Strukturiertes Arbeiten: So organisierst du deine Arbeit effektiv

Strukturiertes Arbeiten ist die Grundlage dafür, dass man seine Aufgaben in der dafür vorgesehenen Zeit erledigt, seine Zusagen einhält und als verlässliche Person wahrgenommen wird. Das sind wichtige Eigenschaften, die nicht nur im Berufsleben viel wert sind, sondern auch im Privatleben gut ankommen. Wie es gelingen kann, seine Aufgaben systematisch anzugehen und sinnvoll zu gliedern, haben wir uns genauer angesehen.

Strukturiert arbeiten: Was bedeutet das?

Struktur zu schaffen und damit seine Arbeit zu organisieren, bedeutet, dass man sich eine oder mehrere Methoden aneignet, um Aufgaben und Projekte gezielt zu bearbeiten. Eine Möglichkeit, um strukturiert und organisiert zu arbeiten, ist zum Beispiel, klare Ziele zu definieren. Idealerweise legt man dabei auch fest, bis zu welchem Termin die Aufgabe erledigt werden soll.

Strukturiertes Arbeiten kann ganz unterschiedliche Aspekte umfassen. So kann man zum Beispiel Zeitmanagement-Techniken nutzen, die zu erledigende Aufgabe mithilfe bestimmter Methoden in kleinere, schnell erreichbare Schritte unterteilen oder bestimmte Systeme und (digitale) Tools verwenden, die dabei helfen, die Aufgaben zu verwalten und zu organisieren.

Strukturiertes Arbeiten ist wichtig, da es dabei hilft, den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten und diese fristgerecht zu erledigen. Das reduziert Stress und Druck auf der Arbeit und hat einen positiven Einfluss auf die Produktivität und damit auch auf das eigene Wohlbefinden.

Struktur schaffen: Die Vorteile

Seine Aufgaben geordnet und systematisch zu bearbeiten, hat für den Arbeitsalltag und private Verpflichtungen eine ganze Reihe von Vorteilen, zum Beispiel diese:

Gesteigerte Effizienz: Wenn es gelingt, die zu bearbeitenden Aufgaben in klar definierte Schritte zu strukturieren, spart das Zeit. Denn mit einem klaren Plan muss man sich nicht jeden Arbeitstag aufs Neue fragen, wo man anfangen soll und was als Nächstes zu erledigen ist. Stattdessen kann man sofort mit der Umsetzung beginnen und seine Zeit bestmöglich nutzen.
Klarheit im Team: Wird strukturiert und organisiert gearbeitet, können sich alle Teammitglieder an dieser Struktur orientieren. Das sorgt für Transparenz und Klarheit und trägt dazu bei, dass alle Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind, wissen, was zu tun ist und wer welche Aufgaben übernimmt. Auch die Reihenfolge, in der die Aufgaben abgearbeitet werden sollen, wird mit einer klaren Struktur deutlich. So werden Unklarheiten, Verwirrungen und doppelte Arbeit vermieden, was Zeit spart und sich positiv auf die Motivation jedes einzelnen Mitarbeiters auswirkt.
Verbesserte Qualität: Strukturiertes Arbeiten macht es möglich, dass alle Beteiligten die anstehende Aufgabe sorgfältig planen können und es keine Verwirrungen bei der Ausführung gibt. Wenn ein Plan vorliegt, können sich alle an diesen Plan halten und sich bei Fragen daran orientieren. So können Fehler bestmöglich vermieden werden, was sich positiv auf die allgemeine Qualität der Arbeit auswirkt.
Mehr Chance auf Erfolg: Wenn die Arbeit strukturiert und organisiert vonstattengeht, sind die Chancen höher, dass das geplante Ziel erreicht wird. Halten sich nämlich alle Beteiligten an den zuvor ausgearbeiteten Plan, sieht man sofort, wenn Probleme auftreten und wo man nachjustieren muss. So kann der Zeitplan eingehalten und das Projekt innerhalb der Deadline erledigt werden.
Weniger Stress: Wenn es so gut läuft, hat das natürlich auch positive Auswirkungen auf den Stress bei der Arbeit. Der wird dann nämlich geringer. Die Mitarbeiter können dadurch, dass sie strukturiert arbeiten, Schritt halten, müssen nur in Ausnahmefällen Überstunden machen und haben genügend Zeit, sich nach der Arbeit zu entspannen.

Strukturiertes Arbeiten lernen: So kann es funktionieren

Wer seine Arbeit organisieren und strukturieren möchte, weiß in manchen Fällen nicht, wo er oder sie beginnen soll. Für diesen Fall – aber auch für Arbeitnehmer, die mehr darüber erfahren möchten, wie sie sich besser organisieren können –, haben wir die folgenden Tipps zusammengestellt:

Ziele definieren: Wenn es darum geht, organisiert und strukturiert zu arbeiten, führt kein Weg daran vorbei, eindeutige und klare Ziele zu definieren. Die Herausforderung dabei: Die Ziele müssen so formuliert sein, dass sie realistisch sind und die Möglichkeit besteht, dass sie mit etwas Anstrengung erreicht werden können. Denn auch das ist wichtig: Ein wenig herausfordernd muss das Ziel schon sein, sonst freut man sich am Ende nicht richtig darüber, wenn es erreicht ist.
Priorisieren: Sich besser zu organisieren, heißt auch, dass man es schafft, die Aufgaben, die am wichtigsten und dringlichsten sind, zu identifizieren. Denn genau diese Aufgaben sollten als Erstes bearbeitet werden. Ein gutes Werkzeug, um Aufgaben nach dieser Reihenfolge anzugehen und somit strukturiert zu arbeiten, ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Nutzt du diese Matrix, kannst du auf einen Blick sehen, welche Aufgaben priorisiert bearbeitet werden müssen, welche warten können und welche erst gar nicht in Angriff genommen werden müssen, weil sie keinen Mehrwert haben.
Tools und Techniken nutzen: Neben der Eisenhower-Matrix gibt es noch viele weitere Tools und Techniken, die dir helfen, Struktur zu schaffen und organisiert zu arbeiten. Auf unserer Seite findest du dazu vielfältige Möglichkeiten. Probiere die verschiedenen Methoden nach und nach aus, um schließlich die Technik zu finden, mit der du am besten arbeiten kannst. Ganz simpel – und daher besonders für den Einstieg geeignet – sind zum Beispiel eine To-do-Liste oder Apps, mit denen du deine Zeit verwalten kannst.
Regelmäßig nachjustieren: Je mehr du lernst, dich besser zu organisieren, umso wahrscheinlicher wird es, dass du mit der Zeit auf andere Methoden und Techniken umsteigen kannst. Du solltest daher in regelmäßigen Abständen reflektieren und über deine Arbeitsweise nachdenken. Vielleicht fallen dir Bereiche auf, in denen du langsam auf eher fortgeschrittenere Methoden umsteigen kannst, oder du merkst, dass du in diesem oder jenem Bereich eher wieder einen Schritt zurückgehen solltest. Du musst dich dabei übrigens nicht nur auf dein Urteil verlassen, sondern kannst auch deine Arbeitskollegen oder andere Personen aus deinem Umfeld um Feedback bitten. So bekommst du neue Sichtweisen und Eindrücke und kannst entsprechend deine Arbeit strukturieren.
Flexibel bleiben: Struktur zu schaffen, heißt nicht, dass man sich sklavisch an die Vorgaben halten muss. Es ist wichtig, flexibel zu bleiben und die zuvor ausgearbeitete Struktur anzupassen, wenn die Notwendigkeit dazu besteht.

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