Zeitfresser im Alltag und Job eliminieren: So klappt’s!

Wahrscheinlich jeder ist ihnen schon einmal begegnet: Zeitfresser im Arbeitsalltag. Sie lauern überall und kosten uns eine Menge Zeit – obwohl es eigentlich gar nicht danach aussieht. Wie du Zeitfresser im Alltag und im Job identifizierst und wie du sie eliminieren kannst, verraten wir dir jetzt.

Zeitfresser: Was versteht man darunter?

Zeitfresser sind all diejenigen Dinge, die uns scheinbar unbemerkt unsere Zeit stehlen. Morgens denkt man noch, dass man den ganzen Tag Zeit hat, um das Projekt zu erledigen und schwupp ist es kurz vorm Feierabend und man hat es immer noch nicht geschafft. Wo ist die Zeit nur hin? Vermutlich ist sie den zahllosen Zeitfressern zum Opfer gefallen, die uns überall auflauern.

Zunächst sieht es nach nicht viel aus: Kurz mal eine private Nachricht beantworten oder mal eben durch den Feed des Social Media Accounts scrollen. Doch tatsächlich summieren sich diese Zeitfresser schnell – und nicht zu knapp. Aus den geplanten fünf Minuten werden schnell zehn oder gar fünfzehn und eh man sich versieht, ist eine halbe Stunde um.

Selbst wenn wir uns nach einigen Minuten disziplinieren und uns wieder unserer Arbeit zuwenden, kann es dauern, bis wir sie wirklich wieder fortsetzen können. Untersuchungen verraten uns, warum das so ist: Nach jeder Unterbrechung brauchen wir mehrere Minuten, um uns wieder in den Vorgang einzudenken, den wir gerade unterbrochen haben. Statt „kurz mal eben“ haben wir auf diese Weise schnell eine halbe Stunde oder mehr verplempert. Und diese Zeit fehlt uns später.

Innere und äußere Zeitfresser

Hinzu kommt, dass wir von ganz unterschiedlichen Arten von Zeitdieben umgeben sind. Auf einige haben wir einen direkten Einfluss, anderen können wir nur schwer entkommen.

Eine bekannte Definition unterscheidet zwischen äußeren und inneren Zeitfressern, auch Stressoren genannt, die uns regelmäßig in Zeitnot bringen. Das gilt natürlich nicht nur für den Arbeitsplatz. Auch im Alltag lauern nahezu an jeder Ecke Zeitfresser, die wir kennen sollten, um sie möglichst zu vermeiden.

Zu den äußeren Zeitfressern oder Stressoren gehören:

Wartezeiten
ständiges „Hintergrundrauschen“ durch Gespräche der Kollegen oder der übrigen Mitfahrenden in der Bahn
lärmende Autos, eine Baustelle direkt vor dem Fenster oder anderer üblicher Lärm, den Verkehrsmittel erzeugen
zu große Hitze oder Kälte
Schmerzen

Zu den inneren Stressoren gehören dagegen:

hoher Druck auf der Arbeit
zu wenig Zeit für private und berufliche Aufgaben
Langeweile auf der Arbeit und der daraus resultierende verzweifelte Versuch, die Zeit totzuschlagen
Aufgaben, die weit unter den eigentlichen Fähigkeiten liegen
Aufgaben, die weit über die individuellen Fähigkeiten und Kenntnisse hinausgehen
ständige, unsachliche Kritik des Vorgesetzten

Diese Zeitfresser lauern am Arbeitsplatz und in der Freizeit

Stressoren haben einen Einfluss auf unser Zeitmanagement, weil sie uns unter Druck setzen. Permanenter Straßenlärm kann zum Beispiel dazu führen, dass wir uns nicht richtig auf unsere Aufgaben konzentrieren können und daher länger dafür brauchen. Am Ende des Arbeitstages haben wir uns zwar nicht von privaten Dingen, wie beispielsweise dem Facebook Feed ablenken lassen, aber trotzdem zu wenig Zeit, um pünktlich Feierabend machen zu können. Denn die geplanten Aufgaben für den Tag sind noch nicht fertig.

Liste typischer Zeitfresser

Hinzu kommt die Gefahr durch die üblichen Verdächtigen. Nämlich jene Zeitfresser im Büro, die viele von uns wohl schon einmal erlebt haben. Wie beispielsweise die Zeitfresser auf dieser Liste:

Nachrichten: E-Mails, Benachrichtigungen über interne Kanäle oder andere Formen der schriftlichen Kommunikation im Büro kosten uns eine Menge Zeit: Einer Studie von Adobe zufolge mehr als 30 Stunden pro Arbeitswoche. Ein echtes Paradebeispiel für einen Zeitfresser im Büro.
Smartphone: Wir haben es schon erwähnt: Auch das Smartphone gehört zu den Top-Zeitfressern am Arbeitsplatz und in der Freizeit. Denn häufig bleibt es nicht dabei, dass wir uns nur kurz die Push-Mitteilung durchlesen oder die Nachfrage auf WhatsApp beantworten. Wenn wir das Smartphone erst einmal in der Hand haben, lassen wir uns auch gerne weiter ablenken. Dann schauen wir uns vielleicht den gesamten Artikel an oder beantworten eben nicht nur eine Nachricht, sondern schreiben gleich noch an andere Bekannte. Da kommt schnell was zusammen. Bei der überwiegenden Mehrzahl der Beschäftigten fallen ungefähr zwei Stunden wöchentlich diesem Zeitfresser zum Opfer.
Ja-Sagen: Hilfsbereitschaft ist schön und gut. Doch wer zu hilfsbereit den Kollegen gegenüber ist, kann selbst ganz schnell unter Zeitdruck geraten. Denn in der Zeit, in der man den Kollegen hilft, bleibt schließlich die eigene Arbeit liegen.
Perfektion: Ein weiterer bekannter Zeitfresser heißt Perfektion. Menschen, die sich in Details verlieren und die Arbeit möglichst perfekt abliefern möchten, sind von vielen Arbeitgebern geschätzt. Jedoch hat die Liebe zum Detail einen gewaltigen Nachteil: Auch sie kostet eine Menge Zeit. Bei Projekten, bei denen die übrigen Kollegen auf die Arbeit der Detailversessenen warten müssen, führt das schnell dazu, dass die gesamte Deadline in Gefahr ist. Aber auch wenn Perfektionisten allein für ihre Arbeit verantwortlich sind, sorgt ihre Einstellung für Zeitnot.
Zeitmanagement: Kein Zeitfresser im klassischen Sinn, dafür aber ein Fehler, den viele Beschäftigte, Studierende und Personen in ihrer Freizeit machen: Sie setzen die falschen Prioritäten und leiden unter Zeitnot, weil sie sich permanent verzetteln. Statt wirklich wichtige Aufgaben zu bearbeiten, hält man sich mit Nebensächlichkeiten auf, die einen nicht voranbringen. Mit dem Ergebnis, dass zu wenig Zeit für die Aufgaben beleibt, die wichtig sind und dringend erledigt werden müssten.
Multitasking: Obwohl viele noch denken, Multitasking können Zeit sparen, weil man schließlich mehrere Dinge gleichzeitig macht, ist das Gegenteil der Fall. Das verrät uns schon der gesunde Menschenverstand. Denn wie soll man mehrere Dinge in der gleichen Zeit bearbeiten, die man eigentlich braucht, um nur eine der Aufgaben korrekt abzuschließen? Multitasking kostet uns noch mehr Zeit. Untersuchungen zeigen, dass wir mehr Fehler machen, wenn wir mehrere Dinge gleichzeitig abarbeiten. Am Ende benötigen wir noch zusätzliche Zeit, um die Fehler wieder zu beheben. Unterm Strich brauchen wir daher insgesamt länger, um die gleichen Aufgaben zu erledigen. Und noch dazu ist das Multitasking für die meisten Menschen stressig – was sich ebenfalls nicht gerade förderlich auswirkt.

Mit Zeitfressern umgehen: identifizieren und eliminieren

Nicht nur die Zeitfresser im persönlichen Alltag auch die Zeitdiebe im Arbeitsalltag versetzen uns in Stress und führen letztlich dazu, dass wir weniger Freizeit haben und sie weniger genießen können. Schließlich haben wir immer im Hinterkopf, dass es noch einige Dinge gibt, die wir noch erledigen müssen.

Was also tun? Der beste Ratschlag im Hinblick auf Zeitfresser scheint wohl zu sein, dass man sie identifiziert und im nächsten Schritt eliminiert. Da das gar nicht so einfach ist, hier ein paar Tipps:

Mit To-do-Listen arbeiten: Wer strukturierter arbeitet, kann Zeit sparen. Daher solltest du dir jeden Morgen (oder ein Mal pro Woche – das Zeitintervall bestimmst letztlich du) eine Liste schreiben, auf der du festhältst, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Diese Liste arbeitest du dann ganz systematisch von oben nach unten ab. Das hilft dir nicht nur dabei, den Überblick zu behalten: To-do-Listen können uns auch beim Fokussieren helfen. Indem du die noch zu erledigenden Aufgaben ständig vor Augen hast, wirst du ermahnt, was noch zu tun ist, bis du Feierabend machen kannst. Und das kann dich davon abhalten, wieder einmal den sozialen Medien oder einem anderen Zeitfresser zum Opfer zu fallen.
Störquellen ausschalten: Ständiger Lärm, klappern von Tastaturen oder Telefone von Kollegen, die klingeln – gerade im Großraumbüro begegnen uns diese Stressoren überall. An den räumlichen Gegebenheiten wirst du vielleicht nicht viel ändern können, dafür aber an deiner Konzentration: Schalte dein E-Mail-Postfach so, dass du nur noch bei wirklich wichtigen Mails benachrichtigt wirst. Zusätzlich dazu kannst du mit deinen Kollegen ein Zeichen vereinbaren, das ihnen sagt, dass du aktuell nicht gestört werden möchtest, weil du in einer Konzentrationsphase bist. Wenn es dein Chef erlaubt, kannst du zusätzlich Noise-Cancelling-Kopfhörer nutzen. Die können dir dabei helfen, dich auch bei Lärm auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
Nicht zu viel vornehmen: Dieser Ratschlag gilt sowohl für die tägliche Arbeit im Büro als auch für diese Tipps. Wenn du Zeitfresser eliminieren möchtest, solltest du dir nicht zu viel auf einmal vornehmen. Starte langsam, dafür aber gründlich. Du kannst dich zum Beispiel für den Anfang darauf konzentrieren, jede Ablenkung von deiner Arbeit aufzuschreiben: Wann warst du auf Social Media aktiv, wann bist du ohne (beruflichen) Grund im Netz gesurft, wann hast du deine Arbeit unterbrochen und was hast du stattdessen gemacht? Zum Einstieg genügt es, wenn du dir erst einmal genau anschaust, welche Dinge dich am meisten Zeit kosten. Im nächsten Schritt kannst du dich dann darum kümmern, genau diese Dinge in Zukunft zu vermeiden.

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