Urlaubsvertretung: Das ist wichtig

Zur Urlaubsplanung gehört nicht nur, sich darum zu kümmern, wer während deiner Abwesenheit deine Pflanzen gießt und die Katze füttert. Auch am Arbeitsplatz gibt es Diverses zu regeln, sofern du nach deiner Rückkehr kein Chaos auf dem Schreibtisch vorfinden möchtest. Kümmere dich rechtzeitig um die passende Urlaubsvertretung und bereite alles entsprechend vor. Wir möchten dir mit diesem Beitrag helfen, deine Urlaubsvertretung perfekt zu planen.

Was muss die Urlaubsvertretung machen?

Der Kollege, der deine Urlaubsvertretung übernimmt, kann natürlich nicht alle deine Aufgaben erledigen. Dass die Vertretung Mehrarbeit bedeutet, ist klar. Diese sollte aber so gering wie möglich gehalten werden. Aufgaben, die du für die Zeit deiner Abwesenheit delegieren kannst, sind beispielsweise:

wichtige Mails beantworten,
die Post durchsehen und dringende Anfragen beantworten,
Telefonanrufe entgegennehmen und
je nach Job Kundentermine wahrnehmen.

Wer kommt als Urlaubsvertretung infrage?

Idealerweise arbeitet ihr in der gleichen Abteilung oder am gleichen Projekt. So muss sich deine Urlaubsvertretung nicht erst in deine Aufgabengebiete einarbeiten und kann Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern kompetent beantworten. Manche Unternehmen regeln von vornherein, wer wen im Falle einer Krankheit oder während des Urlaubs vertritt.

Ist ein Stellvertreter vorhanden, fällt ihm diese Aufgabe normalerweise zu. Dies wird vor allem in einer leitenden Position der Fall sein.

Auch Auszubildende können unter bestimmten Voraussetzungen die Urlaubsvertretung übernehmen: Der Azubi muss mit den Aufgaben vertraut sein und darf nicht extra dafür angelernt werden. Im ersten Lehrjahr wird dies kaum der Fall sein. Er sollte unmittelbar mit dir zusammenarbeiten. Trotzdem kann von ihm nicht erwartet werden, wichtige Entscheidungen selbst zu fällen, sodass ein Ansprechpartner vorhanden sein muss.

Letztendlich gilt es zu bedenken, dass Azubis regelmäßig die Berufsschule besuchen. Deshalb kommen sie als Urlaubsvertretung nur dort infrage, wo keine tägliche Anwesenheit erforderlich ist. Eventuell können sich ein Lehrling und ein Kollege die Aufgaben während der Urlaubsvertretung teilen. Das kann beispielsweise so aussehen, dass der Auszubildende Mails und Telefonate beantwortet und der Kollege Kundentermine wahrnimmt.

Auch eine externe Aushilfe oder virtuelle Assistentin als Urlaubsvertretung einzusetzen, ist in bestimmten Berufszweigen möglich. Dies empfiehlt sich vor allem dort, wo sich intern niemand finden lässt. Eine externe Urlaubsvertretung ist auch optimal für Selbstständige, die alleine arbeiten. Ob sich diese Variante für dich lohnt, gilt es abzuwägen. Möchtest du eine externe Aushilfe für die Zeit deiner Abwesenheit mit der Urlaubsvertretung vertrauen, hole vorher Referenzen ein und informiere dich, ob du es wirklich mit einem Profi zu tun hast. Berufsbezeichnungen wie „virtuelle Assistentin“ sind nicht geschützt.

Gut zu wissen: Verantwortlich für die Urlaubsvertretung ist grundsätzlich der Arbeitgeber. Je nach Position und Arbeitsklima im Unternehmen, kannst du Vorschläge einbringen, jedoch liegt die Verantwortung, dass die Arbeit auch während deiner Abwesenheit gemacht wird, nicht bei dir.

Wie plane ich meine Urlaubsvertretung?

Diese Frage stellt sich jedem Angestellten, bevor er in die schönsten Wochen des Jahres starten kann. Allein damit, dass ein Kollege gefunden wurde, der die Vertretung übernimmt, ist es nicht getan. Der nächste Schritt ist nämlich, die Aufgabenverteilung konkret zu kommunizieren. Je nach Aufwand kannst du eine Checkliste erstellen und somit der Person, die dich vertritt, die Arbeit erleichtern. Beginne rechtzeitig damit, alles vorzubereiten. Unter Zeitdruck wird schnell etwas vergessen, und die Übergabe der Arbeit kann nicht professionell erfolgen.

Das solltest du erledigen, bevor du den Arbeitsplatz verlässt:

Erstelle eine Liste, welche Aufgaben bis zu deiner Rückkehr warten können und welche nicht.
Schreibe eine Checkliste für deine Vertretung.
Nehme dir ausreichend Zeit, mit deiner Urlaubsvertretung zusammenzusitzen. Je nach Position sollte auch der Vorgesetzte dazu eingeladen werden. Bei diesem Termin erklärst du, was zu tun ist und beantwortest Fragen.
Räume deinen Arbeitsplatz auf.
Erstelle eine Abwesenheitsnotiz in deinem Mailprogramm. In diesem teilst du nicht nur mit, von wann bis wann du abwesend sein wirst, sondern gibst auch die Kontaktdaten von deiner Urlaubsvertretung an. Empfehlenswert ist der Hinweis, dass diese in dringenden Fällen erreichbar ist. So bleibt der Vertretung Spam und Unwichtiges erspart.
Sorge dafür, dass die Urlaubsvertretung die nötigen Passwörter und Berechtigungen hat.
Sollte eine Vollmacht erforderlich sein, musst du diese rechtzeitig auf den Namen der Vertretung ausstellen.
Wenn nötig, richte eine Umleitung deines Bürotelefons zu einem Kollegen oder zu deiner Urlaubsvertretung ein.
Sofern es unerlässlich ist, dass du auch im Urlaub erreichbar bist, vereinbare und kommuniziere eine bestimmte Zeit, in der du das Geschäftshandy abnimmst. Deine private Telefonnummer sollte für die Arbeit, ganz besonders während deines Urlaubs, tabu sein.
Nicht alle Unternehmen haben heute noch Anrufbeantworter. Dort, wo einer steht, muss er natürlich neu besprochen werden und über die Abwesenheit informieren.
Zusätzlich kannst du deiner Urlaubsvertretung die Arbeit erleichtern, indem du mehrere Ablagen vorbereitest: Erledigt, noch offen, Information

Urlaubsvertretung im Dienstleistungsbereich

Da die genannten Tipps vor allem für Jobs im kaufmännischen Bereich zutreffen, soll nachfolgend noch kurz auf den Dienstleistungssektor eingegangen werden. Wichtige Kundentermine können nicht warten, bis du zurück sein wirst. Während ein Klempner oder Maler, der über gute Fachkenntnisse verfügt, die Urlaubsvertretung ohne Weiteres übernehmen könnte, sieht es beispielsweise im Friseursalon oder im Kosmetikstudio anders aus:

Überall dort, wo direkt am und mit dem Kunden gearbeitet wird, muss neben der beruflichen Qualifikation auch die Chemie zwischen Kunde und Dienstleistungsanbieter stimmen. Im Idealfall finden sich bei Abwesenheit eine Vertretung im Team. Es ist empfehlenswert, die Kundschaft über die Urlaubsabwesenheit zu informieren. Bei der Terminvergabe solltest du fragen, ob es zwei Wochen (je nach Dauer deines Urlaubs) Zeit hat, oder ob du einen Termin bei einem Kollegen anbieten darfst. Als positiv nehmen es Kunden auf, wenn du, wie es häufig in Arztpraxen der Fall ist, zirka einen Monat vor deinem Urlaub per Aushang im Geschäft mitteilst, von wann bis wann du abwesend sein wirst und wer gerne in dieser Zeit deine Urlaubsvertretung übernimmt.

Urlaubsvertretung – wie sieht es rechtlich aus?

Grundsätzlich steht dir dein Urlaub zu. Anwaltsbüros müssen sich immer wieder mit Fällen befassen, in denen Arbeitnehmern der Urlaub verweigert wird, weil keine passende Urlaubsvertretung vorhanden ist. Es ist Sache des Arbeitgebers, dafür zu sorgen, dass während deiner Abwesenheit unaufschiebbare Arbeiten erledigt werden.

Fazit: Eine gute Vorbereitung für deine Urlaubsvertretung sorgt dafür, dass du im Urlaub entspannen kannst und nicht dauernd an die Arbeit denken musst. Dass deine Vertretung Mehrarbeit auf sich nimmt, ist nicht selbstverständlich. Sie könnte auch ablehnen, was allerdings ihrer Karriere wahrscheinlich schaden würde. Es tut dem Arbeitsklima gut und motiviert, wenn du ihr eine kleine Aufmerksamkeit auf den Schreibtisch hinterlässt. Das kann einfach ein handgeschriebener Gruß mit einem Dankeschön sein. Auch ein kleines Mitbringsel aus dem Urlaub zeigt Wertschätzung für die nicht selbstverständliche, zusätzlich geleistete Arbeit.

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