Firmenhandy: Die Regeln für das Diensthandy im Überblick

In vielen Firmen gehört das Firmenhandy mittlerweile zum Standard. Viele Mitarbeiter sind zunächst erfreut, wenn der Chef ihnen ein Handy übergibt. Sie gehen nämlich davon aus, dass sie das Diensthandy auch privat nutzen dürfen und dass der Arbeitgeber die Rechnung zahlt. Das ist jedoch nicht immer der Fall. In vielen Fällen erlaubt der Arbeitgeber nur die berufliche Nutzung. Und daran solltest du dich halten, sonst drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Was gilt als Firmenhandy?

Als Firmenhandy oder Diensthandy bezeichnet man mobile Telefone, die der Arbeitgeber seinen Beschäftigten zur Verfügung stellt. Führungskräfte haben zum Beispiel häufig ein Firmenhandy, damit sie schnell für Mitarbeiter und den eigenen Vorgesetzten erreichbar sind. Es ist aber längst nicht mehr so, dass nur Arbeitnehmer in exponierter Stellung ein Firmenhandy haben. Immer mehr Beschäftigte werden von ihrem Chef mit einem Firmenhandy ausgestattet, weil flexible Arbeitsmodelle das erfordern. Homeoffice, Remote Work und Vertrauensarbeitszeit machen es notwendig, dass die Mitarbeiter mobil erreicht werden können. Und das funktioniert am besten mit einem Firmenhandy.

Darf ich das Firmenhandy privat nutzen?

Ein Firmenhandy vom Chef zu bekommen, bedeutet nicht automatisch, dass du das Handy auch privat nutzen darfst. Es kommt darauf an, was du diesbezüglich mit deinem Chef vereinbart hast. Wenn er einer privaten Nutzung nicht ausdrücklich zugestimmt hat, darfst du das Diensthandy aus rechtlicher Perspektive nicht für private Zwecke nutzen.

Aber auch wenn dein Arbeitgeber dir erlaubt, dein Firmentelefon privat zu nutzen, muss diese Erlaubnis nicht uneingeschränkt gelten. Denn bei einem Diensthandy, das meist arbeits- und unternehmensrelevante Informationen enthält, spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle. Arbeitgeber können daher die Installation bestimmter Apps blockieren. Es kann sein, dass du dein Firmenhandy zwar in deiner Freizeit nutzen darfst, sich Apps wie WhatsApp, Facebook oder Instagram aber nicht auf dem Firmenhandy installieren lassen.

Ob und wie du dein Firmenhandy privat nutzen darfst, solltest du also vorab unbedingt mit deinem Chef klären. Das kann dir unnötige Auseinandersetzungen ersparen: Ein Diensthandy, das unerlaubt auch privat genutzt wird, ist ein Grund für eine Abmahnung. Fehlt eine Vereinbarung über die private Nutzung, solltest du davon ausgehen, dass diese Nutzung nicht vorgesehen ist, dein Firmenhandy also nur für berufliche Zwecke vorgesehen ist.

Firmenhandy und Steuer: Gilt es als geldwerter Vorteil?

Einige Beschäftigte wissen, dass bestimmte Sachbezüge, die der Chef gewährt, als geldwerter Vorteil versteuert werden müssen. Gutscheine ab einer bestimmten Höhe oder der Dienstwagen gelten als derartige geldwerte Vorteile, die man bei der Steuer zu berücksichtigen hat.

Es wäre also denkbar, dass auch das Firmenhandy als geldwerter Vorteil gilt und dementsprechend versteuert werden muss. Das ist aber nicht der Fall: Sollte dein Chef dir ein Diensthandy überlassen, darfst du es nutzen, ohne es extra zu versteuern. Das gilt selbst dann, wenn dein Chef dir die private Nutzung zahlt.

Diensthandy verloren: Was nun?

Wenn du dein Firmenhandy verlierst, ist das ärgerlich. Unter Umständen musst du sogar dafür aufkommen, wenn das Diensthandy verloren geht. In erster Linie hängt das jedoch davon ab, ob man dir grobe Fahrlässigkeit vorwerfen kann. Lässt du das Firmenhandy unbeaufsichtigt in der Kantine oder nach Dienstschluss gar in einer Bar liegen, könnte es sich um grobe Fahrlässigkeit handeln. Besonders wenn du ein teures Firmenhandy hast, musst du generell damit rechnen, dass es dir in einem unbeaufsichtigten Moment gestohlen wird. Daher darf der Arbeitgeber in solchen fordern, dass du den Schaden ausgleichst, also ein neues Handy kaufst.

Suche im Falle eines Verlusts auf jeden Fall das Gespräch mit dem Vorgesetzen. Vielleicht gibt es einen nachvollziehbaren Grund dafür, dass du das Diensthandy auf dem Bartisch vergessen hast. Mit etwas Glück folgt der Chef deiner Argumentation besteht nicht darauf, dass du die Neuanschaffung selbst bezahlst.

Nicht haften musst du, wenn dir nur leichte Fahrlässigkeit zur Last gelegt werden kann. Wird dir dein Firmenhandy etwa aus deiner Handtasche entwendet, kannst du nichts dafür. Daher kann dein Chef in aller Regel auch nicht verlangen, dass du in einem solchen Szenario ein neues Firmenhandy auf eigene Kosten kaufst.

Was dir jedoch als leichte und große Fahrlässigkeit ausgelegt wird, hängt vom Einzelfall ab. Daher solltest du dich im Zweifel besser von einem Fachanwalt beraten lassen. Ein spezialisierter Anwalt kann dir sagen, wie die Sachlage in deinem Fall zu beurteilen ist und mit welchen Konsequenzen du rechnen musst. Wir können und dürfen an dieser Stelle nur allgemeine Zusammenhänge darstellen.

Muss ich ständig erreichbar sein?

Darf der Arbeitgeber dir ein Diensthandy überreiche und fordern, dass du auch nach Arbeitsschluss noch erreichbar bist? Kann die Überlassung des Firmenhandys an diese Voraussetzung gebunden werden, musst du mit einem Diensthandy also ständig erreichbar sein?

Nein, musst du nicht. Auch mit einem Firmenhandy, das du kostenlos privat nutzen kannst, musst du nicht zu jeder Tages- und Nachtzeit ans Telefon gehen, wenn dein Chef dich erreichen möchte. Auch in Bezug auf ein Firmenhandy müssen Arbeitgeber die gesetzlichen Ruhezeiten und die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes beachten.

Anders ist die Sachlage, wenn du in Rufbereitschaft arbeitest und zu diesem Zwecke ein Firmenhandy von deinem Arbeitgeber überreicht bekommst. Wenn du dich rufbereit hältst, musst du selbstverständlich jederzeit erreichbar sein. Das gilt jedoch nur für die Dauer der Rufbereitschaft und hat mit dem Diensthandy selbst nichts zu tun. Denn auch ohne Firmenhandy muss dein Arbeitgeber dich während der Rufbereitschaft erreichen können.

Firmenhandy und Überwachung: Was ist erlaubt?

Darf mich mein Chef überwachen, wenn ich ein Diensthandy nutze? Nein, darf er nicht. Vor allem dann nicht, wenn er dir das Firmenhandy auch zur privaten Nutzung überlässt. Sofern es keine anderslautenden Vereinbarungen gibt, du dem also nicht explizit zugestimmt hast, darf dein Chef bei erlaubter privater Nutzung …

keine SMS oder E-Mails einsehen
keine Telefongespräche mithören oder mitschneiden
keine Ortung deiner Bewegungsdaten durchführen.

Wird das Firmenhandy ausschließlich beruflich genutzt, gehen die Befugnisse deines Chefs allerdings ein wenig weiter. In diesem Fall darf er deine beruflichen E-Mails, SMS oder andere Nachrichten kontrollieren. Denn es handelt sich dabei nicht um private Gespräche oder Daten, sondern um berufliche Informationen, die ihn etwas angehen. Auch folgende Informationen darf sich dein Chef bei Bedarf ansehen:

E-Mail-Eingang und Ausgang
Browserverlauf
Verbindungsnachweise

Trotzdem darf er deine Konversationen und Aktivitäten mit dem Diensthandy nur stichprobenartig einsehen. Auch Daten, die du auf deinem Diensthandy gespeichert hast, wie zum Beispiel Fotos, Sprachaufnahmen oder Textdateien, darf er sich stichprobenartig ansehen, wenn er einen triftigen Grund dafür hat.

Dein Chef hat bezogen auf ein Diensthandy in keinem Fall das Recht, dich permanent zu überwachen und zu kontrollieren.

Kann ich das Diensthandy ablehnen?

Der Besitz eines Firmenhandys scheint für dich mehr Nachteile als Vorteile zu bringen? Noch dazu möchtest du nicht das Risiko eingehen, dass dein Chef sich hin und wieder E-Mails oder SMS auf dem Diensthandy anschaut? Dann könnte es eine Option sein, das Diensthandy abzulehnen, wenn dein Chef es dir anbietet.

Aber geht das so einfach? Leider nicht. Vor allem dann nicht, wenn du das Firmenhandy ausschließlich beruflich nutzen sollst. In diesem Fall kann dein Arbeitgeber von dir verlangen, dass du während deiner Arbeitszeit diejenigen Arbeitsmittel nutzt, die er für richtig hält. Es ist allerdings nicht verboten, das Diensthandy nach Feierabend auszuschalten und es erst zum erneuten Arbeitsbeginn wieder einzuschalten – von der oben erwähnten Ausnahme der Rufbereitschaft abgesehen.

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