Protokoll richtig schreiben: Was gehört hinein?

Mitarbeiter, die in der Besprechung zum Protokollführer ernannt werden, sollten wissen, wie sie ein Protokoll richtig schreiben. Denn von einem richtig geführten Protokoll profitieren alle Beteiligten. Die Ergebnisse des Meetings und die für die verteilten Aufgaben zuständigen Personen werden in der Regel im Protokoll festgehalten. Der Protokollführer sorgt dafür, dass diese Informationen und Arbeitsanweisungen verschriftlicht werden. Von uns gibt es ein paar Tipps, wie du das Protokoll richtig schreiben kannst.

Protokoll schreiben: Wozu überhaupt?

Das Protokoll ist dazu da, die wichtigsten Punkte eines Meetings oder einer Besprechung zu dokumentieren und nachvollziehbar festzuhalten. Wie detailliert das jeweilige Protokoll ausfällt, hängt davon ab, für welche Art von Protokoll man sich entscheidet. Folgende Optionen kommen generell in Betracht, wenn man ein Protokoll einer Besprechung schreiben möchte:

Ergebnisprotokoll/Beschlussprotokoll: Der Name dieser Protokollart deutet schon drauf hin, was das Ziel dieses Protokolls ist. Hier werden die wichtigsten Ergebnisse und Beschlüsse der Sitzung, des Meetings festgehalten. Wer diese Art von Protokoll richtig schreiben möchte, muss sich also nicht jeden einzelnen Tagesordnungspunkt notieren. Es genügt, nur die zentralen Ergebnisse festzuhalten und alle zentralen Informationen zu diesen Punkten zu notieren. Zusätzlich zu den Beschlüssen, die getroffen werden, muss in einem Ergebnisprotokoll festgehalten werden, welche Personen den jeweiligen Arbeitsauftrag übernehmen sollen. So sind nach der Sitzung die Zuständigkeiten klar geregelt und bei Fragen oder Problemen können die betreffenden Personen einen Blick in das Protokoll werfen.
Verlaufsprotokoll: Wer diese Art eines Protokolls richtig schreiben möchte, muss schnell tippen oder schreiben können. Denn das Verlaufsprotokoll ist umfangreicher als das Ergebnis- oder Beschlussprotokoll. Hier werden nicht nur die wichtigsten Informationen und Ergebnisse der Besprechung festgehalten, sondern auch der Gesprächsverlauf, der zu den jeweiligen Beschlüssen geführt hat. Gerade für umstrittene Punkte, wegweisende Diskussionen oder schwierige Entscheidungsprozesse bietet es sich daher an, ein Verlaufsprotokoll richtig zu schreiben. Denn so kann auch nach der Sitzung das Gespräch oder die Diskussion noch einmal in groben Zügen nachvollzogen werden. Das Verlaufsprotokoll ist aber auch dann eine gute Alternative, wenn es darum geht, Sitzungen zu protokollieren, die zwar nicht kontrovers, aber inhaltlich wichtig sind.
Wortprotokoll: Ein Wortprotokoll richtig zu schreiben, ist für eine Person allein nur sehr schwierig möglich. Denn auch hier deutet der Name schon darauf hin, was bei dieser Art protokolliert wird: nämlich tatsächlich fast jedes Wort. In herkömmlichen Sitzungen oder Meetings, wie sie in Unternehmen stattfinden, wird diese Art von Protokoll daher kaum angefertigt. Klassischerweise wird es eher vor Gericht eingesetzt – dort also, wo es auf jedes gesprochene Wort ankommt. Sollte jedoch tatsächlich einmal ein Wortprotokoll im Meeting verlangt und du zum Protokollführer ernannt werden, hilft dir unser Tipp: Kläre ab, ob es möglich ist, dir die Aufgabe mit einem Kollegen zu teilen. Für eine protokollführende Person allein ist es fast unmöglich, ein Wortprotokoll richtig zu schreiben. Vor allem dann, wenn diese Person keine Kenntnisse in Stenographie oder sonstigen Kurzschriften hat.

Bei den ersten beiden Arten, ein Protokoll zu schreiben, geht es also hauptsächlich darum, die wichtigsten Informationen Schwarz auf Weiß festzuhalten. Das stellt auch die große Schwierigkeit dar, wenn man ein Protokoll richtig schreiben möchte. Es ist nämlich gar nicht so einfach, die wichtigen Informationen von den unwichtigen zu trennen. Ein Meeting oder Gespräch auf diese Weise aufzubereiten, erfordert einiges an Konzentration und Übung. Bei Letzterem können wir dich unterstützen.

Protokoll richtig schreiben: Mit diesen Tipps gelingt es leichter

Die Wichtigkeit des Amtes und damit der Aufgaben eines Protokollführers solltest du nicht unterschätzen. Denn häufig beschränkt sich die Tätigkeit nicht nur darauf, während des Meetings die zentralen Punkte festzuhalten. Je nach Umfang musst du die Besprechung auch vor- und nachbereiten und in einigen Fällen sogar überprüfen, ob die Beteiligten ihre Arbeitsaufträge erfüllt haben. Doch beginnen wir am Anfang und mit den Tipps, wie du dich darauf vorbereitest, ein Protokoll zu führen:

Wichtige Informationen zusammentragen: In der Regel gibt es vor größeren Besprechungen eine Liste mit der Tagesordnung. Damit sind die wichtigsten Punkte gemeint, die im Meeting behandelt werden sollen. Schau dir diese Liste vorab genau an und mache dich mit der Materie vertraut. Entdeckst du Themen, mit denen du dich nicht wirklich gut auskennst? Dann kannst du vor der Besprechung die betreffenden Punkte recherchieren und dich einlesen. Mit ein paar zentralen Hintergrundinformationen fällt es dir leichter, das Protokoll richtig zu schreiben.
Grobe Struktur vorab festlegen: Eine Vorlage für das Protokoll hilft dir dabei, nichts zu vergessen und damit das Protokoll richtig zu schreiben. Diese Vorlage kannst du nach dem Meeting ausbauen und mit weiterführenden Informationen ergänzen. Sie dient somit zunächst nur als Rahmengerüst, das du je nach Vorliebe oder Vorgabe deines Chefs beliebig ergänzen kannst. Folgende Elemente gehören auf jeden Fall hinein:
- Ort
- Zeitpunkt
- Dauer des Gesprächs
- Teilnehmer, entschuldigte Teilnehmer
- Tagesordnungspunkte
- Name des Besprechungsleiters
- Name des Protokollanten

Noch ein zusätzlicher Tipp: Es kommt nicht selten vor, dass Teilnehmer sich im Laufe des Gesprächs nachträglich noch einmal zu einem Thema äußern wollen. Dann wäre es natürlich ärgerlich, wenn du in deinen Notizen keinen Platz mehr hättest, um die noch folgenden Punkte zu notieren. Du solltest daher nach jedem Tagesordnungspunkt ein paar Zeilen freilassen, um notfalls Ergänzungen einfügen zu können. Eine andere Möglichkeit ist folgende: Nutze für jeden Punkt der Tagesordnung ein eigenes Blatt Papier, das du entsprechend nummerierst. So kannst du auch im Nachhinein Informationen, die später zu dem Thema genannt werden, ohne größere Probleme hinzufügen. Führst du dein Protokoll in einem digitalen Format, hast du mit solchen Schwierigkeiten natürlich weniger zu kämpfen.

Nicht zu viel schreiben: Sofern nicht gerade ein Wortprotokoll geschrieben werden soll, kannst du dich kurzfassen. Der Sinn eines Protokolls liegt gerade darin, nur die wesentlichen Informationen zu den Tagesordnungspunkten zusammenzufassen. Alles andere darf und sollte sogar entfallen.
Objektiv bleiben: Ein Protokoll richtig zu schreiben bedeutet, dass du die einzelnen Gesprächsergebnisse ohne eigene Wertung wiedergeben musst. Das gilt besonders dann, wenn du persönlich eine andere Meinung zu den behandelten Themen und Tagesordnungspunkten vertrittst: Diese hat im Protokoll nichts zu suchen.
Feedback geben lassen: Wenn du das Protokoll richtig schreiben und keine falschen Informationen verbreiten möchtest, solltest du dir nach dem Meeting eine Rückmeldung zu deinen Aufzeichnungen geben lassen. Das kannst du zum Beispiel direkt nach der Besprechung tun. Bitte dazu die Teilnehmer, noch ein paar Minuten im Raum zu bleiben, damit du deine Mitschrift in Stichpunkten vortragen kannst. Fragen oder Unstimmigkeiten können so direkt geklärt werden. Andere Möglichkeit: Du formulierst zunächst dein Protokoll komplett aus und legst es dann dem Leiter der Besprechung zur Durchsicht vor. Diese Person sollte einen Überblick darüber haben, was besprochen wurde und zu welchen Ergebnissen man gekommen ist.

Protokoll schreiben: Eine Vorlage

In der Aufzählung oben haben wir bereits angesprochen, was unter anderem dazu gehört, wenn du ein Protokoll richtig schreiben möchtest. Eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die ein Protokoll beinhalten sollte, möchten wir dir nicht vorenthalten. Daher liefern wir dir nun eine Vorlage, um das Protokoll zu schreiben:

Protokoll der Besprechung zum Thema XY

Datum und Uhrzeit:
Dauer des Gesprächs:
Teilnehmer:
Entschuldigte Teilnehmer:
Leiter der Besprechung:
Protokollführer:

Punkt 1: Thema XY
Diskussion der Frage:
Äußerungen zum Thema:
Ergebnis der Diskussion:
Ansprechpartner für die Überwachung des Ergebnisses:

Punkt 2: Thema XY
Diskussion der Frage:
Äußerungen zum Thema:
Ergebnis der Diskussion:
Ansprechpartner für die Überwachung des Ergebnisses:

Punkt 3: Thema XY
Diskussion der Frage:
Äußerungen zum Thema:
Ergebnis der Diskussion:
Ansprechpartner für die Überwachung des Ergebnisses:

Punkt 4: Thema XY
Diskussion der Frage:
Äußerungen zum Thema:
Ergebnis der Diskussion:
Ansprechpartner für die Überwachung des Ergebnisses:

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