Feedbackregeln: essenzielle Regeln für gutes Feedback

Rückmeldung zu einem bestimmten Verhalten oder einer Situation gehört zu jeder Beziehung dazu. Damit das Feedback gut angenommen werden kann, sollte man sich jedoch an einige Feedbackregeln halten. Welche das sind und was die Gegenseite tun kann, um das Feedback besser für sich anzunehmen, erfährst du hier.

Warum ist gutes Feedback wichtig?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer voneinander trennen. Vielleicht möchte der Mitarbeiter befördert werden oder eine Fortbildung machen, weiß aber nicht recht, wie er das ansprechen soll. Auf der anderen Seite ist der Arbeitgeber, der zwar wahrnimmt, dass der Mitarbeiter gefördert werden will, mit seiner derzeitigen Leistung aber noch nicht ganz zufrieden ist. Beide finden nicht zueinander, weil sie nicht die richtigen Worte finden.

Feedback könnte in diesem Fall helfen. Allerdings nur dann, wenn es konstruktiv und wertschätzend formuliert ist. Denn diese Art von Feedback gibt beiden Seiten die Gelegenheit, auch strittige oder unangenehme Punkte anzusprechen.

Feedbackregeln: Diese Ziele lassen sich erreichen

Wertschätzende Kommunikation kann also dazu beitragen, unser berufliches und privates Leben zu erleichtern. Daher sind die Feedbackregeln so aufgebaut, dass unser Gesprächspartner die Rückmeldung leichter aufnehmen kann.

Dazu wird das Feedback als Ich-Botschaft formuliert. Wie in einem der folgenden Beispielsätze: „Mir ist aufgefallen, dass Sie in der Situation XY, folgendes tun…“ oder „Ich habe beobachtet, dass du Anfragen von Kunden nicht sofort bearbeitest.“

Nach dieser Feedbackregel beschreiben wir, wie ein bestimmtes Verhalten auf uns wirkt. Unser Gesprächspartner bekommt so die Gelegenheit, das Feedback möglichst objektiv aufzunehmen. Er muss sich nicht angegriffen fühlen, sondern kann zunächst einmal zuhören, was die andere Seite ihm zurückmeldet.

Ein weiteres Ziel der Feedbackregeln ist, Feedback als andauernden Prozess zu verstehen. Die Regeln sind so aufgebaut, dass das gleich auf zweierlei Arten passieren kann. Zum einen kann das Feedback als Schleife verstanden werden: Person A gibt Person B Rückmeldung. Person B hört zu und fragt gegebenenfalls bei Person A noch einmal nach. Person A kann dann ihre Wahrnehmung präzisieren.

Auf der anderen Seite lässt sich zusätzlich eine Feedbackregel etablieren, die regelmäßiges Feedback zu einem festen Bestandteil der Kommunikation macht. Auf diese Weise erhalten alle Beteiligten regelmäßig die Gelegenheit, ihre Eindrücke mitzuteilen. Im Idealfall lassen sich so Konflikte im Team vorbeugen oder zumindest frühzeitig angehen.

Auswahl: Diese Feedbackregeln gibt es

Feedbackregeln und regelmäßiges Feedback können also für alle Beteiligten durchaus positiv sein. Schauen wir uns daher einige Regeln an, die bei einer wertschätzenden und konstruktiven Rückmeldung besonders wichtig sind.

Beschreiben: Ich-Botschaften wirken dann besonders gut, wenn Eindrücke beschreibend wiedergegeben werden. Wer dies ernsthaft probiert, wird schnell feststellen, dass sich damit Wertungen relativ einfach vermeiden lassen. Das trägt dazu bei, dass das Feedback vom Gesprächspartner besser aufgenommen werden kann. Folgende Beispielsätze helfen dabei, konstruktives Feedback zu geben: „Ich möchte dir heute Rückmeldung zu der Besprechung am TT.MM.JJJJ geben.“ „Mir ist wichtig, dass wir wertschätzend miteinander umgehen, daher möchte ich dir eine Rückmeldung zu XY geben…“
Sachlich bleiben: Wird die Rückmeldung sachlich formuliert, trägt das ebenfalls dazu bei, dass sich der Gesprächspartner nicht angegriffen fühlt. Sachlich ist Feedback dann, wenn der Sachverhalt von unbeteiligten Dritten ebenfalls so wahrgenommen werden kann.
Realitätsnah: Zu einem möglichst sachlichen Feedback gehört außerdem, dass keine Vermutungen oder Interpretationen einfließen dürfen. Daher lautet eine weitere Feedbackregel, dass das Feedback nur Dinge beinhalten soll, die sich tatsächlich zugetragen haben. Eine Wertung des Verhaltens oder der Situation soll es dabei nicht geben.
Konkret: Feedback ist besser verständlich, wenn man die Rückmeldung anhand konkreter Beispiele formuliert. „Du bist immer so kurz angebunden.“ Mit dieser Art der Rückmeldung kann wohl niemand viel anfangen. Ganz abgesehen davon, dass dabei auch die oben genannten Feedbackregeln nicht beachtet werden. Besser gelingt die Rückmeldung, wenn du konkrete Situationen schilderst, in denen dein Gesprächspartner „kurz angebunden“ reagiert hat. War es zum Beispiel ein bestimmtes Telefongespräch, bei dem er ein wenig schroff mit dir geredet hat? Dann beschreibe die Situation so genau wie möglich. Konkret: Wann hat das Gespräch stattgefunden, was war der Inhalt und welches Verhalten hat dich konkret gestört?
Wohlwollend: Eine weitere wichtige Feedbackregel besagt, dass die Rückmeldung kein in Watte verpackter Angriff sein darf. Sätze wie „Auf mich wirkt dein Verhalten inkompetent“ sind natürlich kein Feedback, sondern womöglich der Auftakt zu einem Konflikt. Ein guter Feedbackgeber geht daher mit der nötigen Empathie auf seinen Gesprächspartner zu. Wer Verständnis für das Verhalten seines Gegenübers aufbringt, wird es außerdem einfacher haben, gehört zu werden.

Situation beachten: Auch diese Feedbackregeln gehören dazu

Es kommt nicht nur darauf an, wie das Feedback formuliert ist, sondern auch, wann die Rückmeldung angesprochen wird. Folgende Feedbackregeln helfen dabei, den richtigen Zeitpunkt zu finden:

Termin festlegen: Die wohl einfachste Methode, einen Zeitpunkt für das Feedbackgespräch zu finden, ist ihn mit seinem Gesprächspartner abzustimmen. In einigen Unternehmen gibt es auch festgelegte Zeiten, zu denen regelmäßig ein Feedbackgespräch stattfinden soll.
Rahmen finden: Kritisches Feedback sollte am besten im Gespräch unter vier Augen mitgeteilt werden. Gibt es mehr Anwesende, besteht die Gefahr, dass der Feedbacknehmer in eine Verteidigungshaltung rutscht. Schließlich muss er vor den übrigen Anwesenden sein Gesicht wahren. Das verstellt ihm aber den Blick auf den Inhalt des Feedbacks. Die Folge: Von der Rückmeldung kommt wenig bis gar nichts an.
Auf Abstand achten: Möchtest du Feedback zu einer Situation geben, die dich sehr geärgert hat, solltest du auf zeitlichen Abstand zur Situation achten. Es wird dir vermutlich nämlich nicht gelingen, direkt nach dem aufwühlenden Ereignis eine möglichst objektive Rückmeldung zu geben. Nach einigen Tagen kann das jedoch schon wieder anders aussehen.

Feedback annehmen: So gehst du mit Feedback um

Feedback ist meist eine beidseitige Angelegenheit. Feedbackgespräche sind in der Regel so angelegt, dass beide Seiten ihre Beobachtungen und Empfindungen äußern können. Das bedeutet, dass du nicht nur auf Feedbackregeln achten solltest, wenn du Feedback gibst. Sehr wahrscheinlich wirst du im gleichen Zug Feedback erhalten. Auch für diesen Fall gibt es Regeln, die dir erleichtern, das Feedback anzunehmen und im Idealfall etwas daraus zu lernen:

Ausreden lassen: Zunächst einmal ist es ganz wichtig, deinen Gesprächspartner ausreden zu lassen. Das zeugt nicht nur von guten Manieren, sondern nur so hast du überhaupt die Gelegenheit, das gesamte Feedback anzuhören. Mache dabei nicht den Fehler, dir schon nach einigen Sätzen eine Verteidigung zu überlegen. Feedback ist kein Wettkampf, sondern soll dazu beitragen, dass sich Dinge verbessern.
Nicht rechtfertigen: Die Feedbackrunde ist außerdem nicht der richtige Rahmen, um sich zu rechtfertigen. Dein Gesprächspartner möchte keine Rechtfertigung hören. Es geht jetzt vielmehr darum, nach vorne zu schauen und Bedingungen zu definieren, wie ihr in Zukunft besser zusammenarbeiten könnt.
Nachfragen: Solltest du dir nicht sicher sein, ob du das Feedback richtig verstanden hast, hilft eine ganz simple Feedbackregel weiter: Frag deinen Gesprächspartner, was er gemeint hat. Diese Methode bietet sich übrigens generell am Ende des Feedbacks an. Eine Möglichkeit ist, das Feedback in eigenen Worten zu wiederholen und den Gesprächspartner um Bestätigung zu bitten. Konstruktives Feedback gelingt zum Beispiel mit folgendem Satz: „Wenn ich es richtig verstehe, hat dich an meinem Verhalten in der letzten Besprechung gestört, dass …“

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