Einarbeitung: Was gehört zu einem guten Einarbeitungsplan?

Die Einarbeitungsphase entscheidet darüber, wie gut sich ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen einlebt. Denn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die vom ersten Tag an Wertschätzung und respektvollen Umgang erfahren, entwickeln eher eine positive Bindung zum Arbeitgeber. Wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ablaufen kann, erfahren Sie hier. Außerdem finden Sie in diesem Artikel eine Checkliste, an der Sie sich bei der Einarbeitung orientieren können.

Definition: Was versteht man unter Einarbeitung?

Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters wird auch als Onboarding bezeichnet. Der englische Begriff trifft es recht gut: Der neue Mitarbeiter soll an Bord geholt werden.

Der neue Mitarbeiter lernt während der Einarbeitung nicht nur die Abläufe und wichtigsten Informationen kennen. Sie hat auch einen sozialen Aspekt: Die Kollegen können erste Kontakte knüpfen und der neue Mitarbeiter hat genügend Zeit, sich bei seinem neuen Arbeitgeber „einzuleben“.

Eine gute Einarbeitung trägt somit auch dazu bei, dass der Mitarbeiter von Beginn an ein positives Bild von seinem neuen Arbeitgeber bekommt. Und das wiederum ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass der Mitarbeiter das Arbeitsverhältnis nicht kündigt.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt am ersten Arbeitstag

Unternehmen sollten die Einarbeitungsphase neuer Mitarbeiter daher nicht nur als eine Zeit betrachten, in der die wichtigsten Tools und Kenntnisse vermittelt und die notwendigen Informationen weitergegeben werden. Gerade das soziale Gefüge wird in dieser Zeit stark geprägt.

Um dem neuen Mitarbeiter einen möglichst guten Start zu ermöglichen, sollten sich Arbeitgeber gerade am ersten Arbeitstag besonders ins Zeug legen. Wenn der neue Mitarbeiter herzlich begrüßt wird und vielleicht sogar eine kleine Überraschung an seinem Arbeitsplatz vorfindet, ist das ein toller Start in die Zusammenarbeit.

In manchen Unternehmen wartet der Kollege, der die Einarbeitung übernimmt, sogar am Eingang, damit der neue Kollege nicht alleine seinen Platz suchen muss. Auch das zeigt Wertschätzung und Respekt und hilft dabei, eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.

Der Einarbeitungsplan: Orientierung für den neuen Mitarbeiter

In vielen Fällen werden die Kollegen, die schon länger im Betrieb sind, mit der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters nicht allein gelassen. Häufig gibt es einen Einarbeitungsplan, in dem möglichst konkret beschrieben wird, wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ablaufen soll:

1. Begrüßung am ersten Arbeitstag: Der neue Mitarbeiter sollte am ersten Arbeitstag und während der gesamten Einarbeitungszeit einen festen Ansprechpartner haben, der das Onboarding übernimmt. Dieser Kollege zeigt ihm am ersten Arbeitstag das Büro und stellt ihn vor. Handelt es sich um ein größeres Unternehmen, beschränkt sich die Vorstellungsrunde auf die wichtigsten Mitarbeiter, mit denen der neue Kollege in den nächsten Tagen und Wochen zu tun haben wird. Die anderen Mitarbeiter lernt er nach und nach kennen.
2. Kennenlernen der Arbeitsaufgaben: Dieser Teil der Einarbeitung gehört zum eher systematischen Teil. Der neue Mitarbeiter lernt seinen Aufgabenbereich genau kennen und erfährt, was von ihm erwartet wird, welche Arbeitsschritte dazu gehören und wie die Arbeitsabläufe in der Regel organisiert sind. Wie das aussehen kann, haben wir im Abschnitt „4 Phasen der Einarbeitung“ näher erläutert. Der Einarbeitungsplan sollte in dieser Phase auch einen Abschnitt zu weiteren wichtigen Themen enthalten. So sollte der neue Mitarbeiter jetzt auch darüber informiert werden, wie die Pausenzeiten strukturiert sind, wo sich die Kantine befindet und wie er sich im Krankheitsfall zu verhalten hat. Häufig erhält der neue Mitarbeiter bei dieser Gelegenheit auch eine Telefonliste mit den jeweiligen Ansprechpartnern.
3. Feedbackgespräch nach einigen Wochen: Nach einiger Zeit sollte dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben werden, sich zu seiner bisherigen Einarbeitung zu äußern. Wie hat er die Einarbeitung empfunden? Gibt es Dinge, die bei der Einarbeitungsplanung verbessert werden sollten? An welchen Stellen war der Einarbeitungsplan detailliert genug, wo sollte noch nachgebessert werden? Auch der neue Arbeitgeber sollte die Möglichkeit haben, seinen Eindruck von der bisherigen Arbeit des neuen Mitarbeiters zu schildern.

Vier Phasen der Einarbeitung

Das Vier-Phasen- oder Vier-Ebenen-Modell wird häufig für die Einarbeitungszeit verwendet:

1. Phase: Der Kollege erklärt dem neuen Mitarbeiter zunächst, wie er die jeweilige Aufgabe erledigen soll.
2. Phase: Da alle Theorie grau ist, zeigt der Mitarbeiter dem neuen Kollegen, wie genau er die Aufgaben richtig erledigt. Im Idealfall erklärt er jeden Schritt einzeln, so dass der neue Mitarbeiter eine konkrete Vorstellung vom Ablauf bekommt.
3. Phase: Im nächsten Schritt versucht es der neue Mitarbeiter allein. Der Kollege, der die Einarbeitung übernommen hat, bleibt natürlich dabei und kontrolliert, ob der neue Mitarbeiter alles richtig macht. Der erfahrene Kollege hilft ihm bei Fragen und Problemen.
4. Phase: Nun muss der neue Kollege eigenständig arbeiten. Er kann sich immer noch Hilfe holen, wenn er einzelne Arbeitsschritte nicht selbst lösen kann. Aber im Großen und Ganzen sollte er jetzt in der Lage sein, die Aufgabe allein zu bewältigen.

Checkliste: So sieht ein professioneller Einarbeitungsplan aus

Hier findest du eine Checkliste, die dir einen ersten Überblick über mögliche Themen und Schwerpunkte der Einarbeitung gibt. Diese Checkliste kannst du an deinen Arbeitgeber und den Arbeitsplatz, um den es während der Einarbeitungsphase geht, anpassen.

Das hat übrigens noch einen unschlagbaren Vorteil: Wenn du anhand der Checkliste ein eigenes Einarbeitungskonzept erstellt hast, kannst du dieses an deinen Vorgesetzten weitergeben. Dieser wird sich sicher freuen, wenn er bei der nächsten Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters auf einen strukturierten Plan zurückgreifen kann. Für dich kann das ein gutes Argument bei der nächsten Gehaltsverhandlung oder im Jahresgespräch sein.

Checkliste für die Einarbeitung

Folgende Punkte sollten angesprochen werden, um dem neuen Kollegen den Start im Unternehmen zu erleichtern:

Der erste Arbeitstag

• Begrüßung des neuen Kollegen durch den einarbeitenden Mitarbeiter
• Vorstellung der Kollegen und Vorgesetzten
• Kennenlernen des Arbeitsplatzes und der Arbeitsräume
• Gemeinsame Pause und informelles Beisammensein (sofern möglich)

Die ersten Tage und Wochen im neuen Job

• Kennenlernen der Arbeitsabläufe
  • Gibt es feste Meetings?
  • Wie ist der Umgang mit datenschutzrelevanten Daten?
  • Gibt es unternehmensinterne Vorlagen, die benutzt werden sollen?
  • Wie sind die Vorschriften zur Corporate Identity?
• Kennenlernen der korrekten Ansprechpartner für die jeweiligen Aufgaben
  • Betriebsrat
  • Ersthelfer
  • Sicherheitsfachkräfte
  • Frauenbeauftragte
  • Schwerbehindertenvertretung
• Kennenlernen der Pauseneinrichtungen und Sozialräume
  • Wo ist die Kantine?
  • Welche Einkaufsmöglichkeiten gibt es in der Nähe?
  • Wo können Mitarbeiter Pause machen, wenn sie nicht in die Kantine wollen?
• Erklärung der verschiedenen Arbeitsmittel

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