Prokrastination im Job: Tipps gegen Aufschieberitis

Prokrastination, umgangssprachlich auch als „Aufschieberitis“ bekannt, ist ein weit verbreitetes Phänomen, das sowohl im Alltag als auch im beruflichen Umfeld auftritt. Besonders im Job kann das ständige Aufschieben wichtiger Aufgaben und Angelegenheiten erhebliche negative Konsequenzen haben, und zwar nicht nur für den Betroffenen selbst, sondern auch für das gesamte Unternehmen. Wir haben uns angesehen, wie sich Prokrastination im Arbeitsalltag äußert und welche Ursachen es dafür gibt. Darüber hinaus erläutern wir Strategien, um das Aufschieben effektiv zu überwinden und die eigene Produktivität zu steigern.

Prokrastination: Was ist das?

Um Prokrastination handelt es sich, wenn jemand bestimmte Dinge oder Aufgaben immer wieder unnötig lange aufschiebt. Häufig geschieht das auch in dem Wissen, dass dann negative Konsequenzen drohen.

Der Begriff Prokrastination leitet sich von dem lateinischen Wort „procrastinatio“ ab, was „Aufschub“ bedeutet. Umgangssprachlich wird Prokrastination auch als „Aufschieberitis“ bezeichnet.

Prokrastination gibt es nicht nur im Job. Auch im Alltag begegnet uns dieses Verhalten häufig: Das Geschirr wird so lange nicht gespült, bis kein sauberes mehr vorhanden ist, und die dreckige Wäsche wird erst dann gewaschen, wenn sich keine saubere Kleidung mehr im Schrank befindet. Aber auch im zwischenmenschlichen Bereich zeigt sich Prokrastination: Jeder von uns kennt bestimmt Menschen, bei denen man tage- oder sogar wochenlang auf eine Antwort warten muss oder die Treffen immer wieder verschieben.

Wie äußerst sich Prokrastination im Job?

Im beruflichen Alltag zeigt sich Prokrastination in erster Linie darin, dass Mitarbeiter nicht die Aufgaben erledigen, die sie eigentlich erledigen müssen. Zwar sind sie sich meist darüber im Klaren, dass das vermutlich negative Folgen haben kann, jedoch können sie sich trotzdem nicht dazu aufraffen, die Arbeit anzugehen und sie pünktlich zu vollenden.

Wenn sie gezwungen sind, zur vereinbarten Deadline zum Beispiel das Konzept für ein neues Projekt zu erstellen, sind die Arbeitsergebnisse häufig minderwertig. Schließlich haben die Mitarbeiter die Arbeit so lange vor sich hergeschoben, dass am Ende nicht genügend Zeit blieb, um an einem wirklich guten Ergebnis zu arbeiten.

Arbeit aufschieben: Die Symptome der Prokrastination

Prokrastination kann sich auf unterschiedliche Arten zeigen. Bei einigen Menschen treten zunächst „nur“ berufliche Symptome auf, bei anderen ist die Prokrastination so schlimm, dass sich das fast schon zwanghafte Aufschieben von Arbeit oder Dingen über kurz oder lang auch auf das Privatleben auswirkt.

In vielen Fällen zeigen sich zunächst nur leichte Symptome, die sich jedoch mit der Zeit verstärken. Manchen Menschen gelingt es jedoch auch, ihre Aufschieberitis wirkungsvoll zu bekämpfen, sodass sie nicht mehr länger unter den Symptomen leiden müssen.

Vorsichtig sein sollte man im Allgemeinen, wenn man ein oder mehrere dieser Symptome für Prokrastination bei sich oder einem Bekannten, Arbeitskollegen, Familienmitglied oder einer anderen nahestehenden Person wahrnimmt:

Aufschub besonders unangenehmer Aufgaben: Bei Personen, die unter Prokrastination leiden, stellt man häufig fest, dass sie nicht alle Aufgaben gleichermaßen aufschieben, sondern hauptsächlich besonders unangenehme. Damit es bei der Arbeit jedoch nicht so aussieht, als würden sie gar nichts tun, bearbeiten sie zunächst einfache Aufgaben oder die Dinge, die ihnen leichtfallen und die sie gern erledigen. Sobald die Deadline näherrückt, werden die unangenehmen Aufgaben hektisch abgearbeitet, was dazu führt, dass das Ergebnis oft zu wünschen übrig lässt.
Unrealistische Zielsetzung: Bei manchen Menschen hängt die Prokrastination im Job damit zusammen, dass sie sich mehr vornehmen, als sie leisten können, und sich dann überfordert fühlen. Da sie den Aufwand für Aufgaben und Projekte in der Regel falsch einschätzen, schaffen sie es nicht, die Dinge rechtzeitig zu erledigen. Das führt dazu, dass sie bestimmte Aufgaben nach hinten schieben müssen.
Fehlende Motivation: Bei anderen wiederum ist das Problem nicht die Überforderung wegen zu viel Arbeit, sondern es mangelt an Motivation. Etwa weil sie nicht in der Lage sind, sich klare Ziele zu setzen, oder sie das Gefühl haben, dass ihre Arbeit ohnehin nicht von Belang ist. Arbeitgeber können dieses Gefühl bestärken, wenn sie ihren Beschäftigten wenig oder keine Wertschätzung entgegenbringen. Die Gründe für fehlende Motivation sind sicher so vielschichtig wie die unterschiedlichen Arbeitnehmer. Jedoch hat mangelnde Motivation häufig einen ähnlichen Outcome: Die Arbeit wird nicht, zu spät und/oder schlampig erledigt, was insgesamt zu einem schlechten Gefühl beim Mitarbeiter und zu Frust beim Vorgesetzten führt.
Neigung zu Perfektionismus: Wer grundsätzlich das bestmögliche Ergebnis abliefern möchte, kann ebenfalls Probleme mit der Deadline bekommen und daher zu Prokrastination neigen, obwohl Aufschieben gar nicht in seinem Sinne ist. Durch das Streben nach Perfektionismus wird viel Zeit darauf verwendet, eine Aufgabe perfekt zu erledigen. Es kann sogar dazu führen, dass der Mitarbeiter sich gar nicht erst an die Aufgabe herantraut, weil er Angst hat, zu versagen und den hohen Anforderungen nicht gerecht zu werden.
Ablenkbarkeit: Wer permanent über E-Mail oder andere Messengerdienste erreichbar ist, zwischendurch „mal eben kurz“ auf den diversen Social Media Kanälen vorbeischaut oder sich leicht in Gespräche mit Kollegen in der Kaffeeküche verwickeln lässt, der wird seine Arbeit vermutlich nicht rechtzeitig erledigen können. Gerade diese häufigen kleineren Unterbrechungen sind Gift für den Arbeitsrhythmus und die Konzentration und führen dazu, dass deutlich weniger Arbeit in acht unkonzentrierten Stunden erledigt wird als in zwei Stunden, in denen man fokussiert ohne Unterbrechungen arbeitet. Die Folge: Am Ende des Tages hat man kaum etwas erledigt, sodass man gezwungen ist, seine Arbeit aufzuschieben.
Psychische oder körperliche Auffälligkeiten: Aus welchen Gründen auch immer jemand prokrastiniert, bei den meisten Menschen zeigen sich über kurz oder lang die ersten körperlichen oder psychischen Symptome. Stress und mitunter auch die Schuldgefühle hinterlassen oft Spuren: Zunächst kann sich die Prokrastination in Schlafstörungen und Kopfschmerzen äußern, auch Rückenbeschwerden sind nicht selten. Hält der Zustand länger an, kommen weitere Symptome wie Magen-Darm-Probleme oder gar Bluthochdruck hinzu. Diese Symptome verstärken die Problematik und führen häufig zu Selbstzweifeln, was sich gleichzeitig negativ auf die Leistung im Job auswirken kann.

Prokrastination: Ursachen für das Verhalten

Wie kommt es nun aber dazu, dass manche Menschen im privaten Alltag oder bei der Arbeit ständig etwas aufschieben, statt es einfach zu erledigen? Prokrastination kann verschiedene Ursachen haben. Einige davon decken sich mit den Symptomen, weil sich Ursache und Wirkung bei diesem Phänomen kaum voneinander trennen lassen. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass Prokrastination und ihr typisches Verhalten in vielen Fällen einen Teufelskreis in Gang setzt, der einige der oben genannten Verhaltensweisen befördert.

Mögliche Ursachen für extreme Prokrastination können zum Beispiel sein:

Unrealistische Erwartungen: Wer es nicht schafft, sich Ziele zu setzen, die in der vorgegebenen Zeit erreichbar sind, der wird wohl oder übel seine Aufgabe aufschieben müssen.
Unfähigkeit, sich zu entscheiden: Manche Menschen haben sehr große Schwierigkeiten damit, eine definitive Entscheidung zu treffen. Das führt dazu, dass sie keinen Plan entwickeln können, wie sie weiter vorgehen, und weshalb sie dann wie gelähmt vor einer Aufgabe sitzen und einfach nicht anfangen können. Das Ergebnis: Die Arbeit wird nicht fertig und muss daher aufgeschoben werden.
Zu wenig Selbstvertrauen: Traut man sich selbst nicht viel zu und zweifelt daran, dass man die Aufgabe überhaupt schaffen kann, ist auch das eine mögliche Ursache für Prokrastination. Denn wer kein Vertrauen in seine eigenen Fähigkeiten hat, der schiebt Aufgaben vor sich her – aus Angst davor, sie nicht erledigen zu können.
Fehlende Struktur: Ohne Selbstmanagement und einen strukturierten Arbeitsaltag wird es kaum gelingen, alle Aufgaben zu erledigen, die Tag für Tag anstehen. Das führt oft unweigerlich zur Prokrastination.
Zu wenig Frustrationstoleranz: Gerade unangenehme Aufgaben eignen sich hervorragend, um prokrastiniert zu werden. Wer Probleme damit hat, seine Emotionen unter Kontrolle zu halten, neigt besonders häufig zur Aufschieberitis. Es werden dann vorrangig die Aufgaben erledigt, die Spaß machen und schnell erledigt werden können.

Was tun gegen Prokrastination?

Nicht immer handelt es sich bei Prokrastination muss extremes Aufschieben. Manche Menschen leiden schon darunter, dass sie hin und wieder die Tendenz haben, bestimmte Dinge aufzuschieben, die nicht essenziell wichtig sind.

Wie so häufig gilt: Wenn der Leidensdruck so groß wird, dass man die Notwendigkeit spürt, etwas zu unternehmen, sollte man die Sache angehen. Ob es sich dabei um extremes Aufschieben oder nur eine leichte Form der Prokrastination handelt, spielt keine Rolle.

Die folgenden Tipps beziehen sich sowohl auf leichte als auch auf schwere Prokrastination:

Lernen, Prioritäten zu setzen: Um vor allem wichtige Dinge nicht aufzuschieben, sollte man zunächst daran arbeiten, Prioritäten richtig zu setzen. Welche Aufgaben sind wichtig und sollten sofort erledigt werden?
Zeitmanagement verbessern: Es genügt nicht, zu wissen, welche Aufgaben mit höchster Priorität angegangen werden müssen. Es bedarf auch Zeit, sie zu erledigen. Hier kommen Zeitmanagement-Methoden ins Spiel: Wer Schwierigkeiten hat, seine Zeit effektiv und effizient zu planen, der kann zum Beispiel die Pomodoro-Technik, die ALPEN-Methode oder die Eat-the-Frog-Methode ausprobieren, um einen Einstieg in ein besseres Zeitmanagement zu finden.
Ablenkungen reduzieren: Gerade die sozialen Medien oder Messengerdienste sind ein Garant dafür, dass man sich nicht richtig konzentrieren kann und daher mit seiner Arbeit schlechter vorankommt. Ein einfaches Mittel: Smartphone weglegen und Benachrichtigungen über neue Mitteilungen ausschalten. Es können auch feste Zeiträume definiert werden, in denen man konzentriert ohne Ablenkungen von außen arbeitet.
Regelmäßige Pausen einlegen: Wer leistungsfähig bleiben möchte, der darf auf regelmäßige Pausen nicht verzichten. Sie sind ein gutes Mittel gegen Prokrastination, denn sie helfen dabei, den Kopf frei zu bekommen und sich wieder auf die Arbeit zu konzentrieren.

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