kommt der Arbeitgeber für die Kosten einer Dienstreise auf. Dabei geht es nicht nur um die Fahrtkosten, also Ticket für Bus und Bahn oder Benzinkosten, sondern auch um Nebenkosten. Dazu zählen beispielsweise Verpflegung, Übernachtung und weitere Ausgaben, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Geschäftsreise anfallen.

Möchtest du die Rückerstattung der Reisekosten einer Dienstreise geltend machen, ist es wichtig, dass du sämtliche Belege aufhebst und deinem Arbeitgeber vorlegen kannst.

Gut zu wissen: Sollten während der Dienstreise Kosten anfallen, deren Rückerstattung durch den Arbeitgeber nicht möglich ist, kannst du diese unter Umständen in der Einkommensteuererklärung geltend machen.

Arbeitsgerichte müssen sich immer wieder mit der Thematik befassen, ob die Kostenerstattung seitens des Unternehmens fällig ist oder nicht. Ob ein Anspruch besteht, verdeutlichen folgende Punkte:

Der Arbeitgeber kommt für Spesen und Kosten auf, wenn einmalig, mehrmalig oder ständig die Arbeit an anderen Orten als dem eigentlichen Arbeitsplatz erfolgt.
Dabei gilt zu beachten, dass eine ständige Beschäftigung von drei oder mehr Monaten an ein und demselben Arbeitsplatz, außerhalb von Wohn- und Arbeitsort, nicht mehr als Dienstreise gilt.
Der zuvor genannte Fall kennt aber eine Ausnahme: Ist ein Arbeitnehmer mindestens ein Dreivierteljahr an einem Arbeitsort in entsprechender Entfernung seines Wohn- und Arbeitsortes beschäftigt und muss von dort aus auf diverse Reisen gehen, zählen diese wiederum als Dienstreise.
Setzt dich ein Unternehmen mehrere Monate an einer weiter weg gelegenen Arbeitsstätte ein und erledigst du dort Tätigkeiten, die unter deiner eigentlichen Qualifikation und Position liegen, kannst du ebenfalls Reisekostenerstattung beantragen.

Die Reisekostenabrechnung – was es zu beachten gilt

Die Reisekostenabrechnung sollte möglichst zeitnah nach der Rückkehr erfolgen. Der Arbeitnehmer erstellt eine Reisekostenabrechnung und händigt diese der dafür zuständigen Person im Unternehmen aus. In der Regel werden dazu Quittungen und Belege verlangt. Das Gesetz legt Verpflegungspauschalen fest. Diese werden pro Tag als eine Art Taggeld bezahlt. Für mehrtägige Reisen und Dienstreisen im Ausland gelten andere, meist höhere Ansätze. Alle anderen Kosten sollten zur Rückerstattung je nach anfallendem Betrag abgerechnet werden.

Bitte beachte bezüglich der Reisekostenabrechnung der Dienstreise:

Rechne alle Spesen und angefallenen Kosten ehrlich und korrekt auf. Lasse dich nicht dazu verleiden, eine falsche Quittung beizulegen oder unwahre Angaben zu machen. Du riskierst damit eine Abmahnung oder, im schlimmsten Fall, den Jobverlust.
Zu den benötigen Unterlagen für die Reisekostenabrechnung gehören Hotelrechnungen, Quittungen von der Tankstelle, eventuell ein Fahrtenbuch, Belege über den Kauf von Bahntickets, Restaurantrechnungen sowie Teilnahmebestätigungen an Events, Weiterbildungen etc.
Fahrtspesen für Umwege werden in der Regel nicht vom Unternehmen zurückerstattet. Im Gegenteil: Du solltest die direkte Route schon deshalb nehmen, weil ansonsten die Berufsunfallversicherung im Falle eines Falles nicht mehr greift.
Wähle eine angemessene Unterkunft. Natürlich musst du nicht in einer Jugendherberge übernachten. Ein Luxushotel sollte es aber auch nicht sein. Es sei denn, du hast einen Posten im Unternehmen, der dies rechtfertigt. Lebst du auf einer Geschäftsreise über deine Verhältnisse, musst du damit rechnen, zumindest einen Teil der Kosten selbst zu tragen.
Ist es doch notwendig, weil beispielsweise keine andere Unterkunft als ein Luxushotel freie Zimmer hat, melde dich unverzüglich bei deinem Vorgesetzten und hole dir dafür das Einverständnis.
Rechne bei Flug- oder Bahnreise den tatsächlichen Fahrpreis ab, bei Fahrten mit dem Pkw entweder die angefallenen Kosten oder eine Kilometerpauschale. Am besten erkundigst du dich vor Reiseantritt, wie das in deiner Firma gehandhabt wird.

Wie bin ich auf einer Dienstreise versichert?

Du bist auf eine Geschäftsreise durch den Arbeitgeber unfallversichert. Allerdings sind ein paar Bedingungen daran geknüpft, damit der Unfall als Arbeitsunfall gilt und damit der Unfallschutz tatsächlich gegeben ist:

Versichert sind nur jene Wege, die im Zusammenhang mit der Arbeit, in diesem Fall der Geschäftsreise, stehen. Dazu zählen sämtliche für die Ausübung der Arbeit notwendigen Fahrten oder zu Fuß zurückgelegten Wege. Du darfst auch zu einem Restaurant fahren, sofern es in nachvollziehbarer Nähe liegt. Extra in eine 50 Kilometer entfernte Stadt zu fahren, weil es dort ein ausgezeichnetes Steakhouse gibt, fällt nicht mehr in den Zuständigkeitsbereich der Unfallversicherung.

Selbstverständlich bist du auch während der Arbeit versichert, ganz gleich, ob du auf einer Baustelle verunglückst oder während eines Vortrags von der Bühne fällst. Fahrlässiges Verhalten könnte allerdings dazu führen, dass der Unfallschutz verlorengeht.

Nicht unfallversichert auf Dienstreisen sind Umwege auf der Heimfahrt oder freiwillige Verlängerung um ein paar Tage. Exakt sieht die Regelung so aus: Die Dienstfahrt darf maximal zwei Stunden unterbrochen werden. Wer aus privaten Gründen früher an- oder abreist, als es der Arbeitsauftrag erfordert, Umwege fährt oder zwischendurch „verschwindet“, kann im Ernstfall keinen gesetzlichen Unfallschutz durch den Arbeitgeber in Anspruch nehmen.

Kann ich auf die Dienstreise meinen Partner mitnehmen?

Eine Frage, die häufig auftaucht, aber nicht pauschal beantwortet werden kann: Darf der Ehepartner/die Ehepartnerin mit auf Geschäftsreise? Mitunter kann es sogar erwünscht sein, dass die Gattin oder der Gatte als Begleitung mitreist. Das ist dann der Fall, wenn du in einer höheren Position bist und in ein Land reist, in welchem es gesellschaftlich üblich ist, in Begleitung aufzutreten. Bitte beachte, dass es als Arbeitslohn gilt, wenn ein Arbeitgeber auch für mitreisende Ehepartner die Kosten übernimmt. Entsprechend sind diese Zuwendungen sozialversicherungspflichtig und steuerpflichtig. Was dies von Fall zu Fall bedeutet, muss individuell betrachtet werden.

Es muss mit dem Arbeitgeber besprochen werden, wenn ein Ehepaar nur deshalb zusammen auf Geschäftsreise gehen möchte, weil es anschließend plant, ein paar Urlaubstage anzuhängen. Hier gibt es wiederum spezielle Vorschriften.

Fazit: Vor allem bei der ersten Dienstreise musst du ausreichend Zeit einplanen für die Vorbereitung und Nachbearbeitung. Wer regelmäßig auf Geschäftsreise geht, gewinnt mit der Zeit Routine, sodass Abrechnungen, steuerliche Angelegenheiten etc. ganz selbstverständlich von der Hand gehen.

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