Flexible Arbeitsplätze: Was bedeutet flexibles Arbeiten?

Morgens ins Büro kommen und sich erst einmal einen Platz suchen, an dem du arbeiten kannst? Wenn dein Arbeitstag so beginnt, gibt es bei deinem Arbeitgeber vermutlich flexible Arbeitsplätze. Ein fehlender fester Schreibtisch, der jedem Mitarbeiter zugeordnet ist, soll die Kreativität befördern und viele weitere Vorteile für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Führungskräfte haben. Welche das sind und welche Voraussetzungen vorliegen müssen, damit flexibles Arbeiten gelingen kann, erfährst du jetzt.

Definition: Was sind flexible Arbeitsplätze?

Wenn Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz im Unternehmen haben, nennt man das flexible Arbeitsplätze. Das Konzept kennt man auch unter den Begriffen

Desk Sharing
Shared Desk
Flexible Office

Gerade die immer weiter fortschreitende Digitalisierung macht diese Form des Arbeitens möglich. Wenn Daten, Unterlagen, Präsentationen oder sonstige Dinge, die für die tägliche Arbeit benötigt werden, digital vorhanden sind, müssen Arbeitnehmer nicht zwingend auf viel Papierkram zurückgreifen.

In diesem Fall reicht es, sein Passwort einzugeben und sich bei der Plattform, die das gesamte Team nutzt, einzuloggen. Schon kann die Arbeit beginnen. Die Zeiten von Ordnern, Stehsammlern oder anderen Ablagesystemen auf dem Schreibtisch sind vorbei. Allenfalls sehr wichtige Unterlagen oder solche, die der Schriftform bedürfen (wie zum Beispiel bestimmte Verträge), sind noch in schriftlicher Form vorhanden.

Wie funktioniert flexibles Arbeiten?

Beim Desk Sharing oder flexiblen Arbeiten haben die Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch, an dem sie sich jeden Morgen niederlassen können. Stattdessen sucht sich jeder Mitarbeiter, wenn er morgens das Büro betritt, einen Arbeitsplatz aus. Diejenigen, die früher da sind, haben daher eine größere Auswahl als jene, die erst am späten Vormittag ins Büro kommen. Wem es egal ist, wo er im Büro sitzt und in welcher Nachbarschaft er seinen Arbeitstag verrichtet, der kann sich auf sein Glück verlassen. Beschäftigte, die zum Beispiel unbedingt am Fenster sitzen wollen oder die nur dann gut arbeiten, wenn sich ihre Lieblingskollegen in unmittelbarer Nähe befinden, könnten bei dem Modell der flexiblen Arbeitsplätze Probleme bekommen.

Die Voraussetzungen für flexible Büroarbeitsplätze

Sich jeden Morgen erst einmal auf die Suche nach einem freien Arbeitsplatz zu machen, funktioniert natürlich nicht in allen Jobs. Ein Produktionshelfer, der nur an einer ganz bestimmten Maschine angelernt wurde, kann nicht einfach am nächsten Tag eine ganz andere Maschine bedienen.

Flexibles Arbeiten ist daher nur für Büroarbeitsplätze wirklich praktikabel. Und selbst bei Jobs, die ausschließlich am Schreibtisch verrichtet werden, gibt es bestimmte Voraussetzungen, die vorliegen müssen, damit das Konzept funktioniert. Zu diesen Voraussetzungen gehören:

Die digitale Infrastruktur: Es muss für Mitarbeiter möglich sein, auf alle Daten zuzugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dazu muss es eine entsprechende Plattform oder aber einen klaren Ablauf geben, wie diese Daten elektronisch zu bekommen sind.
Die passende Auswahl: Mitarbeiter sollten sich zwischen möglichst gleichwertigen Arbeitsplätzen entscheiden können. Gibt es nur wenige gute Arbeitsplätze, verkommt flexibles Arbeiten zu einem Konkurrenzkampf.
Der Job ist flexibel gestaltet: Idealerweise müssen die Beschäftigten nicht den kompletten Arbeitstag am Schreibtisch verbringen. Besser ist es, wenn jeder Mitarbeiter die Chance hat, zumindest bestimmte Tätigkeiten an einem anderen Platz zu erledigen. So wird der Frust nicht zu groß, wenn man es wieder einmal nicht geschafft hat, rechtzeitig im Büro zu sein, um den bevorzugten Platz zu ergattern. Hilfreich ist außerdem, wenn es sich um einen Job mit flexiblen Arbeitszeiten handelt. Dann sind die Beschäftigten nicht gezwungen, alle zur gleichen Zeit im Büro zu sein, was die Arbeitsplatzsituation wiederum etwas entspannt.
Das Homeoffice ist eine Option: Flexible Arbeitsplätze für Mitarbeiter sind gerade dann von Vorteil, wenn die Beschäftigten nicht gezwungen sind, jeden Tag im Büro zu arbeiten. Wenn man zum Beispiel nach einigen Stunden merkt, dass man an dem Arbeitsplatz, den man für den aktuellen Tag bekommen hat, nicht konzentriert arbeiten kann, gibt es immer noch den heimischen Schreibtisch als Alternative.
Die Clean Desk Policy muss funktionieren: Mitarbeiter haben nur dann die Chance, sich morgens einen freien Arbeitsplatz zu suchen, wenn die Arbeitsplätze im Unternehmen auch wirklich frei sind. Konkret bedeutet das, dass jeder Beschäftigte seinen Arbeitsplatz komplett frei räumen muss, bevor er das Büro verlässt.

Die Vor- und Nachteile von flexiblen Arbeitsplätzen

Flexible Arbeitsplätze haben für alle Beteiligten, also für die Mitarbeiter, den Arbeitgeber und auch die Führungskräfte eine Reihe von Vorteilen.

Vorteile für Arbeitnehmer

Beschäftigte sollen von mehr Flexibilität und Produktivität profitieren. Wer nicht jeden Tag am gleichen Schreibtisch sitzt, der bekommt neuen Input. Der neue Input gilt sowohl für die Umgebung als auch für die Kollegen. Wenn ein Mitarbeiter aus dem Marketing neben einem Mitarbeiter aus dem Controlling sitzt, kann das zu ganz neuen Ansätzen und Ideen führen, wenn sich beide Beschäftigte austauschen. Genau dieser Austausch kann einen positiven Effekt auf die Produktivität haben.

Wenn Mitarbeiter nebeneinandersitzen, die eigentlich wenig bis gar keinen Kontakt miteinander haben, kann das wiederum nützlich für das Betriebsklima sein. Der Informationsfluss untereinander wird verbessert, was unter Umständen zur Wertschätzung des einzelnen Mitarbeiters beiträgt. Wer Informationen bekommt, fühlt sich als Teil des Teams und bekommt eine ganz andere Einstellung zu seiner Arbeit. Das wäre durchaus förderlich für die Stimmung im Team und ein echter Vorteil der flexiblen Arbeitsplätze.

Vorteile für Arbeitgeber

Wenn die Mitarbeiter zufrieden sind, das Betriebsklima stimmt und die Beschäftigten produktiv arbeiten, sind das schon starke Vorteile für Arbeitgeber. Und das flexible Arbeiten hat sogar noch mehr zu bieten: Wenn Mitarbeiter im Homeoffice oder remote arbeiten, kann das flexible Arbeiten dazu führen, dass die Arbeitgeber Geld sparen. Beschäftigte, die flexibel arbeiten können, erscheinen eben nicht jeden Tag im Büro. Das führt dazu, dass häufig kleinere Büroflächen benötigt werden und das spart Betriebsausgaben. Denn kleinere Flächen bedeuten weniger Miete, Strom und Heizkosten – also insgesamt ein Ersparnis für Arbeitgeber.

Daneben kann sich das Konzept positiv auf die Arbeitgebermarke auswirken. Bewerber werden sich eher für ein Unternehmen entscheiden, das ein eher innovatives Konzept wie das der flexiblen Arbeitsplätze ausprobiert. Flexibles Arbeiten kann also eine Form des Employer Branding sein, was dabei hilft, neue Mitarbeiter zu gewinnen.

Vorteile für Vorgesetzte

Auch Führungskräfte müssen sich jeden Morgen auf die Suche nach einem freien Arbeitsplatz gehen – doch negativ ist das nicht. Im Gegenteil, sie müssen sich genauso verhalten wie die übrigen Mitarbeiter. Das kann dazu führen, dass die hierarchischen Strukturen tatsächlich flacher werden. Und das wiederum kann sehr förderlich für das Betriebsklima und die Stimmung im Team sein.

Sind die Mitarbeiter zufriedener, zeigt sich das häufig in besseren Arbeitsergebnissen. Wenn sich das Team gut abstimmt, werden Aufgaben besser verteilt. Noch dazu arbeiten alle zusammen und helfen sich gegenseitig. So hat jeder einzelne Mitarbeiter mehr Freude an seiner Arbeit und ist daher produktiver und effizienter. Auf den Vorgesetzten, der für sein Team verantwortlich ist, wirken all diese Ergebnisse sehr positiv zurück.

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