Entschuldigungsschreiben im Beruf: Tipps, Beispiele & beste Praktiken

Wo gehobelt wird, da fallen Späne – dieses Sprichwort gilt auch im Berufsleben. Denn gerade im stressigen Arbeitsalltag kommt es vor, dass man einen Fehler macht. Dann heißt es: sich aufrichtig zu entschuldigen. Viele wissen nicht wirklich, wie sie das anstellen sollen. Dabei ist ein Entschuldigungsschreiben im Beruf eine wichtige Voraussetzung, um mit Vorgesetzten, Kollegen und den Kunden gut auszukommen. Wir helfen weiter und geben Tipps und Beispiele für gelungene Entschuldigungsschreiben.

Entschuldigungsschreiben: Warum es wichtig ist

Entschuldigungen und Entschuldigungsschreiben helfen dabei, zwischenmenschliche Beziehungen zu pflegen, sie intakt zu halten und zu verbessern.

Personen, die sich für einen Fehler entschuldigen können, übernehmen die Verantwortung für ihr Handeln. Das ist eine wichtige zwischenmenschliche Eigenschaft. Wer Verantwortung für sein eigenes Handeln übernimmt, demonstriert außerdem ein Mindestmaß an Reife und Selbstreflexion. Gerade für die gute Zusammenarbeit im Job sind dies wichtige Voraussetzungen.

Sich zu entschuldigen zeigt den Mitmenschen außerdem, dass man ihre Gefühle anerkennt – welche man vielleicht sogar verletzt hat. Es zeugt von Respekt und Wertschätzung dem Anderen gegenüber, wenn man sich für sein Verhalten entschuldigt.

Nach einer Entschuldigung fällt es zudem leichter, eine gemeinsame Lösung für Probleme zu finden oder diese zumindest offen zu diskutieren. Entschuldigungen entschärfen Konflikte. Bleiben Entschuldigungen zu oft aus, können Beziehungen dagegen leiden oder sogar zerbrechen.

Wie schreibt man eine Entschuldigung? Tipps für das Entschuldigungsschreiben

Eine fehlende Entschuldigung kann negative Konsequenzen für Geschäftsbeziehungen haben. Wer beruflich langfristig erfolgreich sein möchte, sollte wissen, wie er sich entschuldigt. Ob es sich dabei um eine förmliche Entschuldigung per E-Mail oder einen Entschuldigungsbrief handelt, spielt zunächst keine Rolle.

Denn all diese Schreiben enthalten letztlich ähnliche Elemente und geben dem Absender des Entschuldigungsschreibens die Möglichkeit, seine Fehler einzugestehen.

Folgende Komponenten gehören in einen Entschuldigungsbrief oder ein Entschuldigungsschreiben:

Du kündigst an, dich entschuldigen zu wollen. Entweder, indem du bereits die Überschrift „Entschuldigung“ wählst oder indem du das in einem einleitenden Satz machst.
Du erklärst, wie es zu deinem Fehlverhalten kommen konnte. Dieses Element ist wichtig und du solltest es nutzen. Wenn der Leser die Gründe für dein Verhalten versteht, wird er deine Entschuldigung in der Regel eher akzeptieren. Achte jedoch darauf, dass du nicht nur Ausreden lieferst oder sogar andere beschuldigst.
Du übernimmst die Verantwortung für dein Handeln. Statt die Schuld jemand anderem in die Schuhe zu schieben, solltest du für dein Handeln geradestehen. So ein Verhalten stärkt zwischenmenschliche Beziehungen. Denn es zeigt, dass du das nötige Reflexionsvermögen besitzt, um über deine Handlungen nachzudenken und anderen mit Respekt und Wertschätzung zu begegnen.
Du sagst, dass es dir leidtut. Danach drückst du dein Bedauern über deinen Fehler aus. Damit zeigst du, dass du die Gefühle des Gegenübers respektierst und nachfühlen kannst. Durch deine Reuebekundung demonstrierst du Empathie und Einfühlungsvermögen.
Du schlägst eine Wiedergutmachung vor. Du kannst entstandenen Schaden zwar nicht gänzlich aus der Welt räumen, aber in gewisser Weise ausgleichen. Dein Vorschlag zeigt außerdem, dass dir etwas an der anderen Person liegt.
Du bittest um Verzeihung. Eine ehrliche Bitte um Vergebung unterstreicht deine Reue. Es zeigt, dass du deinen Fehler aufrichtig bedauerst.

Sich für Unannehmlichkeiten entschuldigen: Tipps und Vorlagen

Im privaten und beruflichen Umfeld ist es unvermeidlich, dass Unannehmlichkeiten entstehen. Du solltest also darauf gefasst sein und eine passende Entschuldigung parat haben. Häufig genügen ein paar Sätze, um dein Bedauern auszudrücken. Das machst du zum Beispiel so:

„Es tut mir leid, dass Sie warten mussten. Bitte entschuldigen Sie.“
„Die Verzögerung tut mir leid. Bitte verzeihen Sie.“
„Der Fehler war meine Schuld und es tut mir wirklich sehr leid. Bitte entschuldigen Sie.“
„Dass Sie warten mussten, geht auf meinen Fehler zurück. Es tut mir leid, bitte entschuldigen Sie.“
„Es tut mir leid, dass Sie wegen der Verzögerung Ihre Zeit verschwenden mussten. Bitte verzeihen Sie.“

Entschuldigungsschreiben: Diese Fehler vermeiden

Es geht gibt auch Elemente und Formulierungen, die du in einem Entschuldigungsschreiben vermeiden solltest.

Die Entschuldigung kommt zu spät: Eine späte Entschuldigung kann als Respektlosigkeit oder Gleichgültigkeit aufgefasst werden. Eine zu späte Entschuldigung erweckt leicht den Eindruck, dass du dich bloß aus Pflichtgefühl entschuldigst und deinen Fehler eigentlich nicht erkennst.
Der Fehler geschieht in der direkten Interaktion, du aber entschuldigst dich mit einem Entschuldigungsschreiben: Damit erweckst du einen ähnlichen Eindruck wie oben geschildert. Du hättest dich in dem Moment entschuldigen können, als dir der Fehler unterlaufen ist. Allerdings ist eine verspätete schriftliche Entschuldigung natürlich besser als gar keine.
Du suchst Ausreden und übernimmst keine Verantwortung: Eine gute Entschuldigung unterstreicht, dass dir dein Fehlverhalten bewusst ist und dass es dir leidtut. Du solltest deshalb keine Ausflüchte suchen oder andere beschuldigen. Das entwertet deine schriftliche oder mündliche Entschuldigung.

Bildnachweis: Stockbakery / Shutterstock.com